Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Мы подробно рассказали что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также в статье приведены образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Содержание статьи:
● Ситуация первая: смена фамилии;
● Ситуация вторая: замена паспорта.
#ликбез #кадровыйучет

Нужно ли хранить копии кадровых приказов в личном деле работника

Ведомство отмечает, что нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен.

В связи с этим отсутствует обязанность работодателя хранить копии приказов по кадровому делопроизводству в личных делах сотрудников. В частности, это касается копий приказов о приёме, увольнении, переводе, отпуске и прочих. #кадровыйучет

Источник: онлайнинспекция.рф

✅ Обязательные документы кадровой службы

Операции с кадровыми документами – обязательная составляющая бизнес-процессов организаций, где есть хотя бы один сотрудник. Объем кадровых документов достаточно большой, но единого списка обязательных кадровых документов законодательством нет. Ниже расскажем подробнее о них.

📍Трудовой договор

Документ заводится во время найма сотрудника и оформляется в течение трех суток с момента старта работы сотрудника. Договор составляется в двух экземплярах – один для работодателя, еще один – для сотрудника.

📍Трудовая книжка

Основной документ, который фиксирует и отражает стаж. Работодатель обязан вести трудовые книжки работников. С 2022 года можно заводить электронные трудовые книжки. На электронный вариант трудовых сотрудник может перейти в любое время, согласно закону.

📍Правила внутреннего трудового распорядка

Фиксируют формат работы и отдыха, возможности премирования сотрудников. Закрепляют права и обязанности, регулируют правила найма и увольнения сотрудников. Каждый сотрудник ознакамливается с документом и подписывает.

📍Расчётный лист

В листе фиксируется информация о зарплате работника. Форма листа разрабатывается работодателем самостоятельно.

📍Штатное расписание

Здесь фиксируется оргструктура штата с указанием всех отделов, подразделений, позиций и ролей работников.

📍Положение о персональных данных

В Положении закрепляются правила, по которым обрабатываются данные, как передаются кому-либо и обязанности и права сотрудников при работе с этими данными. Обрабатывать персональные данные без согласия сотрудника запрещено.

📍Табель учёта рабочего времени

Документ составляется по формам или по самостоятельно разработанному формату. Здесь фиксируется время, отработанное каждым сотрудником.

📍Приказы

Существует два вида приказов: по основной деятельности организации и по личному составу.

Первые подсвечивают деятельность организации как юридического лица, это приказы о дедлайнах подачи отчётов, назначении ответственных за пожарную безопасность и т.д. Вторые подсвечивают роль организации как работодателя – приказы о приёме на работу, о премировании, об увольнении. #ликбез #кадровыйучет

Источник: hr-elearning.ru

❓Нужно ли сейчас вести личную карточку Т-2? Или вместо нее заполняется Карточка воинского учета по форме N 10 и карточка учета организации N 18?

Возможности: с 1 сентября 2021 года у работодателя нет обязанности ведения личной карточки работника по форме N Т-2. При этом работодатель может самостоятельно принять решение вести личную карточку в целях кадрового учета. Риски: с 8 января 2022 года работодатели обязаны вести карточку гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10). Кроме того, в военкомат необходимо сдавать карточку учета организации. Унифицированная форма карточки законодательством не установлена, однако, как правило, ее можно представить по форме N 18.

С 1 сентября 2021 года новый Порядок ведения трудовых книжек не обязывает работодателя вести личную карточку по форме Т-2 (Письмо Минтруда России от 24.12.2021 N 14-6/В-1487). Но она удобна, так как в ней собраны почти все сведения о работнике. Самого работника знакомить под роспись с записями в карточке теперь не надо.

Личную карточку автоматически заполняет бухгалтерская программа, когда в нее вводятся данные о новом работнике. Сведения о кадровых переводах, отпусках, увольнении также заносятся в карточку автоматически.

Карточки N 10 и N 18 относятся к сведениям воинского учета.

С 8 января 2022 года на каждого работника-призывника или военнообязанного нужно вести карточку гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10). Это предусмотрено положениями новой Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700). Ранее для воинского учета рекомендовано было вносить сведения в личные карточки Т-2.

См. ниже образец заполнения карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10).

Карточку учета организации (форма 18) нужно сдавать в военкомат ежегодно. Сроки и порядок их представления нормативно не установлены, обычно их сдают перед новым годом. Но лучше уточнить это в военкомате, тем более что в каждом регионе могут быть свои бланки этих форм.

См. ниже образец заполнения карточки учета организации (форма N 18). #кадровыйучет #воинскийучет

© КонсультантПлюс

Должен ли работодатель хранить в личных делах работников копии их военных билетов

Роструд разъяснил, должен ли работодатель хранить в личных делах военнообязанных работников копии их военных билетов.

Ведомство отмечает, что нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел работников не установлен.

Вместе с тем, согласно статье 11 закона о персональных данных (от 27.07.2006 № 152-ФЗ), сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных (за отдельным исключением).

Соответственно, хранение копий военных билетов сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены. #кадровыйучет #воинскийучет

Источник: Онлайнинспекция.рф

‌Можно ли кадровые документы подписывать факсимиле

Минтруд напомнил порядок применения факсимиле. На обращение организации о правомерности использования факсимиле директора при подписании документов по личному составу, в случае, если такие правила закреплены приказом организации, специалисты ведомства ответили следующее.

Применение факсимиле регулирует п. 2 ст. 160 ГК РФ. Оно допускается в случаях, предусмотренных:

● законом;
● иными НПА;
● соглашением сторон сделки.

Вопрос использования факсимиле законодательно не урегулирован. Не определен и статус документа, подписанного таким способом.

В настоящее время прямой запрет на применение факсимиле действует в отношении лишь нескольких ситуаций. Да и самого понятия «факсимиле» в законодательстве нет.

Кадровые документы, в том числе, трудовые договоры, подписывать факсимильной подписью нельзя. Это следует из ст. 67 ТК РФ, которая требует от работодателя личной подписи.

Кроме факсимиле, существуют иные способы подписания кадровых документов. Статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ допускают использование для этих целей электронных подписей. #кадровыйучет

Документ: Письмо Минтруда РФ от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863

Источник: Время Бухгалтера

✅ Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк

Работодатели больше не обязаны вести личные карточки работников. Однако многие продолжают заполнять форму Т-2. Что именно следует в ней отразить и на каком основании? Нужно ли знакомить с ней работника? И что делать со старыми карточками, если работодатель отказался от формы Т-2? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Содержание:
● Что такое карточка Т-2
● Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
● Что содержит личная карточка Т-2
● Особенности заполнения личной карточки сотрудника
● Ошибки при заполнении формы Т-2
● Хранение карточек Т-2
#ликбез #кадровыйучет

✅ Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Рассмотрим, что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также приведем образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Содержание статьи:
● Ситуация первая: смена фамилии;
● Ситуация вторая: замена паспорта.
#ликбез #кадровыйучет

Личные карточки № Т‑2: нужно ли их вести и как это делать

По действующим правилам вести личные карточки работников по форме № Т-2 не обязательно. Но при желании работодатель может продолжить оформлять такие карточки для кадрового учета. Вправе ли инспекторы требовать Т-2? Мы разобрались в этом вопросе.

Напомним, что ранее все работодатели должны были заполнять на каждого работника личную карточку по форме № Т-2. При этом вести карточки разрешалось только в бумажном виде.

Но уже боее 2-х лет действует новый порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.21 № 320н. В новом порядке отсутствует положение об обязательном оформлении личных карточек работников. Следовательно, сейчас работодателям разрешено не заполнять форму № Т-2. Как следствие, трудовая инспекция не вправе запрашивать такие документы при проверке.

Вместе с тем работодатель может самостоятельно принять решение, оформлять личные карточки в целях кадрового учета или нет. Причем, для этих целей Т-2 можно вести в электронном виде. Обоснование — статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете. Данная норма позволяет руководителю экономического субъекта самому определять форму первичных учетных документов и разрешает составлять электронную «первичку». Также возможность ведения кадровых документов в электронном виде закреплена в новых статьях 22.1 — 22.3 ТК РФ.

К таким выводам приходили и чиновники из Минтруда в письме от 24.12.21 № 14-6/В-1487. #кадровыйучет

Источник: buhonline.ru

ИП не обязательно самому подписывать кадровые документы

Индивидуальный предприниматель вправе доверить подписание кадровых документов кому-то из своих работников. И не обязательно специалисту по кадрам.

Минтруд рассмотрел такую ситуацию: у ИП есть наемные работники, но отдельного кадровика нет. Обычно ИП сам подписывает все кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении и т.д.), но из-за постоянных бизнес-поездок хочет доверить это дело кому-то их сотрудников.

Трудовое ведомство считает, что никаких препятствий для этого нет. ИП-работодатель вправе передать часть своих полномочий на основании доверенности. #кадровыйучет

Документ: Письмо Минтруда от 16.01.2024 № 14-6/ООГ-207

Источник: glavkniga.ru