✅ Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2023 году: таблица

Даже в небольшой организации каждый день создается несколько документов. А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго? В статье приведены сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2023 году; рассказано, как составить номенклатуру дел, и что будет, если нарушен порядок хранения документации.

Содержание статьи:
● Как и кто определяет сроки хранения документов
● Сроки хранения бухгалтерских документов
● Сроки хранения кадровых документов
● Сроки хранения налоговых документов
● Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
● Штрафы за нарушение порядка хранения документов
● Сроки хранения документов: таблица изменений
#ликбез

Медицинские осмотры работников в 2023 году: кто должен проходить, как часто и в каких целях

Некоторые категории сотрудников должны проходить медосмотры как перед трудоустройством, так и в период работы. А на работодателя возложены обязанности организовать и оплатить такие медосмотры, а также отследить их результаты. Кроме того, он должен передать данные о медосмотрах в СФР. Мы составили подробные инструкции для работодателей, которые обязаны обеспечивать проведение медосмотров кандидатов на работу и действующих сотрудников.

Содержание статьи:
● Приказ по медосмотрам 29н
● Виды медицинских осмотров работников
● Для чего необходимо проходить медицинские осмотры
● Основания для медосмотров сотрудников
● Кто должен проходить предварительный медицинский осмотр
● Порядок проведения предварительных медосмотров. Пошаговая инструкция
● Как провести периодический медосмотр работников: пошаговая инструкция
● Расходы на прохождение работниками медосмотра
● Последствия отсутствия медицинского осмотра
#ликбез #медосмотр

✅ Оплата командировки и выходной день

Нередко день отъезда или приезда работника в командировку выпадает на выходной или праздник. Также работник может «захватить» выходные дни непосредственно в месте командировки. У бухгалтера в такой ситуации возникает много вопросов. Как правильно оплатить командировку в выходной день? Надо ли начислить суточные и средний заработок за время, проведенное в дороге в нерабочий день? Как оформить табель учета рабочего времени? Как учесть оплату командировки в выходной при расчете налогов? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Содержание статьи:
● Где сказано про оплату командировки
● Как рассчитать суточные за выходные дни в командировке
● Как рассчитать средний заработок за выходные дни в командировке
● Как оплачивать выходные дни в пути
● Как отражать выходные во время командировки в табеле
● Учет командировочных расходов
#ликбез #командировка

Эксперты напомнили, каким специалистам не обойтись без медкнижек

Минздрав предложил повременить с переводом медкнижек в электронный формат. Получить их россияне смогут уже с 1 сентября этого года, но ведомство намерено продлить срок действия бумажных до осени 2024 года. Соответствующий приказ опубликован на портале правовой информации. Кому необходима санкнижка и можно ли ее потребовать у продавца или парикмахера, разбиралась «Парламентская газета».

Санитарные, или медицинские книжки нужны сотрудникам, которые обязаны проходить медосмотры перед приемом на работу или во время нее. Оформить их необходимо, если работник:

● контактирует с продуктами питания при их производстве, хранении, транспортировке или продаже;
● работает с питьевой водой на любом процессе ее подготовки или обслуживает водопроводные сети;
● воспитывает или обучает детей;
● трудится в сфере бытовых и коммунальных услуг.

Перечень профессий, которые подпадают под эти требования, велик. Например, медкнижка понадобится не только повару или продавцу в продуктовом, но и работнику склада, и курьеру, если он доставляет клиенту заказ из ресторана и магазина. А работать с детьми могут специалисты детских клубов или библиотекари, и тогда им тоже нужно пройти медосмотры и оформить документ.

Медкнижки обязаны получить сотрудники бань, саун, парикмахерских, салонов красоты и массажа, прачечных и химчисток, гостиниц и отелей. Для работы в бассейнах, интернатах и домах престарелых документ тоже необходим. Конечно, оформить его нужно и тем, чья работа связана с медициной, а также фармацевтам, водителям пассажирского транспорта, стюардессам и проводникам в поезде.

Ответственность работодателя

Сейчас бумажные санкнижки выдают Центры гигиены и эпидемиологии или медучреждения, у которых есть на это разрешение Роспотребнадзора. Книжки вносят в специальный реестр, и работодатель имеет право подать запрос на проверку, чтобы выяснить подлинность документа.

А вот мамы детей не могут потребовать медкнижку у воспитателей и учителей, как не может это сделать и принимающий курьера человек или покупатель в магазине, сказала Светлана Бессараб: «Но это обязан сделать работодатель и при приеме на работу, и в соответствии с регламентом периодических медосмотров. Воспитатели, например, обязаны проходить медосмотр раз в год».

Если же работодатель принял сотрудника без медкнижки, или в ней нет необходимых сведений, или она не соответствует образцу, его могут привлечь к ответственности по статье 6.3 КоАП. Индивидуальных предпринимателей оштрафуют на сумму от пятисот до тысячи рублей или приостановят их работу на срок до трех месяцев. Штраф для юрлиц выше — от десяти до двадцати тысяч рублей, и их работу тоже могут приостановить на этот же срок.

Ответственность лежит и на самом работнике, если он решил не проходить долгие медосмотры и купил книжку с рук. За использование заведомо подложного документа по статье 327 УК наказывают штрафом в 80 тысяч рублей или обязательными работами на срок до 480 часов. Также за это могут приговорить к исправительными работам на два года или арестовать на шесть месяцев. #ликбез

Заполнение трудовой книжки в 2023 году: правила и образец

Несмотря на то, что сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронном виде, традиционная бумажная трудовая книжка по-прежнему имеет статус основного документа работника (если он не отказался от нее). А за правильное оформление этого документа отвечает работодатель. Наша статья поможет не допустить ошибок при заполнении трудовой книжки в 2023 году.

Содержание статьи:
● Основные требования при оформлении трудовой книжки
● Заполнение трудовой при первом трудоустройстве
● Изменение титульного листа
● Сведения о приеме на работу
● Заполнение трудовой книжки при увольнении
● Как исправить ошибку в трудовой книжке
● Как заверить копию
● Дубликат трудовой книжки
#ликбез #трудоваякнижка

✅ Учебный отпуск: предоставляем и оплачиваем правильно

Нередко организации нанимают сотрудников, которые готовы повышать уровень своего образования, совмещая учебу с работой. Для таких учеников законодательство предусматривает различные льготы. Самая распространенная из них — учебный отпуск. Кто имеет право на такой отпуск? Сколько он длится? Как правильно его оформить? Какие сложности могут возникнуть при оплате учебного отпуска? Наша статья поможет в этом разобраться.

Содержание статьи:
● Общие правила для учебного отпуска
● Учебный отпуск до начала учебы
● Отпуска для тех, кто обучается по вечерней или заочной форме
● Отпуска для тех, кто обучается на дневных отделениях
● Учебные отпуска для аспирантов и докторантов
#ликбез #учебныйотпуск

Обязанности работников, осуществляющих воинский учет в организациях, исполняемые ими в целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в учетных документах, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов, перечислены в п. 32 Положения. Как мы понимаем, те из них, что связаны с передачей сведений и прямо упоминаются в Законе N 53-ФЗ, до появления правительственного акта, уточняющего порядок такого направления, должны исполняться в прежнем виде, но с поправкой на сроки направления, закрепленные непосредственно законом. Итак, работодатели:

● направляют сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету - в течение 5 дней с даты их приема на работу или увольнения. Форма предусмотрена приложением N 9 к Методическим рекомендациям. Обратите внимание, здесь не уточняется, что эти 5 дней являются рабочими;
● направляют сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, - в течение 5 дней со дня изменения соответствующих сведений;
● направляют в военные комиссариаты сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять на воинском учете, в течение 3 рабочих дней;
● информируют военные комиссариаты об обнаруженных в документах воинского учета неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации - на это отводится 5 рабочих дней со дня выявления.

Сведения о приеме и увольнении, о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, можно будет подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью работника, осуществляющего воинский учет, и представлять в военкомат в том числе с использованием портала госуслуг. #ликбез #воинскийучет

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

✅ Дополнительное соглашение к трудовому договору: как его правильно оформить — образец и пример заполнения

Существенные условия, на которых человек принимаются на работу, фиксируются в специальном документе — трудовом договоре. Он оформляется непосредственно при трудоустройстве. Но как быть, если в дальнейшем требуется скорректировать эти условия? Какие из них можно менять, а какие — нельзя? Есть ли ситуации, когда не нужно составлять допсоглашение к трудовому договору? Ответы — в нашей статье.

Содержание статьи:
● Что такое дополнительное соглашение к трудовому договору
● Что можно изменить в трудовом договоре
● Когда заключать допсоглашение не требуется
● Образец (бланк) дополнительного соглашения к трудовому договору
#ликбез #трудовойдоговор

✅ Заявление на отгул: оформление и образцы в 2023 году

Каждый работодатель сталкивался с ситуацией, когда работнику нужно отлучиться по своим делам в рабочее время, и он просит предоставить отгул. В данной статье поговорим о том, в каких случаях нельзя отказать работнику в дополнительном отдыхе, а когда отгулы возможны только по соглашению сторон. Также покажем на примерах, как правильно оформить кадровую документацию в случае предоставления работнику отгула.

Содержание статьи:
● Законные основания для отгула
● Как оформить отгул
● Срок составления заявления на отгул
● Как написать заявление на отгул
● Особенности составления заявления
● Примеры составления заявления на отгул
● Заявление на отгул за свой счет на один день
● Заявление на отгул за ранее отработанный день
● Заявление на отгул по семейным обстоятельствам
● Заявление на отгул за сдачу крови
● Заявление на отгул в счет отпуска
● Заявление на отгул на несколько часов
#ликбез #отгул

✅ Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

Содержание статьи:
● Что такое служебная записка
● Виды служебных записок
● Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
● Правила составления служебных записок
● Как написать служебную записку
● Образец служебной записки
● Бланки для скачивания
● Срок хранения служебной записки
● Как подавать служебную записку в электронном виде
#ликбез

✅ Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению

Налоговые агенты используют две формы справки. Одна из них имеет неофициальное название «форма 2-НДФЛ». Справки по этой форме нужно представлять в ИФНС (см. «2-НДФЛ: инструкция по заполнению той справки о доходах физлица, которая сдается в инспекцию»). У второй есть только полное наименование: «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Она выдается физическому лицу по его заявлению. В настоящем материале дана пошаговая инструкция по заполнению той формы, которая выдается работнику.

Содержание статьи:
● Справка о доходах и суммах налога: общая информация
● Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога
● Заполнение справки о доходах и суммах налога
#ликбез

✅ Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

В настоящей статье рассмотрены две наиболее частые ситуации — смена фамилии и замена паспорта. Рассмотрим, что именно надо сделать, какие документы и как оформить. Также приведем образцы документов, необходимых при изменении личных данных работника.

Содержание статьи:
● Ситуация первая: смена фамилии;
● Ситуация вторая: замена паспорта.
#ликбез #кадровыйучет

📝 Список документов при увольнении в 2024 году

Работодатель при увольнении сотрудника должен выдать обязательный перечень документов, однако есть и другие справки, которые нужно выдать дополнительно по заявлению работника.

В 2024 году работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать без заявления:

● трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
● расчетный листок;
● подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-СТАЖ) за текущий год;
● выписку из персонифицированных сведений о физлицах (замена СЗВ-М) за последний месяц;
● копию раздела 3 РСВ за последние три месяца.

Для отдельных категорий сотрудников в 2024 году нужно выдавать дополнительный набор документов:

● подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 за текущий год, если сотрудник имеет право на досрочную пенсию;
● копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 (замена ДСВ-3) за последние три месяца, если организация перечисляла добровольные страховые взносы на накопительную часть пенсии;
● бумажную медицинскую книжку работника.

По письменному заявлению сотрудник может получить от работодателя:

● справку о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ);
● копии приказов о приеме, увольнении, переводах;
● справку о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
● справку о том, что на дату увольнения дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом в этом календарном году он не использовал или использовал их частично;
● справку по форме №182н о заработке для расчета пособий за периоды до 2023 года.

Несмотря на то, что справку 182н отменили с 2023 года, работодатель не может отказать в ее выдаче за предыдущие периоды. Тем более, если сотрудник обратился с письменным заявлением о ее предоставлении.

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то форму о трудовой деятельности СТД-Р нужно выдать в электронном виде. #ликбез #увольнение

Источник: klerk.ru

✅ Медосмотр водителей: как правильно проставить отметку в путевом листе

Если вы занимаетесь перевозками или используете служебный транспорт в рабочих целях, то должны документально заверять в путевом листе право водителя управлять машиной (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Как это делать правильно? Кто может ставить отметки о прохождении водителем медосмотра? Какие условия нужны для проведения таких осмотров? На эти и другие вопросы мы ответели в данной статье.

Содержание:
● Где проводить медосмотр
● Провести осмотр может любой медработник?
● Как должен проходить медосмотр
● Как сделать отметку правильно
● Когда отметка не нужна
#ликбез #медосмотр

✅ Увольнение по соглашению сторон в 2024 году

Расстаться с сотрудником можно не только по инициативе работодателя или на основании заявления об увольнении по собственному желанию. Трудовой договор допустимо расторгнуть в любое время по соглашению его сторон. В данной статье расскажем о том, какие есть плюсы и минусы у такого варианта прекращения трудовых отношений, а также рассмотрим, как правильно оформить увольнение по соглашению сторон в 2024 году.

Содержание:
● Что значит увольнение по соглашению сторон
● Плюсы и минусы для работника
● Выгоды и риски для работодателя
● Увольнение беременных женщин
● Увольнение многодетных и родителей-одиночек
● Увольнение пенсионеров и предпенсионеров
● Увольнение совместителей
● Процедура и порядок увольнения по соглашению сторон в 2024 году
● Соглашение между сторонами
● Приказ об увольнении работника
● Как уволить по соглашению сторон: запись в трудовой книжке
● Отражение увольнения в личной карточке
● Составление записки-расчета по форме Т-61
● Полный расчет с сотрудником
● Выдача документов
● Уведомление военкомата
● Выходное пособие при увольнении по соглашению сторон
● Налогообложение выплат при увольнении по соглашению сторон
#ликбез #увольнение

❓Имеет ли работник право на ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком до трех лет?

Да, такой работник вправе претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск или в случае увольнения – на получение компенсации за неиспользованные дни отпуска, поскольку у сотрудника есть период, который входит в стаж работы, дающий право на отпуск: отпуск по беременности и родам – 140 календарных дней (ст.121 ТК РФ). Также периоды работы в отпуске по уходу на условиях неполного рабочего времени включаются в отпускной стаж (ст.121 ТК РФ, письмо Минтруда от 25.10.2018 №14-2/ООГ-8519). При этом в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

❓Нужно ли добавлять в график отпусков сотрудников, принятых после утверждения этого графика?

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в графике отпусков, утвержденном на каждый год (ст.123 ТК РФ). При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника после 6 месяцев его непрерывной деятельности у данного работодателя (ст.122 ТК РФ). Трудовое законодательство не обязывает и не запрещает работодателю вносить изменения в график отпусков после приема на работу нового сотрудника. Работодатель самостоятельно решает, как поступить в такой ситуации.

❓Нужно ли уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске по графику, если с приказом на отпуск работника знакомят за две недели?

Работодатель обязан предупредить работника о начале отпуска под подпись не менее чем за две недели (ч.3 ст.123 ТК РФ). Если до даты начала отпуска меньше двух недель, также рекомендуется уведомить работника о времени его начала в максимально короткие сроки. Трудовое законодательство не предусматривает и не устанавливает унифицированных способов оповещения и форм уведомления работников о предстоящем отпуске. Поэтому формы и способы оповещения работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30.07.2014 №1693-6-1). #отпуск #ликбез

Источник: buh.ru

Может ли заместитель директора, находящегося в отпуске, подписывать кадровые документы?

❓Вопрос: Директор компании находится в отпуске без сохранения заработной платы и возложил на заместителя директора временное исполнение обязанностей в порядке совмещения должностей. Вопросы: имеет ли право заместитель подписывать кадровые документы по доверенности, нужен ли приказ о назначении и.о. директора и как правильно указывать должность в документах?

✅ Ответ Онлайнинспекции: заместитель директора имеет право подписывать любые документы от имени компании, если ему дано это право по доверенности. Приказа о совмещении будет недостаточно. При подписании документов работник должен указывать свою должность по трудовому договору (заместитель директора) и действовать по доверенности.

Правовое обоснование позиции: Согласно части 6 статьи 20 Трудового кодекса РФ, права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами, а также иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, учредительными документами и локальными нормативными актами.

📄 Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 20:

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Вывод: Таким образом, заместитель директора имеет право подписывать кадровые документы, если это предусмотрено в доверенности от директора. Указывать должность следует как заместитель директора, действующий по доверенности. #ликбез

Источник: ppt.ru