А что было в прошлый раз?
Часто на наших проектах участники команд ведут записи каждый самостоятельно и в своем инструменте. В итоге - множество файлов, задачников, блокнотов, а общей картины по проекту нет.
Можно фиксировать результаты в протоколах и складывать документы в папку, но это трудоемко, плюс "хранилка" документов часто становится свалкой всякой малопонятной всячины.
Отсутствие общей картины особенно проблемно, когда в проекте появляются новые люди или подрядчики.
На проекте с компанией системным интегратором мы предложили использовать для всего важного - единое пространство Miro. Там фиксировали все, как во время встреч, так и между ними: цели проектов и спринтов, текущие задачи (доска Канбан), перечень и контакты членов команды, расписание встреч, бэклог результатов, принятые решения.
Что нам понравилось:
✅Не нужно администрирования с папками и файлами
✅Все в одном месте
✅Простая визуальная навигация
🧐Поделитесь, как сейчас храните информацию на проектах?
#бери_и_делай
Часто на наших проектах участники команд ведут записи каждый самостоятельно и в своем инструменте. В итоге - множество файлов, задачников, блокнотов, а общей картины по проекту нет.
Можно фиксировать результаты в протоколах и складывать документы в папку, но это трудоемко, плюс "хранилка" документов часто становится свалкой всякой малопонятной всячины.
Отсутствие общей картины особенно проблемно, когда в проекте появляются новые люди или подрядчики.
На проекте с компанией системным интегратором мы предложили использовать для всего важного - единое пространство Miro. Там фиксировали все, как во время встреч, так и между ними: цели проектов и спринтов, текущие задачи (доска Канбан), перечень и контакты членов команды, расписание встреч, бэклог результатов, принятые решения.
Что нам понравилось:
✅Не нужно администрирования с папками и файлами
✅Все в одном месте
✅Простая визуальная навигация
🧐Поделитесь, как сейчас храните информацию на проектах?
#бери_и_делай
May 26, 2023
Гений изобрел колесо, а бюрократ – как ставить палки в колеса🤔
Почему ведение проектной документации вызывает столько сложностей?
С нашими клиентами обычно мы сталкиваемся с двумя проблемами:
👉бюрократии слишком много, документы чаще всего объемны, избыточны и бесполезны, носят формальный характер;
👉документация практически отсутствует, действия по проекту координируются неформально в режиме “разговоров в курилке”.
💡Правда в том, что и излишнее документирование проекта (в простонародье – бюрократия), и его отсутствие одинаково вредны для проекта. И вот, почему:
👉на создание и согласование большого количества документов, которые не обладают практической пользой (частый пример – Устав проекта), тратится много времени и так перегруженных сотрудников;
👉при отсутствии проектных артефактов невозможно отследить, уделяется ли внимание таким важным аспектам, как сроки, бюджет, ресурсы, соблюдается ли проектная методология. Не говоря о том, что опереться на зафиксированные договоренности и обязательства по проекту в этом случае также будет невозможно.
Давайте разбираться: как разработать такой набор проектных документов, чтобы он был действительно «работающим», востребованным и полезным для участников проекта.
Ниже я поделюсь отработанными лайфхаками. Продолжение в следующем посте👇
#бери_и_делай #управление_проектами
Почему ведение проектной документации вызывает столько сложностей?
С нашими клиентами обычно мы сталкиваемся с двумя проблемами:
👉бюрократии слишком много, документы чаще всего объемны, избыточны и бесполезны, носят формальный характер;
👉документация практически отсутствует, действия по проекту координируются неформально в режиме “разговоров в курилке”.
💡Правда в том, что и излишнее документирование проекта (в простонародье – бюрократия), и его отсутствие одинаково вредны для проекта. И вот, почему:
👉на создание и согласование большого количества документов, которые не обладают практической пользой (частый пример – Устав проекта), тратится много времени и так перегруженных сотрудников;
👉при отсутствии проектных артефактов невозможно отследить, уделяется ли внимание таким важным аспектам, как сроки, бюджет, ресурсы, соблюдается ли проектная методология. Не говоря о том, что опереться на зафиксированные договоренности и обязательства по проекту в этом случае также будет невозможно.
Давайте разбираться: как разработать такой набор проектных документов, чтобы он был действительно «работающим», востребованным и полезным для участников проекта.
Ниже я поделюсь отработанными лайфхаками. Продолжение в следующем посте👇
#бери_и_делай #управление_проектами
February 26, 2024
📌Структурирование. Группируйте несколько разрозненных документов в сводные, например, паспорт проекта – это сильно упрощает процесс утверждения, когда не нужно согласовывать каждый артефакт по отдельности; также делайте декомпозицию: выделяйте главный документ и приложения к нему.
📌Формат. Для разных аудиторий составляйте разные документы или отчёты. Топ-менеджменту нужен отчёт с ключевыми метриками, а команде ежедневный/ еженедельные отчёты по задачам с совершенно другим уровнем детализации.
📌Документ vs встреча. В некоторых случаях встречу действительно можно заменить документом, но важно определить, позволяет ли документ решить проблему так же эффективно. В ситуациях, когда условия и требования проекта постоянно меняются, создание и согласование документа может оказаться нецелесообразным, хотя даже в этом случае результаты встреч полезно фиксировать.
📌Обратная связь. При согласовании документа важно получать быструю и конкретную обратную связь от всех участников, которых он касается, и оперативно ее отработать. В некоторых организациях лучше работает письменное согласование, а в некоторых – фиксация в документах результатов обсуждения (зависит от культуры).
К устной договоренности вернуться сложно и часто неформальные согласования приводят к конфликтам из-за различных интерпретаций, документирование же результатов встреч снижает вероятность этого.
📌Адекватное упрощение. Количество документов должно соответствовать сложности проекта. Упрощая документ и исключая какие-либо артефакты, задайте вопрос: точно ли нам не важен данный аспект (например, ресурсы, приживаемость) или договоренность о содержании проекта, промежуточных контрольных точках и критериях оценки результата?
Можно сэкономить время, упростив документ, но если из-за нечёткой формулировки целей проекта увеличится объем работ, то целесообразность такого упрощения равняется нулю.
Однако если можно смело удалить повторяющийся раздел во всех документах (например, в разных разделах по-разному описано одно и то же – цели или результаты), смело его исключайте.
📌Доступность. Выбирая, вести учет в информационной системе или же хранить документы в виде файлов, выигрывает первый вариант. Во-первых, электронный формат позволяет быстро собрать нужную отчетность. Во-вторых, это обычно менее трудоёмко для всех участников проекта. Конечно, бывают случаи, когда перед встречей лучше распечатать экземпляры презентации (такое еще встречается), но в большинстве случае создание документов порождает дублирование информации.
📌Регулярность использования. Убедитесь, что документ действительно полезен и им будут достаточно часто пользоваться. Если артефакт не используют в работе, то его создание – бессмысленная трата времени.
📌Распределение ответственности. Артефакты необходимы для четкого разделения ответственности за результат и исключения «серых зон». Расписывать функции и обязанности участников проекта чаще всего менее полезно, чем назначить конкретного сотрудника на роль ответственного за подготовку конкретного результата / документа.
В итоге. Какими бы ни были артефакты – толстыми или тонкими, многочисленными или единичными – они должны быть востребованными, актуальными, доступными и понятными, чтобы нести явную пользу в согласовании действий команды проекта, а не нагружать их бессмысленной работой.
Расскажите, какие артефакты по вашему мнению наиболее (бес) полезные при ведении проектов в вашей организации? Поделитесь в комментариях👇
#бери_и_делай #управление_проектами
📌Формат. Для разных аудиторий составляйте разные документы или отчёты. Топ-менеджменту нужен отчёт с ключевыми метриками, а команде ежедневный/ еженедельные отчёты по задачам с совершенно другим уровнем детализации.
📌Документ vs встреча. В некоторых случаях встречу действительно можно заменить документом, но важно определить, позволяет ли документ решить проблему так же эффективно. В ситуациях, когда условия и требования проекта постоянно меняются, создание и согласование документа может оказаться нецелесообразным, хотя даже в этом случае результаты встреч полезно фиксировать.
📌Обратная связь. При согласовании документа важно получать быструю и конкретную обратную связь от всех участников, которых он касается, и оперативно ее отработать. В некоторых организациях лучше работает письменное согласование, а в некоторых – фиксация в документах результатов обсуждения (зависит от культуры).
К устной договоренности вернуться сложно и часто неформальные согласования приводят к конфликтам из-за различных интерпретаций, документирование же результатов встреч снижает вероятность этого.
📌Адекватное упрощение. Количество документов должно соответствовать сложности проекта. Упрощая документ и исключая какие-либо артефакты, задайте вопрос: точно ли нам не важен данный аспект (например, ресурсы, приживаемость) или договоренность о содержании проекта, промежуточных контрольных точках и критериях оценки результата?
Можно сэкономить время, упростив документ, но если из-за нечёткой формулировки целей проекта увеличится объем работ, то целесообразность такого упрощения равняется нулю.
Однако если можно смело удалить повторяющийся раздел во всех документах (например, в разных разделах по-разному описано одно и то же – цели или результаты), смело его исключайте.
📌Доступность. Выбирая, вести учет в информационной системе или же хранить документы в виде файлов, выигрывает первый вариант. Во-первых, электронный формат позволяет быстро собрать нужную отчетность. Во-вторых, это обычно менее трудоёмко для всех участников проекта. Конечно, бывают случаи, когда перед встречей лучше распечатать экземпляры презентации (такое еще встречается), но в большинстве случае создание документов порождает дублирование информации.
📌Регулярность использования. Убедитесь, что документ действительно полезен и им будут достаточно часто пользоваться. Если артефакт не используют в работе, то его создание – бессмысленная трата времени.
📌Распределение ответственности. Артефакты необходимы для четкого разделения ответственности за результат и исключения «серых зон». Расписывать функции и обязанности участников проекта чаще всего менее полезно, чем назначить конкретного сотрудника на роль ответственного за подготовку конкретного результата / документа.
В итоге. Какими бы ни были артефакты – толстыми или тонкими, многочисленными или единичными – они должны быть востребованными, актуальными, доступными и понятными, чтобы нести явную пользу в согласовании действий команды проекта, а не нагружать их бессмысленной работой.
Расскажите, какие артефакты по вашему мнению наиболее (бес) полезные при ведении проектов в вашей организации? Поделитесь в комментариях👇
#бери_и_делай #управление_проектами
February 26, 2024
База знаний БРИЗ🚀
Примерно год назад мы с Павлом Алферовым и моей коллегой Настей Тимофеевой запустили прикладную базу рабочих знаний и инструментов проектного управления БРИЗ 👉https://brizpm.ru
🔥Что уже есть в базе:
📌методы и модели, оптимизирующие проектное управление (метод критического пути, модель прогнозирования контрольных точек, гейтовый подход и т.д.);
📌инструменты для фокусировки внимания на важных аспектах проекта, которые нужно планировать и контролировать (сроки, качество, риски и т.д.)
📌наборы артефактов, бизнес-ролей, оргструктур, механизмов и процедур для управления проектами;
📌фреймворки, включая нашу собственную разработку Парацельс ПМ – метод управления кросс-функциональными проектами в условиях высокой неопределенности.
🔥В помощь руководителям проектов/проектных офисов, методологам и всем интересующимся современным управлением проектами 🤓
Обязательно сохраняйте себе и делитесь с коллегами⚡️Мы старались!
#бери_и_делай #бриз
Примерно год назад мы с Павлом Алферовым и моей коллегой Настей Тимофеевой запустили прикладную базу рабочих знаний и инструментов проектного управления БРИЗ 👉https://brizpm.ru
🔥Что уже есть в базе:
📌методы и модели, оптимизирующие проектное управление (метод критического пути, модель прогнозирования контрольных точек, гейтовый подход и т.д.);
📌инструменты для фокусировки внимания на важных аспектах проекта, которые нужно планировать и контролировать (сроки, качество, риски и т.д.)
📌наборы артефактов, бизнес-ролей, оргструктур, механизмов и процедур для управления проектами;
📌фреймворки, включая нашу собственную разработку Парацельс ПМ – метод управления кросс-функциональными проектами в условиях высокой неопределенности.
🔥В помощь руководителям проектов/проектных офисов, методологам и всем интересующимся современным управлением проектами 🤓
Обязательно сохраняйте себе и делитесь с коллегами⚡️Мы старались!
#бери_и_делай #бриз
March 21, 2024
⚡️В нашу базу знаний БРИЗ за март добавлены новые артефакты для работы с командой:
🔷Матрица делегирования: полезный документ для визуализации, насколько делегированы те или иные решения внутри команды
🔷Барометр командной работы: инструмент для отслеживания морального духа команды. Может использоваться для диагностики выгорания, конфликтов, уровня мотивации и атмосферы в команде
🔷Звездная карта: инструмент, помогающий вести учет компетенций, быстро формировать кросс-функциональные команды и выявлять области, требующие повышения квалификации сотрудников
👉Чтобы ознакомиться с другими артефактами для управления проектами, перейдите по этой ссылке.
Не забудьте поделиться с коллегами🔥
#бери_и_делай #бриз #команда
🔷Матрица делегирования: полезный документ для визуализации, насколько делегированы те или иные решения внутри команды
🔷Барометр командной работы: инструмент для отслеживания морального духа команды. Может использоваться для диагностики выгорания, конфликтов, уровня мотивации и атмосферы в команде
🔷Звездная карта: инструмент, помогающий вести учет компетенций, быстро формировать кросс-функциональные команды и выявлять области, требующие повышения квалификации сотрудников
👉Чтобы ознакомиться с другими артефактами для управления проектами, перейдите по этой ссылке.
Не забудьте поделиться с коллегами🔥
#бери_и_делай #бриз #команда
April 2, 2024
Культуролог и философ Йохан Хейзинга считал, что вся человеческая культура имеет игровую природу.
В управлении проектами тоже есть место геймификации, и в апреле мы пополнили нашу базу знаний БРИЗ, разработанную совместно с Павлом Алферовым, тремя игровыми методами:
🔷Покер планирования – формат вовлечения команды в оценку сложности и трудоемкости задач в гибких подходах
🔷Покер делегирования – позволяет совместно с командой определить уровни делегирования задач и заполнить матрицу делегирования
🔷Модель принятия решений – позволяет в игровой форме с помощью специальных карточек определить и зафиксировать внутри команды способы принятия решений для ключевых областей
А еще, благодаря вашей обратной связи, мы узнали, что у нас не была описана роль Заказчик, и исправили это🔥 Не забывайте поделиться с коллегами 😎
#бриз #команда #управление_проектами #бери_и_делай
В управлении проектами тоже есть место геймификации, и в апреле мы пополнили нашу базу знаний БРИЗ, разработанную совместно с Павлом Алферовым, тремя игровыми методами:
🔷Покер планирования – формат вовлечения команды в оценку сложности и трудоемкости задач в гибких подходах
🔷Покер делегирования – позволяет совместно с командой определить уровни делегирования задач и заполнить матрицу делегирования
🔷Модель принятия решений – позволяет в игровой форме с помощью специальных карточек определить и зафиксировать внутри команды способы принятия решений для ключевых областей
А еще, благодаря вашей обратной связи, мы узнали, что у нас не была описана роль Заказчик, и исправили это🔥 Не забывайте поделиться с коллегами 😎
#бриз #команда #управление_проектами #бери_и_делай
April 27, 2024
Сегодня делюсь с вами нашей разработкой – канвасом, который позволяет быстро оценить, что происходит с вашей компанией и на чем необходимо сфокусироваться при трансформации системы управления проектами и изменениями.
Канвас – это инструмент коллективного планирования, с помощью которого можно визуализировать идеи, цели, проблемы и способы их решения.
Краткая инструкция⬇️
📌Стратцели: опишите, что является стратегическим приоритетом в бизнесе, куда важно инвестировать основные ресурсы, от достижения каких целей зависит будущее компании.
📌Стратпроекты: самые важные проекты для организации. Это могут быть проекты оргизменений, цифровой трансформации, слияния или поглощения – всё, от чего зависит успех реализации стратегии.
📌Стейкхолдеры: первое лицо компании, акционеры, ключевые заказчики, руководители департаментов и все, кто заинтересован в изменениях.
📌Проблемы и риски: что может помешать двигаться к достижению стратцелей. Опишите, с какими трудностями при реализации проектов и оргизменений уже сталкиваются стейкхолдеры или какие могут возникнуть (например, из-за слабого функционального взаимодействия на значимых для компании проектах могут “поехать” сроки).
📌Катализаторы: почему именно сейчас? Что формирует неотложность внедрения изменений и может помочь: подходящее время из-за низкого сезона, быстрый рост компании и понимание, что управление «как раньше» уже невозможно, и т.д.
📌Блокеры: что мешает внедрению изменений сейчас или может затормозить в будущем. Например, повышенная загрузка ключевых сотрудников или глобальное изменение в организации, идущее «на фоне» (слияние или поглощение).
#канвасы #управление_изменениями #бери_и_делай
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
May 13, 2024
Спешу поделиться нашим новым видео на Youtube канале, которое подготовила моя коллега Дарья Зайцева - руководитель направления обучения в PMLogix.
В видео Даша рассказывает, как быстро идентифицировать риски в проекте, оценить их степень влияния и вероятность наступления, а также разработать стратегию реагирования. Приятного просмотра!
Не забудьте подписаться и поделиться с коллегами
#Youtube #управление_проектами #бери_и_делай
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
YouTube
Управление рисками за 7 минут: поиск, оценка, реагирование #УправлениеРисками #УправлениеПроектами
Управление рисками и как это делать эффективно: как идентифицировать риски в проекте, факторы риска, оценка рисков, риск-менеджмент и подбор стратегий по реагированию.
🚀Помогаем реализовывать стратегии и повышать эффективность бизнеса за счёт успешного…
🚀Помогаем реализовывать стратегии и повышать эффективность бизнеса за счёт успешного…
May 15, 2024
Как сформировать требования к ИСУП, чтобы они отвечали целям организации и при этом не были избыточны?
💥 Делюсь нашим канвасом определения целей внедрения ИСУП: используйте его вместе с коллегами, чтобы определить требования к системе, сопоставив решаемую проблематику с целями внедрения. На фото выше - пример заполнения.
Напомню, что в этой статье вы можете подробнее почитать о целях автоматизации.
Как пользоваться канвасом?
1️⃣ Для каждой области внимания проекта зафиксируйте проблемы по трем целевым направлениям внедрения ИСУП
2️⃣ Зафиксируйте суть проблемы в поле «Описание проблем по аспекту»
3️⃣ Оцените важность каждой проблемы для организации в поле «Важность проблем», используя значения: ⚪️ - низкая важность, 🟡 - средняя важность, 🔴 - высокая важность
4️⃣ Оцените важность аспекта при внедрении ИСУП на основании количества проблем с высокой и средней важностью: если 🔴 2 и более в строке, важность высокая; если есть 1 🔴 или 2 и более 🟡, то важность средняя; если есть хотя бы 1 🔴 и 1 🟡 в одной строке, то важность также средняя.
Скачать наш канвас можно по этой ссылке. Не забудьте поделиться с коллегами!
#канвасы #ИСУП #бери_и_делай
Напомню, что в этой статье вы можете подробнее почитать о целях автоматизации.
Как пользоваться канвасом?
Скачать наш канвас можно по этой ссылке. Не забудьте поделиться с коллегами!
#канвасы #ИСУП #бери_и_делай
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
May 22, 2024
Друзья, напоминаю, что вместе с моим коллегой Павлом Алферовым мы разработали и регулярно обновляем нашу базу знаний БРИЗ, в которой вы найдете практические инструменты для управления проектами.
В прошлом месяце были добавлены следующие инструменты:
👉План мотивации команды: ответы на 5 ключевых вопросов, которые помогут грамотно выстроить систему мотивации всех участников проекта и сделать её прозрачной
👉Метод набегающей волны: позволяет сначала верхнеуровнево планировать проект и последовательно детализировать этапы по мере их приближения
Не забудьте поделиться с коллегами🔥
#бери_и_делай #бриз
В прошлом месяце были добавлены следующие инструменты:
👉План мотивации команды: ответы на 5 ключевых вопросов, которые помогут грамотно выстроить систему мотивации всех участников проекта и сделать её прозрачной
👉Метод набегающей волны: позволяет сначала верхнеуровнево планировать проект и последовательно детализировать этапы по мере их приближения
Не забудьте поделиться с коллегами🔥
#бери_и_делай #бриз
July 2, 2024
🔥Друзья, ловите удобную навигацию по моему каналу, чтобы быстро найти то, что вас волнует больше всего👇
📌Полезные посты на темы: #управление_проектами #управление_изменениями #управление_рисками #ресурсное_планирование #команда #методология #ИСУП #PMO
📌Экспертные лонгриды: #кейсы #статьи #гайды
📌Короткие видео и записи вебинаров: #вебинары #Youtube
📌Ежемесячная подборка лучших материалов: #дайджест_PMLogix
📌Практические инструменты: #бери_и_делай #канвасы
📌Обновления в нашей базе знаний БРИЗ: #бриз
📌О моем авторском методе управления проектами: #парацельсПМ
📌О наших образовательных программах и не только #обучение_PMLogix
А также #отзывы и #PMLogix с историями о клиентских кейсах.
Отличной пятницы и не забудьте поделиться с коллегами!
📌Полезные посты на темы: #управление_проектами #управление_изменениями #управление_рисками #ресурсное_планирование #команда #методология #ИСУП #PMO
📌Экспертные лонгриды: #кейсы #статьи #гайды
📌Короткие видео и записи вебинаров: #вебинары #Youtube
📌Ежемесячная подборка лучших материалов: #дайджест_PMLogix
📌Практические инструменты: #бери_и_делай #канвасы
📌Обновления в нашей базе знаний БРИЗ: #бриз
📌О моем авторском методе управления проектами: #парацельсПМ
📌О наших образовательных программах и не только #обучение_PMLogix
А также #отзывы и #PMLogix с историями о клиентских кейсах.
Отличной пятницы и не забудьте поделиться с коллегами!
July 26, 2024
🔥Делюсь новыми инструментами для построения эффективной работы проектной команды из нашей базы знаний БРИЗ, разработанной совместно с моим коллегой Павлом Алферовым:
📌План коммуникаций – помогает организовывать своевременное информирование заинтересованных сторон на протяжении всего проекта
📌Пользовательские истории (user stories) – помогает описывать функциональные требования на языке, понятном и клиенту, и разработчикам
По ссылкам выше найдёте подробное описание инструментов: как, когда и зачем их нужно применять.
Не забудьте поделиться с коллегами🤝
#бриз #бери_и_делай
📌План коммуникаций – помогает организовывать своевременное информирование заинтересованных сторон на протяжении всего проекта
📌Пользовательские истории (user stories) – помогает описывать функциональные требования на языке, понятном и клиенту, и разработчикам
По ссылкам выше найдёте подробное описание инструментов: как, когда и зачем их нужно применять.
Не забудьте поделиться с коллегами🤝
#бриз #бери_и_делай
August 5, 2024
Проектный офис как коллективный разум🐜
Слышали ли вы о таком понятии, как коллективный разум, который есть у муравейника? Каждый член команды (царица, добытчики, рабочие, хранители еды, врачи, няньки) точно знают, что они должны делать исходя из главной стратегической цели муравейника – обеспечения его жизнедеятельности. Их системе управления проектами (добыть и сохранить корм на случай дефицита еды, защититься от враждебных видов) можно только позавидовать.
Так причем здесь проектный офис?
Грамотно выстроенный проектный офис является тем самым коллективным разумом, который позволяет организации успешно выбирать и реализовывать нужные проекты с желаемым результатом. А точнее с помощью проектов помогать бизнесу быстрее и увереннее достигать стратегических целей. Однако разница между коллективным разумом и проектным офисом заключается в том, что первый существует от природы, а второй необходимо развивать за счет сбалансированной увязки элементов проектной деятельности (правила, ИТ-инструменты, структурные подразделения, органы управления, персонал).
🔥Сегодня делюсь с вами одним из своих прикладных инструментов, который положит начало системной трансформации вашего проектного офиса – этим канвасом я пользуюсь на своих сессиях по диагностике системы управления проектами и проектного офиса.
Канвас систематизации целей проектной деятельности👇
🎯 Направление 1: целесообразность
Цели этого направления помогают выбирать наиболее целесообразные для инвестирования и реализации проекты. Что предполагает отбор в портфель программ и проектов, приносящих наибольшую выгоду в соответствии со стратегическими целями компании.
Пример таких целей: повысить долю прибыльных проектов в портфеле, повысить маржинальность портфеля.
🎯 Направление 2: результативность
Цели этого направления связаны с уверенным получением результатов проектов, к которым вы стремитесь, соблюдением целевых параметров проектов (по срокам, бюджету, качеству, эффектам). Например, сокращение количества проектов с превышением бюджета или с отставанием по срокам.
🎯 Направление 3: эффективность
Цели этого направления связаны с повышением эффективности проектной деятельности за счет, например, бережного и продуманного использования ресурсов или сокращения сроков проектов. Пример такой цели: сокращение внутреннего бюджета внедрения типового проекта.
Если вы системно работаете с этими 3 направлениями, значит, в скором времени ваш проектный офис превратится в тот самый коллективный разум, который работает на развитие бизнеса.
Пдф канваса с подробным описанием каждого направления для заполнения целей можно скачать здесь.
Не забудьте поделиться с коллегами🤝
#канвасы #бери_и_делай
Слышали ли вы о таком понятии, как коллективный разум, который есть у муравейника? Каждый член команды (царица, добытчики, рабочие, хранители еды, врачи, няньки) точно знают, что они должны делать исходя из главной стратегической цели муравейника – обеспечения его жизнедеятельности. Их системе управления проектами (добыть и сохранить корм на случай дефицита еды, защититься от враждебных видов) можно только позавидовать.
Так причем здесь проектный офис?
Грамотно выстроенный проектный офис является тем самым коллективным разумом, который позволяет организации успешно выбирать и реализовывать нужные проекты с желаемым результатом. А точнее с помощью проектов помогать бизнесу быстрее и увереннее достигать стратегических целей. Однако разница между коллективным разумом и проектным офисом заключается в том, что первый существует от природы, а второй необходимо развивать за счет сбалансированной увязки элементов проектной деятельности (правила, ИТ-инструменты, структурные подразделения, органы управления, персонал).
🔥Сегодня делюсь с вами одним из своих прикладных инструментов, который положит начало системной трансформации вашего проектного офиса – этим канвасом я пользуюсь на своих сессиях по диагностике системы управления проектами и проектного офиса.
Канвас систематизации целей проектной деятельности👇
🎯 Направление 1: целесообразность
Цели этого направления помогают выбирать наиболее целесообразные для инвестирования и реализации проекты. Что предполагает отбор в портфель программ и проектов, приносящих наибольшую выгоду в соответствии со стратегическими целями компании.
Пример таких целей: повысить долю прибыльных проектов в портфеле, повысить маржинальность портфеля.
🎯 Направление 2: результативность
Цели этого направления связаны с уверенным получением результатов проектов, к которым вы стремитесь, соблюдением целевых параметров проектов (по срокам, бюджету, качеству, эффектам). Например, сокращение количества проектов с превышением бюджета или с отставанием по срокам.
🎯 Направление 3: эффективность
Цели этого направления связаны с повышением эффективности проектной деятельности за счет, например, бережного и продуманного использования ресурсов или сокращения сроков проектов. Пример такой цели: сокращение внутреннего бюджета внедрения типового проекта.
Если вы системно работаете с этими 3 направлениями, значит, в скором времени ваш проектный офис превратится в тот самый коллективный разум, который работает на развитие бизнеса.
Пдф канваса с подробным описанием каждого направления для заполнения целей можно скачать здесь.
Не забудьте поделиться с коллегами🤝
#канвасы #бери_и_делай
August 7, 2024
Нехватка ресурсов. Что делать?
На днях провел сессию ясности с руководителем проектного офиса, которая поделилась со мной насущной проблемой: от руководства компании постоянно прилетают новые большие задачи, но ресурсы проектного офиса сильно ограничены.
В условиях дефицита ресурсов проектному офису критически важно придерживаться жёсткой приоритизации собственных задач. И для того чтобы определить, что важно делать в первую очередь, используйте этот канвас систематизации целей проектной деятельности, который также поможет эффективно распределять имеющиеся ресурсы и конструктивно вести диалог с руководством компании🤝
На фото выше отзыв о сессии от Елены, которая поделилась со мной этой проблемой.
Напомню, что в августе у меня осталось только 1 бесплатное место на 60-минутную диагностическую сессию🔥
Максимально полезно для тех, кто хочет получить независимую оценку проектной деятельности и работы проектного офиса вашей компании, а также определить ключевые проблемы и ближайшие шаги по их решению.
📝Для записи отправьте слово ЯСНОСТЬ мне в Директ👉@Malakhov_Andrey
#отзывы #канвасы #бери_и_делай
На днях провел сессию ясности с руководителем проектного офиса, которая поделилась со мной насущной проблемой: от руководства компании постоянно прилетают новые большие задачи, но ресурсы проектного офиса сильно ограничены.
В условиях дефицита ресурсов проектному офису критически важно придерживаться жёсткой приоритизации собственных задач. И для того чтобы определить, что важно делать в первую очередь, используйте этот канвас систематизации целей проектной деятельности, который также поможет эффективно распределять имеющиеся ресурсы и конструктивно вести диалог с руководством компании🤝
На фото выше отзыв о сессии от Елены, которая поделилась со мной этой проблемой.
Напомню, что в августе у меня осталось только 1 бесплатное место на 60-минутную диагностическую сессию🔥
Максимально полезно для тех, кто хочет получить независимую оценку проектной деятельности и работы проектного офиса вашей компании, а также определить ключевые проблемы и ближайшие шаги по их решению.
📝Для записи отправьте слово ЯСНОСТЬ мне в Директ👉@Malakhov_Andrey
#отзывы #канвасы #бери_и_делай
August 15, 2024
Как адекватно оценить руководителей проектов❓
Как-то раз ко мне пришла крупная инвестиционная компания с запросом провести оценку компетенций их проектного персонала, но я отказался это делать. Не потому что мне не хотелось помочь клиенту, а потому что я понимал, что результаты такой оценки будут для него бесполезными.
Ниже расскажу, почему классические проектные ассесменты здесь не работают, а также поделюсь четырьмя китами адекватной оценки вашего проектного персонала.
1️⃣ Единая терминология и инструменты
Прежде чем проводить такую оценку, необходимо убедиться, что все ваши менеджеры используют единую терминологию и умеют применять стандартные инструменты. Например, декомпозировать план проекта на продукты, а дальше преобразовывать продукты в контрольные точки, календарные планы и т.д.
Часто оценить компетенции через тестирование невозможно, потому что кто-то из менеджеров говорит на языке PMBoK, кто-то на ГОСТ, а кто-то опирается на терминологию внутренней проектной методологии компании. И чтобы проверить знания менеджеров, прежде всего, нужно привести их к общему знаменателю по части терминологии и инструментов: у всех язык разный, а незнание языка не равно отсутствие необходимых компетенций.
И только после этого «выравнивания» с помощью базового обучения можно либо дать домашнее задание и проверить его, либо посмотреть, как менеджеры применяют те или иные инструменты проектного управления на практике, чтобы оценить, насколько они компетентны. Кстати, наш курс по управлению проектами “Бери и делай” отлично подходит и для новичков, и для тех, кому нужно выстроить единую языковую среду в организации.
2️⃣ Соблюдение проектной методологии
Понятно, что не всегда в компании есть такая методология – возможно, она не совсем актуальная или не полностью работоспособная, или представлена в виде отдельных шаблонов и правил. Но нужно выбрать те инструменты, требования и правила, которые считаются важными для реализации проектов в компании, и проверить проекты менеджеров на соответствие этим правилам.
Конечно, если некоторые правила не доносились как требования, то часто даже компетентные менеджеры могут такие правила обходить и не выполнять. Но тогда по результатам аудита ставится задача устранить найденные замечания, а если они по истечению согласованного времени не были устранены, то это уже красный флаг в отношении конкретных РП.
3️⃣ Результативность проектов
Здесь мы оцениваем достижение целей, выполнение бюджета, сроков, удовлетворенность заказчиков или команды проекта. Оценивать можно и в конце проекта, и по этапам, и в произвольный момент в середине. Например, используя метод оценки 360: отрейтинговать руководителей проектов и, как это делают в некоторых компаниях, 10% самых некомпетентных уволить, а также внедрить стимулирование в привязке к результату. Потому что нет никакого смысла оценивать компетентность тех менеджеров, которые неуспешно управляют проектами.
При этом нужно быть аккуратными, поскольку неуспешность проектов не всегда связана с компетенциями менеджеров и требует исследования причин. Тем не менее, для менеджеров, которые давно работают в компании, вполне работает подобная оценка по результатам.
Конечно, если руководитель принял «неблагополучный» проект у другого сотрудника, здесь нужно оценивать не успех проекта, а влияние менеджера на результаты после его назначения. То есть неуспех проекта не всегда равен эффективности конкретного менеджера, если у него было несколько предшественников или внешние неуправляемые им факторы.
4️⃣ Софт скиллс
Это проверка на умение анализировать и презентовать информацию, решать конфликты, вести убеждающие диалоги и переговоры. И проверяются такие навыки не проектной оценкой: есть управленческие ассесмент центры и деловые игры, которых вполне достаточно. К слову, проверку софт скиллс больше рекомендуется проводить для новичков, а для тех, кто уже успешно показал себя в работе (и в результативности, и в соблюдении методологии), такая оценка часто будет лишней.
Итоги ниже⬇️
#управление_проектами #бери_и_делай
Как-то раз ко мне пришла крупная инвестиционная компания с запросом провести оценку компетенций их проектного персонала, но я отказался это делать. Не потому что мне не хотелось помочь клиенту, а потому что я понимал, что результаты такой оценки будут для него бесполезными.
Ниже расскажу, почему классические проектные ассесменты здесь не работают, а также поделюсь четырьмя китами адекватной оценки вашего проектного персонала.
Прежде чем проводить такую оценку, необходимо убедиться, что все ваши менеджеры используют единую терминологию и умеют применять стандартные инструменты. Например, декомпозировать план проекта на продукты, а дальше преобразовывать продукты в контрольные точки, календарные планы и т.д.
Часто оценить компетенции через тестирование невозможно, потому что кто-то из менеджеров говорит на языке PMBoK, кто-то на ГОСТ, а кто-то опирается на терминологию внутренней проектной методологии компании. И чтобы проверить знания менеджеров, прежде всего, нужно привести их к общему знаменателю по части терминологии и инструментов: у всех язык разный, а незнание языка не равно отсутствие необходимых компетенций.
И только после этого «выравнивания» с помощью базового обучения можно либо дать домашнее задание и проверить его, либо посмотреть, как менеджеры применяют те или иные инструменты проектного управления на практике, чтобы оценить, насколько они компетентны. Кстати, наш курс по управлению проектами “Бери и делай” отлично подходит и для новичков, и для тех, кому нужно выстроить единую языковую среду в организации.
Понятно, что не всегда в компании есть такая методология – возможно, она не совсем актуальная или не полностью работоспособная, или представлена в виде отдельных шаблонов и правил. Но нужно выбрать те инструменты, требования и правила, которые считаются важными для реализации проектов в компании, и проверить проекты менеджеров на соответствие этим правилам.
Конечно, если некоторые правила не доносились как требования, то часто даже компетентные менеджеры могут такие правила обходить и не выполнять. Но тогда по результатам аудита ставится задача устранить найденные замечания, а если они по истечению согласованного времени не были устранены, то это уже красный флаг в отношении конкретных РП.
Здесь мы оцениваем достижение целей, выполнение бюджета, сроков, удовлетворенность заказчиков или команды проекта. Оценивать можно и в конце проекта, и по этапам, и в произвольный момент в середине. Например, используя метод оценки 360: отрейтинговать руководителей проектов и, как это делают в некоторых компаниях, 10% самых некомпетентных уволить, а также внедрить стимулирование в привязке к результату. Потому что нет никакого смысла оценивать компетентность тех менеджеров, которые неуспешно управляют проектами.
При этом нужно быть аккуратными, поскольку неуспешность проектов не всегда связана с компетенциями менеджеров и требует исследования причин. Тем не менее, для менеджеров, которые давно работают в компании, вполне работает подобная оценка по результатам.
Конечно, если руководитель принял «неблагополучный» проект у другого сотрудника, здесь нужно оценивать не успех проекта, а влияние менеджера на результаты после его назначения. То есть неуспех проекта не всегда равен эффективности конкретного менеджера, если у него было несколько предшественников или внешние неуправляемые им факторы.
Это проверка на умение анализировать и презентовать информацию, решать конфликты, вести убеждающие диалоги и переговоры. И проверяются такие навыки не проектной оценкой: есть управленческие ассесмент центры и деловые игры, которых вполне достаточно. К слову, проверку софт скиллс больше рекомендуется проводить для новичков, а для тех, кто уже успешно показал себя в работе (и в результативности, и в соблюдении методологии), такая оценка часто будет лишней.
Итоги ниже
#управление_проектами #бери_и_делай
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
August 21, 2024
Делюсь канвасом силы проектного офиса, который я использую на своих сессиях ясности. С помощью этого инструмента можно быстро определить, какие факторы каждой из сил у вас присутствуют, а какие необходимо развивать, чтобы сделать проектный офис сильным звеном, работающим на успех проектов и достижение стратегических целей компании.
Листайте выше, чтобы прочитать подробное описание факторов каждой силы. Это мой авторский материал, который вы не найдете больше нигде⚡️
При работе с канвасом используйте стикеры разных цветов, обозначающие слабые и сильные стороны каждого блока с силой. Подобная визуализация поможет в дальнейшем создать стратегию по укреплению позиции вашего проектного офиса в компании.
#канвасы #бери_и_делай #PMO
Листайте выше, чтобы прочитать подробное описание факторов каждой силы. Это мой авторский материал, который вы не найдете больше нигде
При работе с канвасом используйте стикеры разных цветов, обозначающие слабые и сильные стороны каждого блока с силой. Подобная визуализация поможет в дальнейшем создать стратегию по укреплению позиции вашего проектного офиса в компании.
#канвасы #бери_и_делай #PMO
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
Please open Telegram to view this post
VIEW IN TELEGRAM
August 28, 2024