Лучшее время для перехода на электронный документооборот
🔑Что необходимо предпринять для того, чтобы компания перешла на электронный документооборот? ФНС на своем официальном сайте приводит два сценария по внедрению ЭДО.
В проекте внедрения выделяются следующие направления: внутренний документооборот, внешний документооборот с контрагентами и документооборот с госорганами.
Для автоматизации процессов обработки документов выработаны два сценария, первый предполагает быстрое развитие, а второй работает комплексно и направлен на дальнейшее развитие. Рассмотрим каждый из них более детально👇🏻
Сценарий 1
Помогает компании за период не более 4 недель перейти на ЭДО вне зависимости от отрасли. Эта схема предназначена для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год либо как первый шаг для крупного предприятия. Сценарий предполагает внедрение типового решения оператора без доработок и состоит из пяти шагов:
1) Предварительная подготовка и анализ, во время которых необходимо сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме, определить круг лиц, которые смогут подписывать документы, проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО) и определить тип подходящего ИТ-решения.
2) Подключение к оператору ЭДО. Выберите оператора и подходящий тариф по обмену документами, после оформите заявку на подключение к оператору и заключите лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.
3) Техническая подготовка и внедрение. Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобретите средство криптографической защиты информации, далее настройте доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию) и процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.
4) Обучение и тестирование. Проведите тестовый обмен документами с контрагентами, обучите сотрудников.
5) Начало обмена ЭДО с контрагентами. Расскажите контрагенту о переходе на электронный документооборот, заключите с ним Соглашение об использовании электронного документооборота, направьте приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
Оформите заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО, внесите изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот и можете начинать пользоваться 👍🏻
Завтра мы опубликуем следующую часть, где расскажем о втором сценарии, подходящем для крупного и среднего бизнеса. А вы, чтобы не пропустить, поставьте уведомления на канал и получайте новости первыми📢
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #ФНС #ЭДО
🔑Что необходимо предпринять для того, чтобы компания перешла на электронный документооборот? ФНС на своем официальном сайте приводит два сценария по внедрению ЭДО.
В проекте внедрения выделяются следующие направления: внутренний документооборот, внешний документооборот с контрагентами и документооборот с госорганами.
Для автоматизации процессов обработки документов выработаны два сценария, первый предполагает быстрое развитие, а второй работает комплексно и направлен на дальнейшее развитие. Рассмотрим каждый из них более детально👇🏻
Сценарий 1
Помогает компании за период не более 4 недель перейти на ЭДО вне зависимости от отрасли. Эта схема предназначена для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тыс. документов в год либо как первый шаг для крупного предприятия. Сценарий предполагает внедрение типового решения оператора без доработок и состоит из пяти шагов:
1) Предварительная подготовка и анализ, во время которых необходимо сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме, определить круг лиц, которые смогут подписывать документы, проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО) и определить тип подходящего ИТ-решения.
2) Подключение к оператору ЭДО. Выберите оператора и подходящий тариф по обмену документами, после оформите заявку на подключение к оператору и заключите лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.
3) Техническая подготовка и внедрение. Получите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобретите средство криптографической защиты информации, далее настройте доступ пользователей в систему оператора электронного документооборота (авторизацию и аутентификацию) и процессы обмена документами в системе электронного документооборота - их типы, маршруты согласования и подписания.
4) Обучение и тестирование. Проведите тестовый обмен документами с контрагентами, обучите сотрудников.
5) Начало обмена ЭДО с контрагентами. Расскажите контрагенту о переходе на электронный документооборот, заключите с ним Соглашение об использовании электронного документооборота, направьте приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.
Оформите заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО, внесите изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот и можете начинать пользоваться 👍🏻
Завтра мы опубликуем следующую часть, где расскажем о втором сценарии, подходящем для крупного и среднего бизнеса. А вы, чтобы не пропустить, поставьте уведомления на канал и получайте новости первыми📢
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #ФНС #ЭДО
Лучшее время для перехода на электронный документооборот. 2 Часть
Сценарий 2
Является комплексным подходом по развитию и внедрению электронного документооборота и, чаще всего, используется компаниями среднего и крупного бизнеса, которые имеют
большой объем документов для перевода на ЭДО (в основном, более 10 тыс. документов год), определенный процесс согласования и подписания документов, массу ответственных исполнителей. Которые имеют необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании и перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
✅Такой подход реализуется в процессе прохождения двух фаз, первая предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и ИТ-ландшафта и направлена на определение периметра проекта. Включает в себя: диагностику текущего состояния и определение периметра проекта, а также разработку концепции. Вторая фаза предусматривает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы ЭДО с текущим ИТ-ландшафтом компании.
💡В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта, что невозможно в первом сценарии, (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. требуется разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем). Вторая фаза может длиться 6-12 месяцев, за это время разрабатывается дизайн целевого решения (всех бизнес-процессов, IT-архитектуры) и постепенно внедряется, тестируется, оптимизируется, а вы останетесь довольны повышенным качеством и скоростью обмена информационными потоками.
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #ФНС #ЭДО
Сценарий 2
Является комплексным подходом по развитию и внедрению электронного документооборота и, чаще всего, используется компаниями среднего и крупного бизнеса, которые имеют
большой объем документов для перевода на ЭДО (в основном, более 10 тыс. документов год), определенный процесс согласования и подписания документов, массу ответственных исполнителей. Которые имеют необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании и перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.
✅Такой подход реализуется в процессе прохождения двух фаз, первая предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и ИТ-ландшафта и направлена на определение периметра проекта. Включает в себя: диагностику текущего состояния и определение периметра проекта, а также разработку концепции. Вторая фаза предусматривает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы ЭДО с текущим ИТ-ландшафтом компании.
💡В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта, что невозможно в первом сценарии, (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. требуется разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем). Вторая фаза может длиться 6-12 месяцев, за это время разрабатывается дизайн целевого решения (всех бизнес-процессов, IT-архитектуры) и постепенно внедряется, тестируется, оптимизируется, а вы останетесь довольны повышенным качеством и скоростью обмена информационными потоками.
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #ФНС #ЭДО
Кадровый ЭДО: кто не отвертится от перехода на электронный документооборот
📄Сегодня поговорим о новом законе, который вносит поправки в Трудовой кодекс РФ в части установления порядка ведения электронного документооборота (далее ЭДО). Федеральный закон № 377 был подписан 22 ноября 2021 года, но некоторые положения его вступят в силу в 2022, почему, мы рассмотрим далее.
Кадровый электронный документооборот предполагает электронный вид созданных, подписанных, используемых и хранящихся документов, их дублирование в бумажный вид не обязательно.
📍Отметим, что ЭДО – это добровольное мероприятие, работодателю ничего не грозит, если он не примет эти поправки. А если вы соискатель, то на новом рабочем месте у вас тоже есть право выбора, заставить вас никто не сможет. Однако есть некоторое условие, при котором переход на электронный формат обязателен для всех, кто:
• решил устроиться на работу после 31.12.2021 г.
• не имеет опыта работы на 31.12.2021 г.
Эти два условия должны быть соблюдены единовременно.
Кадровый ЭДО может быть осуществлен с помощью:
• единой цифровой платформы «Работа в России» (на портале госуслуг есть доступ к ней)
• информационной системы (ИС) работодателя, расходы за которую несет предприятие или ИП
🚫Есть ряд документов, которые не подлежат переводу в электронный вид:
1. Трудовая книжка, поскольку она оформляется по другим правилам вовсе
2. Сведения о прохождении работником инструктажей по охране труда
3. Акты о несчастных случаях на производстве
4. Приказ об увольнении
Как перейти на ЭДО?
Работодателю нужно издать локальный нормативный акт, учитывающий мнение выборного органа профсоюзной организации (если такой имеется). В акте прописываются порядок доступа к ИС работодателя, список электронных документов и категории работников, по которым будет осуществляться ЭДО. Также стоит внести срок уведомления сотрудников о переходе на электронный документооборот и информацию о дате его введения.
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #налоговыйюрист #налоговыйконсультант
#налоги #юрист #бизнес #ТК #новоевзаконодательстве #сотрудник
#электронныйдокументооборот
#ЭДО
📄Сегодня поговорим о новом законе, который вносит поправки в Трудовой кодекс РФ в части установления порядка ведения электронного документооборота (далее ЭДО). Федеральный закон № 377 был подписан 22 ноября 2021 года, но некоторые положения его вступят в силу в 2022, почему, мы рассмотрим далее.
Кадровый электронный документооборот предполагает электронный вид созданных, подписанных, используемых и хранящихся документов, их дублирование в бумажный вид не обязательно.
📍Отметим, что ЭДО – это добровольное мероприятие, работодателю ничего не грозит, если он не примет эти поправки. А если вы соискатель, то на новом рабочем месте у вас тоже есть право выбора, заставить вас никто не сможет. Однако есть некоторое условие, при котором переход на электронный формат обязателен для всех, кто:
• решил устроиться на работу после 31.12.2021 г.
• не имеет опыта работы на 31.12.2021 г.
Эти два условия должны быть соблюдены единовременно.
Кадровый ЭДО может быть осуществлен с помощью:
• единой цифровой платформы «Работа в России» (на портале госуслуг есть доступ к ней)
• информационной системы (ИС) работодателя, расходы за которую несет предприятие или ИП
🚫Есть ряд документов, которые не подлежат переводу в электронный вид:
1. Трудовая книжка, поскольку она оформляется по другим правилам вовсе
2. Сведения о прохождении работником инструктажей по охране труда
3. Акты о несчастных случаях на производстве
4. Приказ об увольнении
Как перейти на ЭДО?
Работодателю нужно издать локальный нормативный акт, учитывающий мнение выборного органа профсоюзной организации (если такой имеется). В акте прописываются порядок доступа к ИС работодателя, список электронных документов и категории работников, по которым будет осуществляться ЭДО. Также стоит внести срок уведомления сотрудников о переходе на электронный документооборот и информацию о дате его введения.
#налоговыйтерминатор #сапелкин #группафинансы #налоговыйюрист #налоговыйконсультант
#налоги #юрист #бизнес #ТК #новоевзаконодательстве #сотрудник
#электронныйдокументооборот
#ЭДО
