Бережливое производство в архиве. Сотрудники Государственного исторического архива запустили очередной проект!
Государственный исторический архив Сахалинской области в 2023 году продолжает усовершенствовать работу всех служб учреждения в рамках концепции «бережливого производства». Как известно, она заключается в постоянном стремлении организации к устранению всех видов потерь, снижающих ценность предоставляемых услуг и выполняемых работ в глазах потребителя, выявление проблемных зон и поиск способов их устранения. Достижение высокой организации труда позволяет высвободить ресурсы, которые ранее пропадали «впустую» (трудозатраты работников, занятые помещения, расходные материалы, время и др.), и тем самым увеличить результативность труда.
Сотрудники отдела комплектования Архивного фонда Сахалинской области провели анализ своей работы и разработали проект по оптимизации процесса проведения работ по научно-технической обработке документов и формирования показателей отчетности.
Научно-техническая обработка документов (НТО) – комплекс работ по упорядочению документов, включающий проведение экспертизы ценности документов, формирование архивных документов в единицы хранения (дела), подшивку или переплет дел, нумерацию листов дел, оформление обложек, составление внутренних описей и заверительных листов, составление описей дел, научно-справочного аппарата к документам фонда и др.
В ходе работы над проектом была оптимизирована организационная часть процесса проведения работ, удалось добиться сокращения времени на этом этапе более, чем на 47%. Применение современных возможностей коммуникации с помощью электронных таблиц ресурса Яндекс документы значительно облегчил процессы планирования, согласования и формирования отчетности.
Официальный аккаунт Министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом - @mineffect65
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион
Государственный исторический архив Сахалинской области в 2023 году продолжает усовершенствовать работу всех служб учреждения в рамках концепции «бережливого производства». Как известно, она заключается в постоянном стремлении организации к устранению всех видов потерь, снижающих ценность предоставляемых услуг и выполняемых работ в глазах потребителя, выявление проблемных зон и поиск способов их устранения. Достижение высокой организации труда позволяет высвободить ресурсы, которые ранее пропадали «впустую» (трудозатраты работников, занятые помещения, расходные материалы, время и др.), и тем самым увеличить результативность труда.
Сотрудники отдела комплектования Архивного фонда Сахалинской области провели анализ своей работы и разработали проект по оптимизации процесса проведения работ по научно-технической обработке документов и формирования показателей отчетности.
Научно-техническая обработка документов (НТО) – комплекс работ по упорядочению документов, включающий проведение экспертизы ценности документов, формирование архивных документов в единицы хранения (дела), подшивку или переплет дел, нумерацию листов дел, оформление обложек, составление внутренних описей и заверительных листов, составление описей дел, научно-справочного аппарата к документам фонда и др.
В ходе работы над проектом была оптимизирована организационная часть процесса проведения работ, удалось добиться сокращения времени на этом этапе более, чем на 47%. Применение современных возможностей коммуникации с помощью электронных таблиц ресурса Яндекс документы значительно облегчил процессы планирования, согласования и формирования отчетности.
Официальный аккаунт Министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом - @mineffect65
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион
Сотрудники исторического архива Сахалинской области успешно внедрили ещё один из проектов бережливого производства
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс правового и финансового обеспечения выполнения работ по научно-технической обработке документов.
Цель данного проекта – своевременное предоставление услуги путем сокращения времени на проверку и корректировку калькуляций, а также уточнение договорных обязательств с контрагентом.
Анализ всех этапов процесса, от поступления запроса от контрагента до передачи документов заказчику, позволил выявить основные проблемы, которые приводили к потерям времени.
В ходе подготовки проекта разработана и внедрена универсальная электронная форма обмена данными, универсальная электронная форма-опросник, до сведения контрагентов доведена новая форма передачи данных.
Реализация плановых мероприятий позволила добиться сокращения времени протекания процесса с 436 минут до 146 минут. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники ГБУ «ГИАСО» оптимизировали процесс правового и финансового обеспечения выполнения работ по научно-технической обработке документов.
Цель данного проекта – своевременное предоставление услуги путем сокращения времени на проверку и корректировку калькуляций, а также уточнение договорных обязательств с контрагентом.
Анализ всех этапов процесса, от поступления запроса от контрагента до передачи документов заказчику, позволил выявить основные проблемы, которые приводили к потерям времени.
В ходе подготовки проекта разработана и внедрена универсальная электронная форма обмена данными, универсальная электронная форма-опросник, до сведения контрагентов доведена новая форма передачи данных.
Реализация плановых мероприятий позволила добиться сокращения времени протекания процесса с 436 минут до 146 минут. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
#бережливоепроизводство #эффективныйрегион #бережливыйархив