💥Канвас изменения (трансформации) системы управления скачать
Сегодня делюсь с вами нашей разработкой – канвасом, который позволяет быстро оценить, что происходит с вашей компанией и на чем необходимо сфокусироваться при трансформации системы управления проектами и изменениями.
Канвас – это инструмент коллективного планирования, с помощью которого можно визуализировать идеи, цели, проблемы и способы их решения.
Краткая инструкция⬇️
📌Стратцели: опишите, что является стратегическим приоритетом в бизнесе, куда важно инвестировать основные ресурсы, от достижения каких целей зависит будущее компании.
📌Стратпроекты: самые важные проекты для организации. Это могут быть проекты оргизменений, цифровой трансформации, слияния или поглощения – всё, от чего зависит успех реализации стратегии.
📌Стейкхолдеры: первое лицо компании, акционеры, ключевые заказчики, руководители департаментов и все, кто заинтересован в изменениях.
📌Проблемы и риски: что может помешать двигаться к достижению стратцелей. Опишите, с какими трудностями при реализации проектов и оргизменений уже сталкиваются стейкхолдеры или какие могут возникнуть (например, из-за слабого функционального взаимодействия на значимых для компании проектах могут “поехать” сроки).
📌Катализаторы: почему именно сейчас? Что формирует неотложность внедрения изменений и может помочь: подходящее время из-за низкого сезона, быстрый рост компании и понимание, что управление «как раньше» уже невозможно, и т.д.
📌Блокеры: что мешает внедрению изменений сейчас или может затормозить в будущем. Например, повышенная загрузка ключевых сотрудников или глобальное изменение в организации, идущее «на фоне» (слияние или поглощение).
⚡️Приглашаю вас на бесплатную 60-минутную “Сессию Ясности”, на которой мы разберем ситуацию в вашей компании на базе этого канваса, чтобы найти проблемы в системе управления, а также определить, какие из них необходимо решить в первую очередь. Для записи напишите слово ЯСНОСТЬ в ЛС👉@Malakhov_Andrey
Спешу поделиться нашим новым видео на Youtube канале, которое подготовила моя коллега Дарья Зайцева - руководитель направления обучения в PMLogix.
В видео Даша рассказывает, как быстро идентифицировать риски в проекте, оценить их степень влияния и вероятность наступления, а также разработать стратегию реагирования. Приятного просмотра!
Как сформировать требования к ИСУП, чтобы они отвечали целям организации и при этом не были избыточны?
💥Делюсь нашим канвасом определения целей внедрения ИСУП: используйте его вместе с коллегами, чтобы определить требования к системе, сопоставив решаемую проблематику с целями внедрения. На фото выше - пример заполнения.
Напомню, что в этой статье вы можете подробнее почитать о целях автоматизации.
Как пользоваться канвасом?
1️⃣Для каждой области внимания проекта зафиксируйте проблемы по трем целевым направлениям внедрения ИСУП
2️⃣Зафиксируйте суть проблемы в поле «Описание проблем по аспекту»
3️⃣Оцените важность каждой проблемы для организации в поле «Важность проблем», используя значения: ⚪️ - низкая важность, 🟡 - средняя важность, 🔴 - высокая важность
4️⃣Оцените важность аспекта при внедрении ИСУП на основании количества проблем с высокой и средней важностью: если 🔴 2 и более в строке, важность высокая; если есть 1 🔴 или 2 и более 🟡, то важность средняя; если есть хотя бы 1 🔴 и 1 🟡 в одной строке, то важность также средняя.
Как-то раз ко мне пришла крупная инвестиционная компания с запросом провести оценку компетенций их проектного персонала, но я отказался это делать. Не потому что мне не хотелось помочь клиенту, а потому что я понимал, что результаты такой оценки будут для него бесполезными.
Ниже расскажу, почему классические проектные ассесменты здесь не работают, а также поделюсь четырьмя китами адекватной оценки вашего проектного персонала.
1️⃣Единая терминология и инструменты
Прежде чем проводить такую оценку, необходимо убедиться, что все ваши менеджеры используют единую терминологию и умеют применять стандартные инструменты. Например, декомпозировать план проекта на продукты, а дальше преобразовывать продукты в контрольные точки, календарные планы и т.д.
Часто оценить компетенции через тестирование невозможно, потому что кто-то из менеджеров говорит на языке PMBoK, кто-то на ГОСТ, а кто-то опирается на терминологию внутренней проектной методологии компании. И чтобы проверить знания менеджеров, прежде всего, нужно привести их к общему знаменателю по части терминологии и инструментов: у всех язык разный, а незнание языка не равно отсутствие необходимых компетенций.
И только после этого «выравнивания» с помощью базового обучения можно либо дать домашнее задание и проверить его, либо посмотреть, как менеджеры применяют те или иные инструменты проектного управления на практике, чтобы оценить, насколько они компетентны. Кстати, наш курс по управлению проектами “Берииделай” отлично подходит и для новичков, и для тех, кому нужно выстроить единую языковую среду в организации.
2️⃣Соблюдение проектной методологии
Понятно, что не всегда в компании есть такая методология – возможно, она не совсем актуальная или не полностью работоспособная, или представлена в виде отдельных шаблонов и правил. Но нужно выбрать те инструменты, требования и правила, которые считаются важными для реализации проектов в компании, и проверить проекты менеджеров на соответствие этим правилам.
Конечно, если некоторые правила не доносились как требования, то часто даже компетентные менеджеры могут такие правила обходить и не выполнять. Но тогда по результатам аудита ставится задача устранить найденные замечания, а если они по истечению согласованного времени не были устранены, то это уже красный флаг в отношении конкретных РП.
3️⃣Результативность проектов
Здесь мы оцениваем достижение целей, выполнение бюджета, сроков, удовлетворенность заказчиков или команды проекта. Оценивать можно и в конце проекта, и по этапам, и в произвольный момент в середине. Например, используя метод оценки 360: отрейтинговать руководителей проектов и, как это делают в некоторых компаниях, 10% самых некомпетентных уволить, а также внедрить стимулирование в привязке к результату. Потому что нет никакого смысла оценивать компетентность тех менеджеров, которые неуспешно управляют проектами.
При этом нужно быть аккуратными, поскольку неуспешность проектов не всегда связана с компетенциями менеджеров и требует исследования причин. Тем не менее, для менеджеров, которые давно работают в компании, вполне работает подобная оценка по результатам.
Конечно, если руководитель принял «неблагополучный» проект у другого сотрудника, здесь нужно оценивать не успех проекта, а влияние менеджера на результаты после его назначения. То есть неуспех проекта не всегда равен эффективности конкретного менеджера, если у него было несколько предшественников или внешние неуправляемые им факторы.
4️⃣Софт скиллс
Это проверка на умение анализировать и презентовать информацию, решать конфликты, вести убеждающие диалоги и переговоры. И проверяются такие навыки не проектной оценкой: есть управленческие ассесмент центры и деловые игры, которых вполне достаточно. К слову, проверку софт скиллс больше рекомендуется проводить для новичков, а для тех, кто уже успешно показал себя в работе (и в результативности, и в соблюдении методологии), такая оценка часто будет лишней.
Делюсь канвасом силы проектного офиса, который я использую на своих сессиях ясности. С помощью этого инструмента можно быстро определить, какие факторы каждой из сил у вас присутствуют, а какие необходимо развивать, чтобы сделать проектный офис сильным звеном, работающим на успех проектов и достижение стратегических целей компании.
Листайте выше, чтобы прочитать подробное описание факторов каждой силы. Это мой авторский материал, который вы не найдете больше нигде⚡️
При работе с канвасом используйте стикеры разных цветов, обозначающие слабые и сильные стороны каждого блока с силой. Подобная визуализация поможет в дальнейшем создать стратегию по укреплению позиции вашего проектного офиса в компании.
