#экспертговорит

Евгений Гаврилов, заместитель директора по стратегии и инвестициям Метафракс Групп


Интеграция подрядчиков в календарный план проекта

Всем знакома ситуация, когда ответственный руководитель проекта пытается обновлять календарный план проекта с появлением каждого нового подрядчика. В этот момент условные предположения состава, длительности и очередности работ «по экспертной оценке» уступают место юридически значимым обязательствам. Качество обновленного плана повышается. Однако, уже через некоторое время, при интеграции плана работ очередного подрядчика могут произойти конфликты расписания - сыграли риски, изменилась очередность работ, «поплыли» сроки. А значит, надо корректировать работы других подрядчиков.

Продолжение 👇

В этот момент выясняется, что у самих подрядчиков нет культуры ведения своих «мини-проектов», из которых можно было бы достать информацию методом copy+paste. В лучшем случае - это некая простая таблица в excel, а чаще - и просто коллективный чат в whatsapp по вашему заказу. Даже на самую простую просьбу обновить график работ по форме из приложения к договору подрядчик может резонно возразить - «я обязательства по конечному сроку взял, я выполню; как - мои проблемы, не волнуйтесь».

И даже если обязательства не только по конечному сроку, промежуточных вех из договора не достаточно, чтобы качественно обновить общий план работ проекта. А если в плане управления еще и задана степень детализации работ календарного плана (та самая «оцифрованная набегающая волна», о которой мы говорили несколько постов назад)? На еженедельную просьбу «декомпозировать следующие 30 дней на работы длительностью не более 5» можно услышать уже и не только юридическую реакцию.

Выход - включать в обязательства подрядчика не только соблюдение сроков из приложения к договору, но и поддерживать коммуникацию с руководителем проекта согласно всем правилам управления проектом (из плана управления проектом или стандарта управления проектами). В них могут входить: поддержание достаточного уровня декомпозиции работ, определение прогресса работ, подтверждение промежуточных результатов объективными свидетельствами и т.д. Стоит также указать конкретного ответственного с каждой из сторон и их контактные данные. Такое условие желательно включить уже на этапе запроса тендерных предложений.

Разумеется, это вызовет желание подрядчика как минимум увеличить стоимость на количество человеко-часов такой поддержки, а скорее всего - и поддержки заказчика в настройке процессов сбора информации внутри подрядчика. И эти дополнительные расходы имеют смысл. В противном случае возникают две параллельные реальности - «юридическая» и настоящая. И чем дальше проект, тем дальше друг от друга они расходятся.

Начать стоит с обсуждения с юристами компании стандартных формулировок в договор подряда. Может быть несколько вопросов - включать ли такие услуги в предмет договора или достаточно дополнительных обязательств, какие штрафы за каждый случай несоблюдения, какой механизм обмена информацией и т.д. Далее обсудить их с каким-то из наиболее лояльных и готовых к развитию подрядчиков. После согласования формулировок попробовать пока без корректировки договора соблюдать новые обязательства. После тестирования внести окончательные правки в формулировки к договору и включить их в ближайший тендер. Одновременно расширить ресурсы собственного проектного офиса - подрядчикам потребуется поддержка в настройке собственных процессов. Эту поддержку можно попытаться тарифицировать в адрес подрядчика.

Процесс точно не быстрый, не всегда приятный и не простой. Наберитесь терпения и не опускайте руки при первой неудачной попытке!

#экспертговорит

🎤 Пришло время рубрики «Эксперт говорит» и сегодня Антон Маркин с кратким постом (да, сегодня с кратким) о необходимости одного небольшого действия ☝️
Я всегда считал Антона очень вежливым человеком, но вот сегодня он решил нам всем об этом напомнить 😁

Внимаем и пополняем свою «базу знаний» 👇

Благодарите

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Руководитель проекта должен обязан мотивировать команду на достижение результата. Согласно международному стандарту в области управления проектами ICB 4.0, раздел компетенций «Люди», профессионал способен привлекать к выполнению задач других людей, и это необходимое условие эффективной работы. Что из многочисленных инструментов мотивации предлагаю начать использовать уже сейчас и это нам практически ничего не будет стоить?

Мы пренебрегаем такой благодарностью, как говорить «Спасибо». Она нам, как руководителям, ничего не стоит. При этом это сильный инструмент обратной связи о проделанной работе. Благодарить необходимо публично (на совещании – чем выше уровень совещания, тем выше эффект), сразу после достижения результата (как минимум раз в неделю на совещании команды проекта) и обязательно указывать измеримый результат: «Ольга смогла завершить все ключевые мероприятия в срок, а также три дополнительные задачи, которые помогли избежать срыва сроков по проекту»; «Илья из отдела снабжения осуществил все необходимые закупки раньше срока, что позволит нам завершить изготовление изделий по проекту раньше срока». Зайдете в отдел к сотруднику, который помог вам в достижении целей проекта, согласуйте с его руководителем и публично поблагодарите. Изменения не заставят себя ждать — вы увидите как изменится отношение к вам и к управляемым вами проектам. Благодарим обязательно публично и обязательно указываем измеримый результат.

Я же хочу поблагодарить АНО «Мосстратегия» за драйв командной работы (мало кто способен работать на таких скоростях). И благодарю экспертов нашего сообщества практиков проектного управления за ваш опыт и знания, которыми вы охотно делитесь, и, отдельно, Александра Калтыкова, за то, что собрал нас вместе — профессионалов из различных областей.

#экспертговорит

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR


👨‍💻9 заповедей примерного трудоголика

Все мы немного но перерабатываем. Кому-то покоя не дает ярко выраженный перфекционизм, кто-то падок на челленджи и не может отступить от сложной, невыполнимой задачи, у кого-то высокая цель, пиком подпирающая облака, а кто-то критически убежден, что без него в компании будет "шеф, усе пропало!".🙆‍♀️

Вобщем причин быть трудоголиком полно. Принято считать, что трудоголиков нужно срочно спасать, выводить из круговорота срочных задач. А что, если оставить их в покое и подумать о том, что им действительно интересно? Сегодня, в предлагаю вам немного отвлечься и почитать вредные советы о том как убить свой work-life balance и стать героем трудоголизма:

1️⃣Откликайтесь на все предложения взять новые проекты. Кто, если не вы?
2️⃣После окончания рабочего дня обязательно задержитесь и доделайте рабочие дела. А потом можно и отдохнуть с чистой совестью, минут 5.
3️⃣Перерыв на обед лучше не делать - это бесполезная трата времени, заказчик вам за это спасибо не скажет, да и похудеть будет нелишним.😉
4️⃣Не слушайте никого, суббота и воскресенье - это самые подходящие для творчества и открытий рабочие дни. Жаль, что никто этого не понимает.
5️⃣Ставьте будильник пораньше, чтобы успеть поработать перед началом рабочего дня. А лучше не ложитесь.
6️⃣Отпуск для тех, кто несерьезно относится к своей работе. Без вас тут все развалится.
7️⃣Планы на вечер - не повод отказывать начальнику в просьбе задержаться на работе.
8️⃣Чтобы семья и друзья не отвлекали, всегда можно выключить телефон или укрыться в уютном офисе.
9️⃣Если вам кажется, что вы много работаете - значит у вас проблемы с тайм-менеджментом. Работайте больше, будьте продуктивнее и учитесь все делать быстрее.

#экспертговорит

Коллеги наступило время вернуться в нашу активность под названием «ветер перемен»

Напомню кто позабыл, мы проводим экспресс-опрос по 7-ми вопросам с квартальной периодичностью. Изучаем развитие проектного управления в нашей стране. Полученные данные из опроса мы переводим в индексы и сравниваем с предыдущими результатами.
Сравнение проводим в кругу экспертов, ну так чтобы понимать причины изменений или как минимум услышать варианты 😁

Как всегда есть небольшое новшество, в этот раз мы решили добавить к нашим 7-ми традиционным вопросам ещё один.
В последнее время возникает много споров о том, какие практики в управлении проектами сейчас наиболее распространены. Мы решили внести свою лепту в обсуждение данного вопроса и предлагаем вам высказать своё мнение по этому поводу в нашем опросе 😁

Итак, предлагаю перейти к самому интересному, отвечаем на вопросы.
Только нажав кнопку на ответ можно увидеть мнение других и сравнить свои ощущения 👇