Трансформация процессов — это не только возможность развития, но и вызов, проверка на прочность профессиональных компетенций управленца💪 Сегодня мы сравним две популярные методики управления изменениями: ADKAR и модель Коттера.

ADKAR — подход, ориентированный на индивидуальные изменения.
Его ключевые элементы:

🤑Осознание (Awareness). Ключевая задача — предоставить информацию, объясняющую необходимость изменений, и убедиться, что она понята сотрудникам на всех уровнях 👉 проведение информационных сессий, создание инфоматериалов и прямое общение с сотрудниками.

🤑Желание (Desire). Здесь важно работать над устранением страхов и сопротивления 👉 мотивационные программы, обсуждения индивидуальных выгод от изменений. Кстати, про работу со страхом изменений мы недавно рассказывали здесь.

🤑Знание (Knowledge). Начинаем обучать сотрудников новым процессам, системам и технологиям, которые будут использоваться в результате изменений 👉 тренинги, обучающие программы, предоставление инструкций и методических материалов.

🤑Способность (Ability). Знания в навыки! Фокус на развитии компетенций, необходимых для выполнения новых задач 👉 практические упражнения, коучинг, наставничество.

🤑Закрепление (Reinforcement). Изменения должны стать частью рутины. Внедряем систему вознаграждений, признание успехов, регулярный мониторинг и оценку внедренных изменений 👉 информационные стенды с обновлениями, поощрения за успешное выполнение новых задач, корректирующие меры при необходимости.

Другой подход — Модель Коттера — предлагает пошаговый план управления изменениями на всех уровнях организации. Итак, 8 этапов по Коттеру:

😦Создание чувства срочности среди сотрудников: изменения не просто желательны, а жизненно необходимы 👉 наглядная демонстрация, например, презентация о рисках и возможностях, анализ рынка.

😮Формирование коалиции лидеров. Та самая команда изменений, которая обладает достаточным влиянием, чтобы вдохновить других и управлять процессом.

😲Разработка стратегического видения и инициатив. Стратегия должна быть ясной и вдохновляющей, а инициативы — конкретными и реализуемыми. Помогут в этом четкое планирование и контроль сроков.

😴Коммуникация видения изменений. Даже феноменальный прогресс не добавит мотивации, если о нем не знают сотрудники 👉 регулярные собрания, внутренние рассылки, работа с обратной связью.

🤤Устранение препятствий. При внедрении изменений возникновение барьеров неизбежно. Это могут быть устаревшие процессы, нехватка ресурсов или сопротивление сотрудников. Что делать? Анализ, адаптация организационных структур, обучение.

😪Отмечаем первые победы. Изменения, особенно масштабные, требуют времени. Чтобы поддерживать мотивацию сотрудников, важно добиваться быстрых побед — конкретных, измеримых результатов на ранних этапах 👉 выполнение проектов с быстрым возвратом инвестиций, поощрение первых достижений.

😮‍💨Закрепление результатов. Здесь применяется знакомый всем бережливцам мониторинг изменений, а также тиражирование успешных практик и введение новых стандартов.

😵Изменения становятся частью корпоративной культуры. Кайдзен! Новые подходы и методы работы становятся нормой и закрепляются на всех уровнях. Этот успешный опыт станет фундаментом нового цикла изменений.

Обе модели широко применяются по всему миру, но стоит отметить несколько важных отличий:

🥴ADKAR работает на уровне отдельных сотрудников или небольших команд, в то время как модель Коттера охватывает всю организацию.

🥴Для постепенных изменений и индивидуальной поддержки лучше всего подходит ADKAR, а модель Коттера эффективна для крупных проектов, требующих комплексного подхода.

🥴Модель Коттера связана со стратегическим планированием и управлением, а ADKAR — про поведенческие аспекты работы с изменениями “в поле”.

А какой методике вы отдали бы предпочтение при внедрении изменений в вашей организации сегодня?

🔥— за ADKAR
👍— за Коттера!

#изменения_rckspb

Слово ☺️☺️☺️☺️☺️☺️☺️🥰 вызывает разные ассоциации. В повседневной жизни проблема часто понимается как ситуация «знаю, что нужно, но не знаю, как этого достичь».

Что отличает проблему от задачи или цели? Неопределенность и отсутствие четкого и простого решения.

Безусловно, формулировка проблемы — это важнейший этап, который заключается в четком определении разницы между текущей реальностью и желаемым состоянием.

Сегодня предлагаем разобрать правила корректной формулировки проблемы:

1⃣ Не просто констатация факта
Простое указание на проблему не даёт полной картины. Нужно четко обозначить влияние проблемы на производственные процессы или бизнес-цели. Вместо «устаревшее оборудование» ❌ используйте более точное описание: «оборудование не поддерживает современный уровень автоматизации, что снижает производительность на 15%» ✅

2⃣ Проблема должна быть однозначно понятна для всех участников
Все члены команды должны понимать проблему одинаково. Это создаёт общий контекст для обсуждения и решения проблемы. Правильная формулировка помогает фокусироваться на главном, избегая путаницы.

3⃣ Сосредоточьтесь на одной задаче
Не стоит пытаться решить несколько вопросов одновременно. Некорректно формулировать проблему так: «Как улучшить качество и одновременно снизить издержки на производстве наших изделий?»❌ Это мешает сфокусироваться на конкретной проблеме. Определитесь, какая проблема приоритетнее ✅

5⃣ Избегайте оценочных слов
Оценочные выражения («низкий», «высокий» или «неэффективный») очень субъективны и могут вызывать разногласия среди участников команды. Вместо этого опирайтесь на конкретные данные и факты, которые точно отражают ситуацию, чтобы избежать недопонимания и обеспечить единую трактовку проблемы.

5⃣ Чётко определите свою зону ответственности
Пытаться справиться с проблемой за пределами полномочий не только бесполезно, но и чревато тем, что проблема останется нерешённой. Правильное распределение ответственности ускорит решение и предотвратит дальнейшие осложнения. Руководитель отдела логистики не может решить проблему с нехваткой складских площадей, но он может передать мотивированный запрос в отдел аренды.

6⃣ Не включайте предполагаемые причины в формулировку
Наш мозг устроен так, что, если в формулировке проблемы уже содержится намёк на возможную причину, это ограничивает мышление в поиске других вариантов. Проблема может иметь несколько факторов, которые не лежат на поверхности. «Как мы можем сократить количество брака, улучшив квалификацию сотрудников?» ❌ «Как мы можем сократить количество брака?» ✅

7⃣ Не включайте обвинения в формулировку проблемы
Не обвиняйте сотрудников, клиентов, поставщиков или подрядчиков при описании причины проблемы. Формулировка проблемы должна быть нейтральной и не направленной на поиск виновных, иначе это вызовет конфликты и сопротивление. Например, формулировка «увеличение числа рекламаций по качеству продукции из-за нерегулярных поставок комплектующих» прямо указывает на вину поставщика.

8⃣ Не включайте завуалированное решение в формулировку проблемы
Это тормозит процесс поиска, так как подсказка на решение заставляет мозг фокусироваться только на одном подходе, исключая другие варианты. Открытая формулировка проблемы побуждает к глубокому анализу и поиску множества возможных решений. «Как мы можем повысить безопасность труда за счет дополнительного обучения?» ❌ лучше заменить на более нейтральную формулировку: «Как мы можем повысить уровень безопасности труда?» ✅

Ставьте 🔥, если уже используете эти принципы, или 👍, если еще есть над чем работать!

#производительность_rckspb
#изменения_rckspb

Методология 8D была разработана Ford Motor Company в 1987 году и стала золотым стандартом для многих компаний в производственной сферах. Это признанный инструмент для выявление корневых причин и разработки долговременных решений. Поэтому предлагаем сегодня вспомнить о 8 шагах этой методики принятия решений:

🔤0️⃣ Планирование и немедленные действия. Планирование шагов и принятие срочных мер для минимизации ущерба. И это только первый шаг, не последний 🙃

🔤1️⃣ Сбор команды. Формируется группа специалистов с необходимыми компетенциями для детального анализа и решения проблемы.

🔤2️⃣ Определение и описание проблемы. Команда подробно формулирует суть проблемы, включая её симптомы и возможные последствия.

🔤3️⃣ Разработка временных корректирующих мер. Предпринимаются временные шаги для снижения негативного влияния проблемы до её окончательного устранения.

🔤4️⃣ Выявление корневых причин и контрольных точек. Команда определяет основные причины возникновения проблемы и точки для дальнейшего мониторинга.

🔤5️⃣ Определение постоянных корректирующих мер. Разрабатываются действия, которые помогут устранить проблему в корне и предотвратить её повторное появление.

🔤6️⃣ Выбор и внедрение лучших корректирующих решений. Из доступных вариантов выбираются оптимальные и наиболее эффективные меры для долгосрочного решения проблемы.

🔤7️⃣ Предотвращение повторения. Внедряются изменения в систему, чтобы избежать возникновения аналогичных проблем в будущем.

🔤8️⃣ Оценка результатов и эффективности команды. Оформляется отчёт по 8D для подтверждения эффективности и фиксации улучшений.

Чтобы стало чуть яснее, предлагаем рассмотреть пример применения 8D на автомобильном производстве.

Представьте, что на автомобильном заводе возникла проблема: двери некоторых автомобилей не закрываются должным образом, что может привести к жалобам клиентов и дополнительным затратам на ремонт.

D0: Временно приостанавливают выпуск автомобилей на сборочной линии и устанавливают барьер на отгрузку бракованных единиц.

D1: Формируется группа из инженеров, специалистов по качеству и менеджеров производства, обладающих необходимыми знаниями для решения проблемы.

D2: Команда анализирует и точно описывает проблему: двери автомобилей не закрываются надлежащим образом, что влияет на удовлетворённость клиентов и качество продукции.

D3: Вводятся временные меры, такие как усиленный контроль на линии сборки для выявления и устранения дефектных дверей перед отгрузкой, а также дополнительное тестирование дверных механизмов.

D4: Проводится анализ причин и выясняется, что проблема связана с недостаточной настройкой нового станка и несоответствием в допусках комплектующих дверных механизмов.

D5: Разрабатывается решение по перенастройке станка и пересмотру допусков для поставляемых дверных механизмов. Внедряется более строгий контроль качества на этапе поставки комплектующих.

D6: Из нескольких предложенных мер выбирают оптимальные: модификацию настройки станка и проверку всех комплектующих перед их использованием в сборке.

D7: Для предотвращения аналогичных проблем в будущем обновляются стандарты настройки станка, процедуры входного контроля деталей и добавляется дополнительная проверка на этапе сборки дверей.

D8: В итоговом отчёте фиксируются все внесённые изменения и проводится анализ, подтверждающий, что проблема решена и вероятность её повторения минимизирована.

А вы использовали 8D в работе? Поделитесь опытом в комментариях 💬

#изменения_rckspb

Обычно если что-то буксует в рабочих процессах, мы, в первую очередь, замечаем симптомы — последствия скрытой проблемы. Но устранение симптомов, как известно, не "лечит" причину. Сегодня предлагаем на конкретном примере разобрать использование блок-схемы для поиска узкого места.

Узкое место — это часть процесса, которая ограничивает его общую эффективность. Оно создаёт "затор" или задержку, замедляя выполнение всей цепочки операций.

Итак, мы сталкиваемся с регулярными задержками на этапе подготовки и согласования документов. Это и стало тем самым симптомом, который подтолкнул нас к анализу, потому что "ну невозможно уже это терпеть!!"😡

Шаг 1: Определяем клиентов процесса
Выписываем всех участников процесса: сотрудников, подготавливающих документы, инженеров и менеджеров, ответственных за согласование, и так далее.

Шаг 2: Выделяем ключевые задачи
Разделяем процесс на основные этапы: подготовка документов, проверка инженером, согласование руководителем, финальная проверка и архивирование.

Шаг 3: Создаем визуальную карту
Строим многоуровневую карту процесса. Верхний уровень (А) - общие этапы, а подуровни (А1, А2) - более детальные задачи. У каждого этапа свой цвет для наглядности. Например:

🟠А. Подготовка
🟠А1. Проверка форматов, содержания и требований.

🟢Б. Согласование менеджером
🟢Б1. Передача документации
🟢Б2. Получение подписи
🟢Б3. Внесение комментариев и правок

Шаг 4: Соотносим элементы с этапами процесса и выявляем другие симптомы
Мы заметили, что задержки происходят на этапе согласования с менеджером. Симптом проблемы — увеличение времени обработки документов на этом этапе.

Шаг 5: Определяем узкое место с помощью анализа
Проанализировав карту, мы видим, что причина задержек — перегруженность менеджера на этапе согласования. Документы могли быть отправлены на согласование только одному человеку, что замедляло процесс. Симптомы указывали на задержку, но проблема заключалась в неравномерном распределении задач.

Шаг 6: Используем карту для устранения узкого места
Перераспределяем обязанности, назначив еще одного ответственного за согласование, чтобы уменьшить нагрузку на одного человека. Это позволяет сократить время согласования на 50%.

Симптомы — это видимые последствия проблемы (задержки на этапе согласования). Узкое место — это этап, где локализуется причина симптомов (перегрузка одного сотрудника) ✅

А вы чаще устраняете симптомы на ходу или пытаетесь найти время для поиска узкого места?

#изменения_rckspb