Секрет бессмысленных совещаний

Работа управленца напрямую связана с большим количеством встреч и совещаний. При этом возникает соблазн приходить на них без подготовки: там будет много других людей, они что-то расскажут, и как-нибудь проведем встречу.

Судьба любит иронию — поэтому такая встреча обязательно пройдет «как-нибудь». Без решений, с большим количеством потраченного времени, а иногда и эмоций. Поэтому я пришел к тому, что лучше к встречам готовиться.

Заранее понять цель встречи - что должно быть у всех участников по её окончании? Кстати, по опыту, это вопрос, которым до встречи задается примерно никто ))

Важно заранее понимать состав участников встречи и их интересы. Это даст возможность подготовить необходимые материалы и определить удобный для всех формат. Ведь если на встрече, требующей принятия решения о бюджете проекта не будет человека, обладающего такими полномочиями, то встреча автоматически становится бессмысленной. И можно сэкономить большое количество времени просто отказавшись от неё, либо переведя её в электронный формат (например, обсуждение в чате). А встреча, на которой нужно подвести итоги проекта, без подготовленной заранее презентации и цифр с достигнутыми KPI проекта превратится в болтовню. Хорошо ещё, если её результатом станет решение подготовить презентацию и итоги проекта в цифрах )). Но потерянное всеми участникам время не вернется.

У встречи обязательно должен быть ведущий. Он отвечает за то, что встреча состоится, пройдёт конструктивно и закончится принятыми решениями. Которые лягут в протокол встречи. А протокол будет доступен всем участникам.

Но есть и ещё один подводный камень. Большинство встреч заканчивается протоколом. «И что здесь плохого?», скажете вы. Я тоже раньше так думал, пока не начал анализировать хромающую эффективность работы команд. Вывод оказался прост. Результатом встречи должен стать не протокол, а исполнение всех решений, зафиксированных в нём.

Почему же протоколы не исполняются? Это уже совсем другая история, про контроль и «коллективную» ответственность.

А как вы решаете проблему бесполезных совещаний?

Скрипты продаж — прошлый век

Несмотря на то, что у меня на телефоне активировано сразу несколько защит от спама, периодически прорываются звонки от желающих что-то предложить или продать.

Кроме спама от роботов иногда звонят живые люди. И вот что интересно - в 2025 году они используют те же скрипты продаж, которые я применял еще в начале 2000-х будучи начинающим специалистом. "Я бы хотела поговорить о задачах, которые вы решаете", "Я бы хотел предложить рассмотреть ..." и т.д.

Понимаю, что это проблема системы продаж, и не исполнители ее построили. Поэтому отвечу руководителям таких систем через свой канал.

На дворе 2025 год. Применяя такие подходы, за 20 лет намозолившие всем глаза и уши, ничего, кроме раздражения клиентов (даже лояльных) вы не получите.

Звонит компания, клиентом которой я являюсь, с вопросом "Чем мы можем быть вам полезны?". Ау, ребят. Сейчас всё в цифре — посмотрите мой опыт использования, посмотрите, что меня интересует в вашем продукте, какие у меня есть ошибки в работе, какими возможностями я не пользуюсь, но они мне актуальны. И сделайте адресное предложение с учетом ваших знаний о клиенте. Не знаете/не умеете анализировать пользовательский опыт на большом объеме клиентов - GPT вам в помощь.

Шаблонные скрипты продаж — прошлый век. В прямом и переносном смысле.

Про принципы управления

В отличие от скриптов из предыдущего поста, принципы управления проверены веками и не устаревают.

Пять важных принципов хорошо описаны в посте Владислава Балина (gaperton) из старого доброго ЖЖ. Кратко процитирую.

1. Руководитель должен быть компетентен в предмете управления

2. Руководитель должен демонстрировать личным примером то, что требует от других

3. Руководитель должен проявлять заботу о подчиненных

4. Сотрудники должны понимать неотвратимость контроля

5. Задача должна быть обеспечена ресурсом для её выполнения

Владислав, кстати, автор широко известной в узких кругах книги «Защита от тёмных искусств», которая рассказывает о том, как выживать в больших корпорациях. Как человек, работавший в таких структурах и читавший упомянутую книгу - полностью согласен с написанным в ней.

А какими принципами вы руководствуетесь в своей работе?

Хорошая иллюстрация мышления начинающего управленца/предпринимателя от Павла Гительмана.

Кто уже ходил по таким граблям - 💯
Кто избежал и сразу начал делегировать - 😎

Мой опыт говорит о том, что настоящий управленец (помимо прочего) должен владеть логикой, уметь анализировать и понимать причинно-следственные связи и дружить с цифрами. Причем всё это одновременно. Если хотя бы одна из вышеперечисленных компетенций будет завалена, жди результат из приложенного мема.

К чему приводит «вежливость» в коммуникации

Уверен, каждый сталкивался с ситуацией, когда нужно выстроить коммуникацию с новым / значимым / высокопоставленным собеседником. Включается логика «как бы на обидеть» и диалоги становятся похожими на такие:

Иван Иванович, подскажите пожалуйста, будет ли удобно, если я отправлю вам информацию на почту? Или лучше отправить в телеграм? А вообще я могу даже распечатать и привезти вам.

Ольга Дмитриевна, как бы вам хотелось получить информацию о нашей компании, в виде презентации или справки? Как удобнее её вам отправить?

Чтобы понять, где «грабли» такого подхода, достаточно представить себя на месте вашего собеседника. Как ощущения, когда к вам так обращаются?

Как человек, побывавший по обе стороны подобной коммуникации, могу выделить следующие проблемы, возникающие при таком формате общения.

1. Вы сразу ставите себя в позицию «снизу», что усложняет ведение диалога, далее к вам могут относиться без должного уважения (и вы сами спровоцировали такое отношение)

2. Вы заставляете собеседника тратить время, чтобы продраться сквозь ваши словесные вирши и понять, что от него требуется

3. Вишенка на торте — вы заставляете собеседника напрягаться и делать не нужный для него выбор. Что вызывает раздражение по отношению к вопрошающему, т.е. к вам. И очень часто вопросы с выбором остаются без ответа. «Чтобы подготовить ответ — нужно подумать. Чтобы подумать — нужно время, а сейчас времени у меня нет. Подумаю потом (если вспомню)» - примерно такие мысли возникают в голове вашего визави.

Как быть?

Писать кратко и емко, выделять суть обращения.

Если предлагать выбор, то сопровождать его своей рекомендацией: «Я могу отправить информацию о компании вам на почту или в телеграм. Давайте начнем с телеграма, так она будет всегда под рукой».

Быть уважительным, но равным.

И помнить: «относись к другим так, как хочешь, чтобы относились к тебе».

Кто тут дирижер? Или почему при наличии индивидуальных результатов общий результат хромает?

Была у вас ситуация, когда все подразделения отчитываются о выполнении своих планов, при этом ваш результат, как управленца, не достигнут? Как так получается, что все сотрудники молодцы, получают премии, а управленец - выговор?

Представьте оркестр. Каждый музыкант — профессионал: скрипач виртуозно играет свою партию, пианист безупречно исполняет свои аккорды, трубач выдает идеальные ноты. Но если дирижер не объединит их в единое звучание, вместо гармонии получится какофония. То же самое происходит в команде, когда управленец ставит задачи, но не объясняет, как они связаны с общей целью.

Проблема часто кроется в отсутствии контекста в работе коллег. Управленец дает задачу, но не погружает сотрудников в общую картину. Каждый видит только свой кусочек работы, но не понимает, зачем это делается, как его действия влияют на результат и что происходит у коллег. В итоге каждый делает своё, но общая цель не достигается.

Пример: вы поручили отделу маркетинга запустить рекламу, отделу продаж — увеличить конверсию, а продукту — доработать функционал. Все работают, но маркетинг привлекает не тех клиентов, продажи не могут их закрыть, потому что продукт не готов, а продукт дорабатывает то, что сейчас не нужно рынку. В итоге каждый сделал свою работу, но общий результат не достигнут.

Чтобы понять, почему так происходит, представьте себя на месте исполнителя (например, маркетолога), который получил задачу: «Привлечь 100 заявок». Что вы будете делать? Скорее всего, начнете думать, как выполнить задачу: настроить рекламу, запустить рассылку, провести акцию. Возможно, у вас в момент постановки задачи даже возникнут вопросы: почему именно 100 заявок? Заявки от какой целевой аудитории привлекать? Что дальше будет происходить с этими заявками? Кто их будет обрабатывать? Как они повлияют на общий результат? Но далеко не каждый из маркетологов отважится их задать. А если эти вопросы не прозвучат и ответы на них не поступят, то исполнитель привлечет вам 100 заявок, после чего прибежит продажник с возгласом «Маркетинг опять некачественные заявки привел!»

Управленец — это дирижер. Его задача не только ставить задачи, но и объединять усилия команды, чтобы каждый понимал, как его работа влияет на общий результат. Без этого даже самые талантливые исполнители не смогут создать гармонию и принести необходимый результат. Поэтому если вокруг вас одни «красавчики», выполняющие собственные KPI, при этом ваш KPI трещит по швам - вы знаете, что делать.

А вы погружаете в контекст коллег, перед тем как начинать новые проекты / задачи?

Энтропия: почему всё стремится к разрушению и как с этим бороться

Энтропия — это фундаментальный закон природы, который гласит: любая система, предоставленная самой себе, стремится к разрушению. Если не предпринимать никаких действий, то металл быстро ржавеет, механизмы изнашиваются, а живые организмы болеют и стареют. То же самое происходит и в бизнесе: без постоянного внимания руководителя любая компания или команда начинает терять эффективность.

Но как это проявляется в работе? Следствием энтропии становится то, что система, оставленная без присмотра, входит в режим энергосбережения. Сотрудники начинают думать: "Зачем что-то делать, если можно этого не делать?" С них никто не спрашивает за результат, нет ни кнута, ни пряника. Процессы замедляются, инициатива угасает, а качество работы падает. Это не лень и не саботаж — это естественная реакция системы на отсутствие контроля и четкого вектора развития.

Задача управленца — противостоять энтропии. Но это не значит, что нужно заниматься микроменеджментом или давить на команду. Наоборот, важно выстроить процессы так, чтобы они были оптимальными и удобными для исполнителей. Когда для того, чтобы достичь результат, нужно сделать минимум шагов (привет, бюрократия корпораций!).

Когда процессы выстроены правильно, система перестает сопротивляться и высвобождает энергию и время руководителя. Контроль становится не обузой, а естественной частью работы.

Хотел привести очередной пример, но вижу, что мои посты уже превращаются в многабукав. Поэтому пойдемте в комментарии, там обменяемся опытом 👇

Ожидание - реальность

Вся жизнь начинающего руководителя похожа на знаменитый мем. Вспомните свои эмоции, когда слышите такое:

— Почему не запустили в рекламу пост?
— Я думал мне только опубликовать нужно было…

— Где отчет о проекте?
— Так в чате же писал, что мы сделали, я думал этого достаточно…

Чтобы выйти из мема замкнутого круга, достаточно изменить собственные ожидания. А именно — в любой момент времени быть готовым ко всему. Не удивляться тому, что сотрудники не могут прочесть твои мысли.

Мой опыт привел меня к таким выводам:

— Хочешь, чтобы все публикации в проекте продвигались - организуй рабочий процесс таким образом, чтобы это стало обязательным требованием.

— Хочешь, чтобы тебе приходили отчеты по проекту, организуй этот процесс, а не жди, что сотрудник сам догадается.

Как только принимаешь это правило и меняешь свой подход к ожиданиям — жизнь начинает играть новыми красками. Эмоций в работе становится гораздо меньше, а конструктивной работы и результатов — больше.

Новое - хорошо забытое старое

Для тех, кто никогда не смотрел подборку роликов «Хитрожопый менеджмент» от @sibirix, крайне рекомендую. Вспомнил про нее сегодня, когда на рабочий вопрос «К какому сроку будет результат?» получил ответ «ну я сейчас еще пару моментов доделаю...». Начать можно прямо с первого ролика, а весь плейлист доступен по этой ссылке.

Видео записано 8 лет назад, но актуальность его не пропала. Вечные знания ))