Сегодняшний понедельник ничем не отличался от других, день как день, только немного загруженнее и нуднее других недельных собратьев. По его вводно-планерочно-совещательному протеканию никаких серьёзных отставаний от свёрстанного трудового графика не предвиделось, и я рапортовал домой что буду вовремя.
На конец трудового дня мне оставалась одна несложная задача - подписать пакет документов по запросу одного надзорного ведомства, и я мог быть свободен.
Пакет подготавливали несколько сотрудников, но контролировать мой этап довелось новому юристу.
Сотрудник положил на мой стол высокую стопку документов.
⁃ Стоило все тащить? Могли бы принести только опись и сопроводительное на подпись! - сказал я.
⁃ Необходимо заверить и копии - любезно ответил мне специалист.
⁃ Странно, у нас давно есть система ЭДО, разве нельзя по ней отправить эти документы?
⁃ Конечно, мы так и планировали, вы сейчас все подпишите, мы отсканируем, загрузим в систему и отправим - сказал юрист, поглядев на меня как-то странно
⁃ Но разве нельзя все заверить ЭЦП?
⁃ Можно, если документы сформированы электронно, и тогда электронные документы для контрагента являются оригиналами, а если документы распечатаны, то это уже копии и их нужно заверять должным образом, согласно рекомендациям письма Минфина № 03-02-07/1-374 от 24.10.2011 - сотрудник посмотрела на меня ещё более необычно.
⁃ Хорошо. Согласился Я.
Подписав опись и пояснение, я начал заверять копии, делал я это не первый раз. Быстрым и отточенным движением я начал ставить подпись на штампе «копия верна».
⁃ Подождите, подождите… - сказали мне, - вы должны собственноручно написать Ф.И.О.
⁃ Зачем? Спросил я. Ведь раньше мою фамилию ставили штампиком?
⁃ Это было раньше, с юридической стороны это неверно, если нужно будет провести почерковедческую экспертизу согласно ГОСТ 34938-2023 «Судебно-почерковедческая экспертиза», по одной подписи это не сделать, для того и нужно писать Ф.И.О. вам собственноручно и полностью без сокращений.
Копий было больше пятидесяти. Заверять их по всей форме мне казалось очень долгим и муторным занятием.
⁃ А можно заверять копии будет кто-то другой?
⁃ Конечно. Но поскольку кроме вас действовать от лица компании без доверенности никто не может, то согласно статьи 185 ГК РФ необходимо оформить на кого-то доверенность, сформировать приказ о наделении полномочий по заверению документов, четко сформулировать границы доверяемого, заказать штамп «действующий по доверенности» ну и потом уже подписывать.
⁃ Небыстрый путь, сказал я и продолжил выводить подпись и фио на документах.
⁃ Да, после этого необходимо проставить печать, требования ГОСТ Р 6.30-2003- добавил сотрудник.
⁃ А почему нельзя печать было штампануть тогда, когда вы ставили штампик «копия верна»?
⁃ Потому что печать заверяет вашу подпись, а не наоборот. Теперь уже, как на дебила, посмотрела на меня юристка. И любой суд аннулируется эту копию, если экспертиза докажет что печать ставили до подписи.
⁃ А вы не усложняете? Повысил я тон, вспомнив, что Руководитель все же я.
⁃ Нет, я даже упростила, ведь согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации», на копии необходимо делать пометку где и у кого хранится ее оригинал, но вашей, вернее нашей компании, поправилась она, до этого ещё далеко. И важно посмотрела на меня.
Я ехал домой на час позже, чем задумывал, слушая по радиоприёмнику программу о цифровизации сервисов для предпринимателей, об уменьшении перечня запрашиваемых документов и о снижении требований к их оформлению, я вспоминал старые добрые времена, когда ни о каком электронном документообороте мы и не мечтали, и пачки бумаги в офисе хватало ой как на долго.