📖
#экспертговорит

Люди — главный приоритет

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Как-то раз Генри Форд созвал руководителей, которые возглавляли отделы в его компании, и внезапно отправил их в морской круиз по Карибскому морю на две недели. Когда отпуск закончился, и руководствующие лица прибыли на рабочие места, их ждал сюрприз. Некоторые из них были повышены, а некоторые – уволены. По какой причине?

Генри Форд не зря прослыл умелым бизнесменом и гением. Внезапный отпуск своим сотрудникам он устроил по разработанному плану, чтобы посмотреть, как будут трудиться их команды самостоятельно. Тех руководителей, чьи отделы в их отсутствие показывали эффективные результаты, он повысил: это значит, что они смогли грамотно организовать работу. Если команда без управленца работала неудовлетворительно, это говорило о том, что он не смог справиться со своими обязанностями. Эти менеджеры были уволены. Именно таким способом предприниматель оценил профессионализм руководителей своей компании.

Чтобы команда могла работать эффективно и в отсутствие руководителя проекта необходимо передавать участникам команды ответственность за принимаемые решения.

Сегодня затрону тему делегирования.

окончание👇

начало👆

Делегирование — это передача задач или компетенций от руководителя к подчиненному. Делегирование отличается от обычного распределения обязанностей тем, что здесь передают задачи из «мира» руководителя (в т.ч. руководителя проекта). Что можно и нужно делегировать: оформление презентаций, отчетов, подготовка ко встречам и совещаниям, частично функции контроля, проверка качества. Так возможно высвободить свой время и не утонуть в рутине. Если обратиться к философии Кайдзен, то чем выше уровень руководителя, тем большее время он должен посвящать анализу и улучшениям организации работ (по процессам, проектам, портфелям).

Вырастая из специалиста, начинающий неопытный руководитель проекта может оставлять за собой все прежние функции специалиста. Тогда у него не будет хватать времени на ключевые функции руководителя — рутина будет съедать все время. Такой руководитель может либо «замыкать» выполнение всех задач на себе, либо начинает «атаковать» подчиненных, раздавая задачи и прерывая рабочий процесс. При этом он сам может становится мишенью непрерывно получая отчёты.

Почему не хотят делегировать:

- страх потерять контроль
Делегированные ранее задачи руководитель проекта забирает себе со словами «я сам». Если не давать четких инструкций, член команды ничему не научится и не сможет снизить вашу загрузку. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно.

- излишний перфекционизм
Когда участник команды впервые столкнулся с задачей он может выполнять её медленнее, чем ожидалось. Но это нормально — это часть обучения. Он научится и будет работать быстрее. Если у коллеги возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать вместо него.

Как делегировать:

- подробно описать ожидаемый результат
Тот, кому вы делегируете, должен понимать какой результат в какие сроки от него ожидают. Возможно использовать постановку целей в формате SMART.

- не ставить задачу группе.
Каждый участник команды должен видеть зону своей ответственности.

- оставлять время на проверку
Для делегированной задачи необходимо заложить время на обратную связь и доработку. Обратная связь — ключевой фактор успеха в делегировании. Она помогает повысить как уверенность члена команды в собственных силах, так и авторитет руководителя проекта.

Не бойтесь делегировать. Растите внутренних лидеров в команде, которые смогут полностью закрывать направления в проекте. В проектной деятельности люди — главный приоритет.

#экспертговорит

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Лайфхак для аналитиков и менеджеров проектов: не торопись!

Чтобы быть более организованным и уверенным в своих результатах, важно не отправлять отчеты, дашборды или аналитические результаты сразу после их завершения. Данные должны отлежаться, чтобы учесть возможные новые вводные или изменения в задаче. Ведь нередко мы обнаруживаем ошибки или упущения, которые нужно исправить, когда уже слишком поздно - приходит осознание, но письмо уже отправлено.
Этот принцип также применим в управленческих задачах. При принятии решений, отправлении писем или назначении встреч, лучше не торопиться. Решение, принятое наскоро, скорее всего будет содержать ошибку, которую будет труднее или невозможно исправить.
Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендую:
1. Отложите отправку любых аналитических результатов или работы по задаче на несколько часов или даже на день. При повторном просмотре или обсуждении с коллегами вы можете найти ошибки или улучшить свою работу.
2. Если возможно, сделайте окончательное заключение только после того, как оно будет перепроверено и пересмотрено.
3. Проведите встречу или отправьте письмо только после тщательного обдумывания всех фактов и возможных последствий. Не стоит спешить, чтобы не сделать ошибку, которую потом будет сложно исправить.
4. Важно помнить, что "хорошо подготовлен, значит полувооружен". Используйте время ожидания, чтобы еще раз проработать и исправить все возможные ошибки или неучтенные детали.
5. Учитывайте, что некоторые вещи могут измениться или уточниться, поэтому всегда оставляйте возможность для корректировок и уточнений.
Соблюдение этих простых правил поможет вам добиваться более точных и лучших результатов в вашей аналитической и управленческой работе, а также избежать неприятных ситуаций, связанных с ошибками и неучтенными факторами.

#экспертговорит

#экспертговорит

Ускорев Илья Викторович, Руководитель службы качества частной Южно-Корейской космической компании KAIROSPACE Co., Ltd.

Он-лайн VS Оффлайн!

Современный беспокойный быстрый мир диктует свой ритм планирования переговоров, встреч и иных способов коммуникаций, которые необходимо провести чтобы что-то обсудить, что-то решить, о чём-то договориться или просто требуется твоё участие, поскольку ты один из участников большой команды проекта.
Казалось бы естественным образом такой инструмент общения как онлайн встречи решает твои вопросы в плане экономии времени на все эти поездки туда-обратно. Но давайте разберемся насколько всегда это эффективный метод.

Продолжение 👇

Начнем с основных плюсов:
1. Явная экономия времени. Вам не надо тратиться на дорогу или на это не тратят время те, кого вы могли бы пригласить к себе
2. Вы экономите средства компании - опять же во-первых связанные с той же дорогой для участников совещания, а во вторых с элементами этикета при встрече как чай, кофе, печеньки, вода и т.д. и прочие обмены визитками, возможно подарками, презентационными материалами, раздаточным инвентарем - всё это ложится затратами на сторону встреч, а вам экономия
3. Оперативность решения вопросов когда все в сборе и решается всё здесь и сейчас и все в одном поле дискуссий. Не требуется сначала с одним, потом с другим, потом собирать общее, и потом согласовывать общее в переписках по почте или выбранных вами инструментов обмена и согласования.
Казалось бы, что не так. А вот какие минусы вы получаете:
1. Во время таких мероприятий нередко не все сразу подключаются и все ждут или начинают без опоздавшего, тем самым решая дилемму насколько важно мнение того кто опаздывает или степень уважения ко всем для начала встречи
2. Так или иначе техническая возможность для всех бывает разной и проблемы со звуком неминуемы
3. При идеальной ситуации когда модератор следит за регламентом выступлений ещё можно избежать когда один перебивает второго, но потом третий начинает спорить, когда начинается раунд вопросов и решения спорных задач .
4. Строны встречи чем больше их участников попадают в зону скованности по обсуждению деликатных вопросов, которые могут быть обусловлены персональными отношениями между двумя сторонами. Они что-то не будут обсуждать даже если надо, чтобы не выносить на общее обозрение.
5. Весьма трудно зафиксировать и подвести итог общих договоренностей, чтобы все в конце концов договорились.
И т.д.

Вы конечно возразите, что заранее подготовленное совещание с повесткой, с заранее подготовленным драфтом решений и предложений, проверка технической стороны связи может быть решена высоким уровнем организации встречи опытным Инициатором. Возможно, но практика показывает, что большинство встреч он-лайн организуется в спешке, материала заранее мало кто готовит, а если готовит, то они не носят полноты или попросту общего характера. А ответственность подведения итогов ложится на того, кто будет делать протокол встречи, который будет согласовываться по почте.

Чтобы увеличить эффективность онлайн встреч считаю применимыми следующие рекомендации:
1. Максимум 2-3 стороны и не более 5-6 участников
2. Заранее проверяйте техническое обеспечение через помощников или людей, которые могут в этом оказать содействие.
3. Четко определите регламент и порядок коммуникации и озвучьте его в самом начале встречи
4. Тема встречи должна решать один вопрос и он должен быть главным, а его варианты решений не должны иметь возможности древа рассуждений и споров с конфликтами
5. Тема не должна содержать подтекстов и смыслов, которые для сторон могут иметь деликатный характер из-за отношения сторон между собой
6. Всегда озвучивайте итоги и предлагайте дальнейшие планы о встречах по теме дискуссий, если за отведенное время не пришли к решению

Про то, что встречи оффлайн намного эффективнее и лучше писать думаю не стоит. Живое общение ещё никто не заменил каким то другим более эффективным способом коммуникаций, но для этого нужно время. Балансирование этим временем он-лайн и оффлайн одна из компетенций опытного сотрудника в проекте.

#экспертговорит

⏰ Доброго утра!

Когда речь идёт о принятом в сообществе типе поведения и важности, которую приписывают ему принадлежащие к этому сообществу люди. А также, когда затрагиваем ряд представлений которыми люди руководствуются в своих действиях. Это значит что мы говорим об элементе компетентности «Культура и ценности» ☝️

«Профессионал обладающий данным элементом компетентности, способен распознавать и интегрировать влияние внутренней и внешней культуры в подход к реализации проекта, цели проекта, процессы, в процесс обеспечения устойчивого развития и согласованные результаты проекта» (ICB 4.0)

Давайте освежим в памяти список ключевых показателей нашего элемента. Небольшая подсказка - для викторины я добавил показатель из элемента «Сомоосознанность и самоорганизация» 😁

Переходим в викторину, настраиваем своё утро под своё хорошее настроение👇