Мотивация на долгосрочном проекте

Жили да не тужили, как вот уже год вашему проекту стукнуло. Процессы настроены, кастомеру нравится на вас деньги тратить, команда облюбовала для тимбилдингов пивную неподалеку. В рутине и спокойствии может просесть мотивация, интерес к проекту, а этого никому не хочется. Унылый дев-лид - хуже богохульника, без сомнений. Вернуть тонус помогут:

- Генерация идей по улучшению продукта;

- Фидбек от менеджмента вашей компании;

- Новости с прода, репорты, планы от клиента (регулярный фидбек и без того маст хэв!);

- Смена задач, технологий, делегирование ответственности. Фронтендеры берут простые задачи бека, тестировщики описывают стори и т.п.;

- Командировка;

- Семинары внутри команды;

- Общение напрямую с заказчиком;


Друзья, пришлите мне в лс какие мотиваторы сработали у вас, самые интересные опубликую на канале.

Wiki

Бьюти-блогеры рассказывают какая косметика у них в сумке, я вам покажу что у меня на вики. Не Библия конечно, но полезной инфы тоже хватает. Структура, без специфичных страниц, выглядит так:

General
Team, roles, responsibilities  
   Retrospectives
   Risks
   Sprint reports
   Release notes
   Non-functional requirements
   UX personas
   DOD
   DOR
   JIRA flow
   Audits
Personal meetings

Dev
   Architecture & Technologies
   Environments
   Code guidelines
   Build versions
   Gitflow
   Deployment guide
   Builds (Jenkins)

QA
   Credentials
   Performance tests results
   Integration tests
   Test plan
   Reports

Договоренности надо фиксировать, иначе, считайте, их нет. Большая часть этого списка про договоренности. Например, есть страница Code guidelines - значит все пишут более-менее одинаковый код (необходимое, но не достаточное условие). Или Environment - команда знает какие серваки существуют и для чего используются. Конечно, договоренности надо проверять (и записывать на страницу Audits), но это уже другая история.

Главный скилл менеджера

Фундаментальный навык ПМа и, по совместительству, самое сложное в его работе - коммуникации. Смертный вряд ли сумеет заменеджить проект, не умея договариваться. Настроить джиру или сделать понятный репорт сможет любой, скажем, подписавшись на полезный канал в телеграмме 😜. А вот объяснить дев лиду в чем он неправ, при этом не только не поругаться с ним, а мотивировать поменяться - талант от боженьки. Кстати, еще круче будет, если дев лид сам придет к этой мысли в ходе разговора с вами.

Прокачаться в коммуникациях нереально сложно. Хорошая новость в том, что некоторым это удается. Универсального рецепта, конечно, не существует. Постарайтесь быть приятным человеком, почитайте пару молитв и книг по теме, вот хотя бы этих:

1. Трудные диалоги: Что и как говорить, когда ставки высоки. (Гренни, Макмиллан)

2. Как пасти котов (Рейнвотер)

3. Статьи о конструктивном общении и алгоритме решения проблем (Орлов).

Подборка каналов о PM

В телеграмме не так много каналов об управлении проектами, вот самые классные:

@scrummasters - заметки про скрамчик, много практики;

@psilonsk - рассуждения о тонких, глубоких штуках в управлении;

@realtoktok и @teamleading - мощнейшие советы, хаки для PM\SM;

@lovely_it_hell - проблемы менеджмента глазами head of R&D;

@pmwithloveandsqualor - канал Даши похож на радио, там все сразу, вперемежку с личным, но некоторые посты цепляют;


Другое:

@docops - как вести документацию, но не служить Сатане. Рекомендую аналитикам.

@AgileBelarusCom - чат о гибких методологиях, можно не стесняться задавать вопросы любого уровня, на все ответят. Порой поражаюсь когда эти люди успевают работать 😎. 

Делайте проект так, как продакты делают свои продукты. Темы схожие, много полезной инфы нахожу на @ruspm и на легендарном @proproduct.

​Гаджет Sprint Health

Jira dashboard вытягивает проектные данные и строит по ним простые, наглядные репорты (гаджеты) на одной странице. С их помощью вы моментально будете в курсе того, как идут дела. Если еще не используете дэшборд - начните сегодня.

Хотите за полсекунды понять пора ли вашему спринту вызывать священника – бросьте взгляд на Sprint health гаджет. Он показывает:

- сколько дней спринта прошло\осталось. Помогает, если вы отлично провели вчерашний вечер 🍸

- сколько Story Points в open\in progress\done. В связке с предыдущим пунктом можно прикинуть успеете ли сделать запланированное.

- изменение скоупа, на сколько отклонились от первоначального плана (добавили\убрали стори);

- blocked\flagged тикеты. Этим, вероятно, нужно пристальное внимание;


Короче, самое важное что надо знать про спринт есть тут. Усилий по апдейту не требует, всю инфу считает автоматом. Кстати, почти все цифры кликабельные – открываются джира фильтр при нажатии.

​Релизный чеклист

На всех проектах своя специфика, договоренности и блабла. Вот только проблемы с релизами часто одни и те же. Попробую сделать универсальный чек-лист, который подойдет почти всем:

https://telegra.ph/Reliznyj-chek-list-09-03

Если вы пушите в мастер по 6 раз в день, список будет сильно короче.

Все мы грешники и наверняка я что-нибудь забыл. Друзья, пришлите мне в лс, что бы вы добавили к этому списку, запощу в канал самые огненные айтемы.

​Пирамида усвоения информации

Ютуб круче Библии. Ученые доказали что смотреть видео эффективнее, чем читать, с точки зрения скорости получения знаний. Остальные методы обучения они тоже исследовали и визуализировали в виде пирамиды усвоения информации (Learning Pyramid).

Как это использовать:

1. Просто читать уже мало, пробуйте на практике все что заинтересовало.

2. Обсуждайте проблемы с коллегами внутри компании или в коммьюнити.

3. Проводите обучающие семинары для новичков, чтобы систематизировать свои знания. Скажу по-секрету, телеграмм канал я завел именно для этого 😉.

Интро к ретре

Norman Kerth, апостол ретроспектив, придумал такую мантру:

Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job he or she could, given what was known at the time, his or her skills and abilities, the resources available, and the situation at hand. 

Повторяйте ее команде перед началом ретры. Смысл в том, чтобы не искать виноватых, а искать улучшения. Не бойтесь сказать что кто-то неправ. При этом важно подбирать правильные слова, чтобы не обидеть человека. Заканчиваю такой хохмой:

Девушки говорят: парни не телепаты и не понимают намеков. Я продолжу: никто не телепат. Ваши идеи только у вас в голове, пока не озвучите их ничего не изменится. Если чего-то хотите - идите и скажите об этом.

Клиент продавливает сроки

Когда заказчик ставит недостижимые сроки, есть пара приемов, которые помогут вам вписаться в них:

1. упростить фичу;

2. упростить разработку (говнокод, выбросить юнит-тесты и т.д.);

3. добавить людей или распараллелить работу;

4. урезать качество;

5. овертаймы;

Иногда этого недостаточно, при этом сроки все еще гневают всевышнего. На этот случай вот вам цитата из книги "Мифический человеко-месяц":

Для программиста, как и для повара, давление со стороны хозяина может определять запланированный срок завершения задачи, но не может определять время ее фактического завершения. Омлет, обещанный через две минуты, может успешно жариться, но если через две минуты он не готов, то у клиента есть две возможности: ждать еще или съесть его сырым.

У повара есть еще одна возможность: добавить жару. В результате омлет часто оказывается безнадежно испорченным: горелым с одного края и сырым — с другого.

Budget forecast

Обычно на проектах с почасовой оплатой (T&M) или выделенной командой (Dedicated team) в начале каждого месяца высылают инвойс на оплату. Блаженные менеджеры повышают прозрачность, высылая вместе с ним прогноз затрат на будущий месяц.

Такая инфа будет полезна клиенту при планировании бюджета. Уж точно не придет ему в голову спросить “а че так много?”, получив очередной инвойс.

Не ленитесь отправлять сумму, даже если у вас постоянно работает одна и та же команда. Цифра может отличаться на 10-20% за счет отпусков и количества рабочих дней в месяце.

Icebreaker

Хорошая ретроспектива это больно. Мало кто умеет безопасно доносить критику и тем более принимать ее. Поэтому прежде чем сыпать соль на рану, растопите лед ❄️

Icebreaker это упражнение-игра на 10-20 минут. Его делают перед началом ретроспективы, чтобы отвлечь сотрудников и вынуть из рабочего контекста. Люди любят играть и быстро переключаются на что-то интересное. Человек расслабляется и более спокойно переносит критику, которая будет в основной части ретроспективы.

Суть игры может не относиться к спринту, но должна приносить что-то полезное.

Пример 1. Каждый пишет пару личных вопроса любому коллеге, тот зачитывает их и отвечает. Так вы узнаете что Дима любит старые тачки, а Саша рыбак.

Польза: новая команда быстрее срабатывается.

Пример 2. Объяснить инопланетянину что такое открытка. Каждый пишет описание, потом сравнивают результат вместе, находят разночтения.

Польза: важно детально описывать требования, договоренности.

Пробуйте каждый раз новые упражнения, чтобы команде было любопытно. Вот тут много готовых идей.

Айсбрейкер может быть канвой все ретроспективы, например sailboat или emotional seismograph.

«Пиши, сокращай» 🔪

Прочитайте эту книгу, если работаете с текстом - письма, документация, требования и т.д. Для аналитиков - маст хэв. Авторы учат писать в информационном стиле:

- думать о цели текста;

- структуре;

- быть последовательным;

- избавляться от оценок и мусора;

Каждая идея подкреплена понятными примерами. Отдельная глава посвящена тексту в рекламе. Будет про резюме, молодую, динамично развивающуюся компанию профессионалов ("о нас"), рассказ о продукте. Маркетологи и продакты - вам сюда.

Есть в книге одна спорная мысль - "не сглаживайте углы". ПМам нельзя принимать ее на веру. Умейте признавать свои грехи, но старайтесь сохранить лицо.

Для тех, кто читал книгу тоже есть хорошие новости. Те же авторы недавно выпустили "Новые правила деловой переписки", вот тут обзор.

Pocket

Едете в метро на любимую работу, скролите ленту а там обещают увеличить ваш velocity на 3 стори поинта за месяц😱. Предвкушаете мощный лонгрид, но на следующей выходить. Не хочется упускать полезный контент, а если не сохранить его до лучших времен, то анафема неизбежна. Скопировать урл статьи и сохранить в google keep долго и неудобно. Благо существует более элегантное решение - pocket.

Работает он просто. На каждом сайте есть блок с шэйринговыми кнопками. В их списке ищите иконку покета. Нажимайте поделиться и статья сохранится в список to read, вроде беклога. Возвращайтесь к нему, когда будет время и читайте христа ради. У сервиса есть веб-версия и мобильное приложение, которое кеширует статьи, так что их можно прочитать даже без интернета. Лайк!

К сожалению, не на всех сайтах есть кнопка "сохранить", например на медиуме она отсутствует. Проблему решает плагин для Хрома "Save Pocket". После его установки, нажимаете правой кнопкой на любой странице, выбираете "Save to Pocket", и страница сохраняется в ваш список.

Критерии успешности проекта

У каждого ПМа есть босс, перед которым тот отвечает за успех проекта. Очень круто, если у них есть возможность встретиться раз в неделю и обсудить как идут дела. Так или иначе, на таком мите будут затронуты следующие темы (они же критерии успешности проекта):

📌Основные:

- Сроки

- Бюджет

- Скоуп

- Качество

- Удовлетворенность клиента


📌Дополнительные:

- Удовлетворенность команды

- Финансовые показатели (клиент вовремя платит, команда рентабельна)

- Процессы + технологии

- Апсейл

Команда не вкладывается в оценки

Эстимейты - бич всего софтваре девелопмента. Давать точные оценки и попадать в них сложно. Горюют клиенты, плачет команда, матерится менеджмент. ПМу тоже можно погрустить, но лучше что-нибудь предпринять. Чтобы исповедоваться реже попробуйте следующие благодетели:

- детализировать требования. Чем четче сформулирована задача, тем точнее оценка;

- дробить фичи мельче. Оптимально 1-4 дня;

- разбивать фичи на задачи (декомпозиция). Выделяйте таски на бекенд, фронтенд, тестинг, и т.д. Максимум 1.5 дня на каждую. Если не выходит меньше - см. пункт 1;

- делать прототипы\инвестигейты на сложные фичи;

- проводить ретры, обсуждать причины вылетов с командой;

- привлекать внешних спецов, если не хватает экспертизы;

- закладывать средний вылет в будущие оценки;

- трекать успеваемость (оценка vs фактические затраты) по каждому члену команды. Доносить на 1-1 митингах;

- менять ребят, которые много и часто вылетают (>60% за 3-6 месяцев);

Вылет в 20-30% считается допустимой нормой, его стоит закладывать в начальную оценку. Берегите себя и свои эстимейты.

​Гаджет time sheet

Используйте этот гаджет для:
- отслеживания прогресса по задачам;
- составления отчета по бюджету;
- таймтрекинга сотрудников;

как это работает:

Сделайте правилом логать время перед стендапом и выставлять при этом remaining estimate в задачах. Цифра обновляется автоматически, когда логаешь часы. Усилия потребуются, только если намечается вылет из оценки. Разработчик будет заранее думать сколько ему осталось на таск и приходить на стендап подготовленным. Так сэкономите время на вытягивание ответа "сколько осталось на задачу?". 

С бюджетом все просто - выгружаете в эксель данные за месяц/неделю и можно слать в небесную канцелярию (аккаунтинг, клиент, зависит от ваших процессов).

Вася отработал 6.5 часов в понедельник? Увидите в таблице, возьмете на карандаш, теперь полторашку должен.

Icebreaker на эмпатию

Что такое icebreaker и зачем нужен.

Реквизит: доска, 1 маркер и 1 стикер на каждого члена команды. Заранее нарисуйте на доске 6 ликов со следующими эмоциями: грусть, злость, стресс, радость, энтузиазм, спокойствие.

Вначале упражнения попросите каждого участника написать свое имя на стикере. Этот стикер нужно повесить рядом с эмоцией, которую сотрудник испытывает по отношению к прошедшему спринту. Желательно, чтобы человек сам сделал это, так вовлеченность будет выше.

После того как все стикеры развешены, обсудите общее положение дел. Каждый член команды пытается предположить почему его коллега чувствует себя именно так. Если версия оказалась правильной - отлично, двигаетесь дальше, если нет - непонятый сотрудник поясняет свои чувства. Такой обряд повышает сплоченность, эмпатию команды, человек чувствует что его проблемы заметны другим.

Импульсивные решения

Все смертные иногда лажают, порой даже по-крупному. Иной раз настолько глупые и фатальные ошибки, что сдерживать эмоции невозможно. Боженька советует все-таки держаться, ведь гнев - один из смертных грехов. Крик вряд ли решит проблему, а человек расстроится и запомнит.

Импульсивные решения деструктивного характера откладывайте хотя бы на пару часов, а еще лучше до завтра. Кровь остынет, ярость пройдет, останутся факты. Работайте с фактами, а не с эмоциями.

Как повышать зарплату 💰

Раз полгода-год проводят перфоманс ревью, где дают фидбек и обсуждают зп. Если сотрудник вырос со времени последней встречи, праведный начальник поднимет ему зарплату сам. Иногда этого не случается, хотя чувство роста у сотрудника есть. В таком случае можно перечислить свои достижения за прошедшее время, например:

- научился новым навыкам, которые помогают в работе;

- провел обучающий тренинг для коллег в отделе;

- улучшает процессы в компании;

- растит людей в своей команде;

- прошел сертификацию, получил почетный сан;

- развивает аккаунт, помогает клиенту;

- выросла команда = выросла нагрузка, не пострадало качество;

- допродал людей / новый проект;

Возможно, начальник не заметил достижений и передумает. Если заслуг немного, есть повод задуматься, а за что поднимать зп? Стоит быть честным и помнить, что никто не платит за стаж, а только за конкретные умения и их рост. 

Если зарплату не увеличивают, можно спросить: "что мне нужно делать, чтобы зарабатывать больше?". Нормальный босс даст план, по которому можно расти и готовиться к переговорам на следующем перфоманс ревью.

и еще про зарплату

Звонил боженька, просил добавить к предыдущему посту:

💰Знайте свою цену. Спрашивайте у рекрутеров вилку зп, когда они пишут в линкедине, даже если не ищете работу. Некоторые не ответят, но не сдавайтесь легко. Апеллируйте ко времени, которое можно сэкономить рекрутингу и вам.

💰Ходите на собесы раз в год, даже если не собираетесь менять место работы. Будете в курсе кого хотят на рынке и за сколько.

💰Не говорите своих ожиданий по зарплате, пока работодатель не озвучит свои. Это первое правило, которому учат на всех переговорах.

💰Второе правило - не соглашайтесь на первое предложение. Не стесняйтесь говорить о деньгах и улучшать свои условия.

💰Обсуждать можно не только зп, но и другие перки: дни отпуска, бонусы, всякого рода компенсации, кресло Herman Miller, наконец.

💰Даже если зарплату подняли, не забудьте узнать что надо прокачать к следующему ревью.

Personal meetings, часть 1

Как ни агитируй говорить о проблемах, о некоторых можно узнать только поговорив с человеком лично. Кто-то стесняется, кто-то боится, кому-то просто лень. Посему, раз в пару месяцев, надо ходить на персонал митинги, как на исповедь. Это формат встреч с каждым сотрудником 1 на 1, где менеджер дает и получает фидбек. 

Желательно, чтобы кто-то из крутых программистов, у которых есть задача развивать народ, проводил аналогичные митинги по технической части. Двумя такими встречами покрываются развитие софт и хард скиллов прихожан.

Структура:

- что было хорошо, что можно улучшить (фидбек от сотрудника);

- что было хорошо, что можно улучшить (фидбек от менеджера);

- ставим задачи, исходя из 1 и 2;

- планируем развитие в рамках проекта, новые обязанности (при желании сотрудника);

- смотрим вылеты за эстимейты, разбираем почему случились;

- золотая коллекция вопросов;

Главная задача менеджера на персонале - узнать об проблемах/эмоциях/ожиданиях сотрудника и помочь скорректировать их. 

Во второй части будет та самая коллекция вопросов и несколько хороших практик. Не переключайтесь.☝️