Сотрудники исторического архива Сахалинской области успешно защитили очередной проект бережливого производства
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники отдела обеспечения сохранности государственного учёта документов и научно-справочного аппарата ГБУ «ГИАСО» успешно защитили проект по оптимизации процесса предоставления актуальной информации о документах, поступивших в архив.
Цель данного проекта – своевременное предоставление пользователям информации о поступивших на хранение документах, путем сканирования описей дел и внесения их в информационный ресурс.
Проанализировав путь прохождения описи дел от начала приёма документов на хранение до сканирования, выявились основные проблемы, которые приводили к потере времени. Задачами проекта являлись максимальное сокращение временных потерь предоставления информации от момента приёма документов на государственное хранение до сканирования описей, выявление и исключение из процесса менее значимых этапов работы.
В результате проведения плановых мероприятий проекта удалось добиться сокращения временных затрат на весь процесс прохождения описи дел на 53 минуты или на 37 % путём исключения одного из этапов работы процесса и оптимизации некоторых видов работ. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
В ходе подготовки проекта были разработаны и введены в работу «Инструкция о порядке передачи и возврата описей дел, поступивших на государственное хранение, на сканирование» и журнал передачи описей дел на сканирование.
#бережливыйархив
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники отдела обеспечения сохранности государственного учёта документов и научно-справочного аппарата ГБУ «ГИАСО» успешно защитили проект по оптимизации процесса предоставления актуальной информации о документах, поступивших в архив.
Цель данного проекта – своевременное предоставление пользователям информации о поступивших на хранение документах, путем сканирования описей дел и внесения их в информационный ресурс.
Проанализировав путь прохождения описи дел от начала приёма документов на хранение до сканирования, выявились основные проблемы, которые приводили к потере времени. Задачами проекта являлись максимальное сокращение временных потерь предоставления информации от момента приёма документов на государственное хранение до сканирования описей, выявление и исключение из процесса менее значимых этапов работы.
В результате проведения плановых мероприятий проекта удалось добиться сокращения временных затрат на весь процесс прохождения описи дел на 53 минуты или на 37 % путём исключения одного из этапов работы процесса и оптимизации некоторых видов работ. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
В ходе подготовки проекта были разработаны и введены в работу «Инструкция о порядке передачи и возврата описей дел, поступивших на государственное хранение, на сканирование» и журнал передачи описей дел на сканирование.
#бережливыйархив
Сотрудники исторического архива Сахалинской области успешно защитили очередной проект бережливого производства
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники отдела информации, публикации и научного использования документов ГБУ «ГИАСО» успешно защитили проект по оптимизации организационных процессов подготовки информационных мероприятий.
Цель данного проекта – своевременное предоставление услуги путем сокращения времени на организацию подготовки информационных мероприятий.
Анализ всех этапов процесса, от подачи заявки заказчиком до предоставления услуги, позволил выявить основные проблемы, которые приводили к потере времени.
Реализация плановых мероприятий позволила добиться сокращения времени протекания процесса на 577 минут или на 52 %. Был исключен один из этапов и оптимизированы некоторые виды работ. В результате процесс занял 533 минуты или 8 часов 53 минуты. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
В ходе подготовки проекта был разработан и введен в работу «Порядок действий по организации информационного мероприятия».
#гиасо #бережливыйархив
В рамках реализации проекта по созданию образцового учреждения регионального уровня сотрудники отдела информации, публикации и научного использования документов ГБУ «ГИАСО» успешно защитили проект по оптимизации организационных процессов подготовки информационных мероприятий.
Цель данного проекта – своевременное предоставление услуги путем сокращения времени на организацию подготовки информационных мероприятий.
Анализ всех этапов процесса, от подачи заявки заказчиком до предоставления услуги, позволил выявить основные проблемы, которые приводили к потере времени.
Реализация плановых мероприятий позволила добиться сокращения времени протекания процесса на 577 минут или на 52 %. Был исключен один из этапов и оптимизированы некоторые виды работ. В результате процесс занял 533 минуты или 8 часов 53 минуты. Мониторинг результатов проекта показал, что поставленные задачи были выполнены в полном объёме.
В ходе подготовки проекта был разработан и введен в работу «Порядок действий по организации информационного мероприятия».
#гиасо #бережливыйархив