#риски #теория #кейс

Всем привет,
разбираем бизнес-кейс про риски - как всегда давайте на примерах.

Допустим, мы хотим внедрить CRM систему для увеличения выручки. Мы уже запустили проект - прошли этап Инициации (у нас есть утверждённый устав или паспорт проекта), определили ключевых стейкхолдеров и скорее всего обозначили верхнеуровневые риски.

Детально К Управлению рисками приступаем на этапе Планирования, причем, как завещает нам Библия проектного управления PMBOK, все процессы на этапе планирования должны идти строго последовательно (см таблицу процессов). Те сначала мы пишем план управления проектом, определяем содержание, расписание, бюджет, качество, ресурсы, коммуникации и т.д. (Сверху - вниз)

И после всего этого приступаем к детальной оценке рисков по проекту. К примеру, после идентификации и оценки рисков мы зафиксировали, что процессы продаж в разных отделах могут отличаться, их нужно проанализировать и при необходимости унифицировать.

После фиксации рисков мы должны пройти весь цикл планирования заново (с п.4.2): и внести соответствующие изменения в каждую область знаний: План управления, в расписание и бюджет. В данном случае включаем в график работ и содержание описание бизнес процесса as is и to be, добавляем в команду аналитика, включаем работы в расписание, добавляем в бюджет средства на привлечение аналитика, в плане коммуникаций отражаем ответственность аналитика в матрице RACI.

и вот только после того, как все риски оценены, изменения внесены во все области знаний, мы приступаем к процессу закупок (проведение тендера или заключение договора), те учитываем требование о необходимости привлечения аналитика в условиях договора или в тендерной документации.

✅Таким образом, по результатам оценки рисков могут быть внесены изменения и в план управления, и в план коммуникаций, и в условия договора.

❌Что же насчёт устава - это был самый популярный ответ. Дело в том, что «посягательство» на устав проекта, вернее на его составляющие в виде целей, эффектов, задач можно расценивать, как необходимость переосмысления всего проекта, в тч его отмены. К примеру, в рамках проработки рисков вы определили, что CRM система не позволит увеличить выручку компании, но поможет сократить операционные расходы - прекрасно, мы кардинально изменили цель проекта, поэтому мы должны поставить вопрос, а стоит ли нам вообще продолжать проект в том виде, в котором он у нас есть, или приостанавливаем, переосмысливаем цели/эффекты/ задачи проекта и запускаем все заново.

⚠️ Вывод следующий: все, что изменяет устав проекта, равноценно отмене или перезапуску проекта, поэтому должно не просто рассматриваться под лупой, но и утверждаться соответствующими органами (обычно Управляющий комитет - его состав, кстати, тоже должен измениться при изменении устава;)))) - а это уже совсем другая История и новый проект.

Ну и реальная жизнь конечно суровее))) бывало у вас такое, что через год после запуска проекта вы решаете добавить ещё одну цель просто потому, что запускать новый проект слишком долго;)
Делитесь, как у вас проходят такие процессы, пишете ли уставы/ паспорта? Надо ли подробнее рассказать про устав и что там писать?

⭐️Связанные посты:
Ещё про отличия Устава и Плана управления проектом
Тенденции в сфере управления рисками

#анонимка

Всем привет!
Сегодня на повестке кейс одного клиента, давайте попробуем поштурмить вместе, так как история очень распространенная. Если будут какие-то уточнения по кейсу - пишите, попробую прокомментировать, исходя из своего понимания ситуации.

Итак, кейс

Я - Руководитель проекта. Наша компания в очередной раз планирует внедрять ERP (первые две попытки были неудачные). Топ менеджмент настроен мягко говоря «скептически», не говоря уже об обычных сотрудниках. В компании нет культуры проектного подхода и у всех негатив в части проектов.

Готовлюсь к кик офф, на котором будет мидл менеджмент и будущие пользователи системы (около 60 чел). Помимо выступления Президента о целях, задачах и мотивации (разработана целая система для проекта), буду рассказывать об этапах, сроках, результатах, дорожной карте, структуре команд, о чем ещё стоит сказать?

PS не делать проект вариантов нет 😂

Что думаете по этому поводу? Напишите в комментариях.

Пост-ответ на этот кейс тут

#кейс #анонимка

Всем привет!

Много было мероприятий на прошлой неделе, но я хотела бы вернуться к анонимке о проведении kick off, подытожить ваши комментарии и оставить свои мысли на этот счет. Я Намеренно пропущу в этом кейсе рассуждения о целях проекта, тк у РП уже не было шанса на это повлиять - к тому же, это предмет прям отдельного поста и рассказ о моем самом горьком проектном опыте)))

Итак, что я посоветовала клиенту в этой ситуации:

1️⃣ Мы четко определили целевую аудиторию - для кого выступление. Напомню, речь шла про конечных пользователей , сотрудников функциональных подразделений, которые будут потом пользоваться системой.
❌ Вероятнее всего для них слова импортозамещение, учет прошлого опыта, Критерии успешности и бизнес-кейсы не имеют никакого значения. Люди боятся нового: сокращений, неудобства, «отнимания» времени, собственной некомпетентности и что кто-то ее вскроет.
✅ Поэтому ваша задача - не успокаивать их (это задача линейных руководителей), а дать простые четкие инструкции по проекту, что делать и чего делать НЕЛЬЗЯ

2️⃣ Если вы думаете, что пользователей можно мотивировать новой классной системой, с которой им станет проще работать, вы явно никогда не внедряли ИТ системы и тем более ЕРП системы 😂
❌ Проще и легче (по крайней мере первые пол года - год) никому не будет точно - советую не давать ложных обещаний
✅ тут очень важно первое слово президента, чтобы он ПРОСТЫМИ СЛОВАМИ пояснил, зачем нам проект и дал понять, что «С вами или без вас проект будет сделан»

3️⃣ Люди боятся нового, они не понимают, что их ждет. Делим слона по частям и проясняем ситуацию
❌ Не надо рассказывать про сложные коммуникации в проектах, давать кучу ссылок, обещать, что вот завтра выйдет приказ о начале проекта и там все будет написано. Прототипы, примеры новых отчетов, кейсы, как всем станет хорошо работать, - все это позже в рамках работ по проекту, не на кик офф.
✅ Расскажите, что ждет участников проекта «завтра». К примеру, на первом этапе с вами проведут интервью, вам надо будет показать, что вы делаете в системе и подтвердить схему процесса как есть. Покажите детальный план интервью по отделам, чтобы они увидели, где и когда им надо подключиться.
💡Кстати, если хотите научиться выстраивать коммуникации в проекте, рекомендую послушать мой семинар

4️⃣ Денежная Мотивация. В этом кейсе была проработана заранее. Если в проекте есть возможность получить премию, то
✅ покажите пример расчета!!!! К примеру, «согласуете отчеты менее чем за 3 дня - получите 100% премии, 50% профакапите, получите - ноль»
❌ если премии предполагаются только на этапе внедрения, не тратьте времени сейчас - через пол года у вас все поменяется….

5️⃣Чувство ПРИНАДЛЕЖНОСТИ
✅ Люди должны увидеть себя в структуре проекта, чтобы понимать, кто им будет ставить задачи и перед кем отчитываться. Можно тоже с примером и фоточкой. Это Саша - он придет к вам согласовать график интервью. А это Даша - Тим Лид, которая будет контролировать сроки ваших поручений и качество описания процесса. Можете сразу дать эл.ящик проекта для «жалоб и предложений». Не знаешь, куда писать, пиши сюда.

6️⃣ last but not least КУЛЬТУРНЫЙ КОД организации обязательно учитывайте. Об этом классно написано тут.

Вот и все ключевые мысли-слайды, которые я оставила бы в презентации на kick off для «конечных пользователе».

В реальной жизни: РП перед кик офф организовал фуршет!!! Это вообще простое и гениальное решение!! Которое точно увеличивает шансы на успех😂😂😂 Прошло все конечно хорошо - ну а как еще, если ПРЕЗИДЕНТ компании на встрече🙈, но мы будем следить за развитием событий;)

#Кейс #анонимка

Всем привет!
А у нас на повестке очередной кейс от моего клиента, который получил Оффер и вот теперь разгребаем интересные вопросики по работе;) решила с вами поделиться;) обсудим?

Итак, кейс:
я вышла на новую работу руководителем проекта, сегодня был 3й день.

на меня накинулась вся команда 16 человек, потому что я сообщила что ежедневно будем проводить митинги по 15 минут, каждый чтобы рассказал
-что сделал?
-есть сложности?
-что будет делать?

Я если честно даже не могла представить что такое может быть)) Они возмущены что я РП лезу непонятно зачем к ним у них есть тех. лиды и т.д. Хотя с тех лидом я эту процедуру обсудила

Я объяснила в группе в телеге, зачем я буду проводить эти встречи. Завтра на созвоне тоже ещё раз проговорю.

Команда не понимает, что я делаю и зачем я. Вот у них есть тим. лид и норм.
В компании не выстроена структура взаимодействия, хотя работы ведутся по скрам, спринты 2 недели.

Что делать если они и завтра восстанут против меня? Как лучше выстроить коммуникации в команде?

#Кейс-тест на уровень руководства проектом (джун, мидл, сеньор)
Кто вчера был на управление рисками 🤫

Вспомните свой самый последний проект, который вам поручили. ВОт подошел к вам заказчик или ваш руководитель, сказал, что вас выбрали руководителем проекта и надо будет сделать вот это ….

Что вы сделали первым делом? Напишите честно в комментариях, а я в понедельник расскажу свою гипотезу)

Расшифровка тут