Вот в этом году все точно будет по-другому

Все мы даем себе новогодние обещания. Одни обещают начать заниматься спортом, другие уволиться с нелюбимой работы, третьи – навести порядок в проектах, чтобы спать спокойно и быть уверенными в достижении целей.

А что значит навести порядок? В идеале, чтобы компания реализовывала действительно важные проекты, чтобы было понятно, кто и чем занимается, чтобы дорогостоящие кадры не занимались пустяковой работой, чтобы не запускались инициативы с дефицитом ресурсов, которые изначально обречены на провал… 

💥 Если вы тоже дали себе новогоднее обещание начать управлять проектами на принципиально другом уровне, то сегодня вас ждет сюрприз от меня: возможность получить бесплатный доступ к нашему новому курсу по ресурсному планированию, который стартует в ближайшее время (а пока запишем вас в лист ожидания). 

Это именно то, с чего следует начать новый 2025-й год, если вы хотите забыть про авралы на проектах из-за нехватки нужных людей и научиться формировать реалистичные ожидания у ваших заказчиков и руководства. 

Что вас ждет на курсе:

👉 Ключевые понятия и возможные сценарии эффективного ресурсного планирования

👉 Что должно быть в организации перед внедрением управления ресурсами

👉 Самые распространенные ошибки ресурсного планирования и к каким последствиям они приводят

👉 Как эффективно планировать краткосрочно (1 мес.), среднесрочно (3-6 мес.) и долгосрочно (1 год)? Модели планирования, инструменты, способы соединить разные виды планирования

👉 Как выбрать информационную систему управления ресурсами и какими критериями она должна обладать в вашей организации

👉 Создание прототипа модели управления ресурсами в MS Excel

👉 Моделирование управления ресурсами в инструменте ресурсного планирования PMLogix

👉 Разбор успешных и неуспешных примеров управления ресурсами

🚀 Курс стартует в ближайшие 2 недели. Чтобы прочитать программу подробнее и успеть зарегистрироваться, переходите по этой ссылке.

Кстати, если вы пропустили мой вебинар «Как перестать терять миллионы на проектах из-за ошибок в управлении ресурсами», очень рекомендую посмотреть его. Запись доступна на Youtube и в ВК видео.

#обучение_PMLogix

Бесполезные совещания и пустая отчетность

Если вы все вывозите на своем личном ресурсе, чтобы не получать негатив от заказчиков, обратите внимание на важную область управления проектами – отчетность и встречи по проектам.

В одном из наших самых масштабных кейсов, реализации ИТ-трансформации в международной логистической компании, мы столкнулись с такой проблемой, о которой я расскажу ниже подробнее.

👉 Контрольные точки большинства проектов были сформулированы в терминах активности, а не конкретных результатов (например, “тестирование” вместо “завершено тестирование”) или слишком абстрактно (“изучение ИТ-ландшафта”). К тому же они распределялись неравномерно по времени: за две недели между статус-встречами могло не произойти ни одного события (контрольной точки результата) и на следующий месяц в плане также не было указано ни одного события.

Из-за этого во время статус-встреч по программе руководители не опирались на отчет, а просто своими словами рассказывали о том, что сейчас важно. И полноценной картины о том, что происходило в проектах не было, потому что:

🔹 было непонятно, какие результаты из запланированных достигнуты, а какие нет, и также непонятно, когда они будут достигнуты;

🔹 велись только прогнозные сроки, а плановые по большинству контрольных точек не фиксировались, поэтому невозможно было увидеть отклонения прогнозных и фактических сроков от плана.

Подобные ситуации всегда приводят к бесполезной трате времени на совещаниях и необходимости все перепроверять лично.

Мы проработывали эту проблему 1,5 месяца. И в итоге пришли к тому, что фокус отчетов изменился на конкретные результаты и риски, а также из статус-отчетов стало возможно получить полную картину того, что происходит в программе.

Все отклонения, их причины и последствия стали прозрачными, а содержание статус-встреч сместилось в сторону обсуждения проблемных мест проектов.

💡 Качественная, прозрачная отчетность – одна из ступенек на пути к уверенности, что проекты идут как надо, без вашего постоянного вмешательства и микроменеджмента 24/7. Что вы можете выдохнуть и начать заниматься стратегией.

Коллеги, продолжать развивать эту тему? Дайте знать реакциями и комментариями🔥

Почему найм крутых, дорогостоящих руководителей проектов вам не поможет?

1️⃣ Во-первых, ваши проекты уже идут, а поиск высококвалифицированного специалиста может занять месяцы. А еще это весомые инвестиции без какой-либо гарантии. 

Когда-то давно в роли руководителя портфеля проектов я отвечал за проект по развертыванию банкоматной сети, и я долго искал нужного спеца, нашел, но… В день выхода он просто не вышел на работу – то ли у него поменялись планы, то ли он получил более интересное предложение. В итоге нам пришлось ставить на проект менее опытного, но более доступного сотрудника. Проект мы, кстати, в итоге успешно реализовали. 

Многократно у своих клиентов я наблюдал истории, когда в штат искали проектного методолога, тратили огромные деньги и месяцы, но так и не смогли найти никого подходящего. Или же найденные кандидаты в итоге принимали более интересный оффер.

2️⃣ Во-вторых, наверное, вы тоже сталкивались с такими ситуациями, когда найти опытного, крутого руководителя проекта удавалось, но… Спустя пару месяцев он уходил по собственному желанию.

Почему так происходило? 

Часто новому, высококвалифицированному специалисту трудно вписаться в компанию, потому что он привык к упорядоченному менеджменту. Ему с трудом даются мутные корпоративные правила игры, в которых он должен тратить огромное количество времени на согласование нужных ему решений, вместо того, чтобы заниматься интересными задачами. И он понимает, что профессиональный рост, за которым он и пришёл в компанию, здесь ему недоступен. И разгребать все эти авгиевы конюшни бюрократии с бесполезными телодвижениями ему совсем не хочется. 

Крутые профессионалы не задержатся в компании, если понимают, что здесь снижается их эффективность и они не могут работать на 100% от своей мощности. Не могут быстро реализовывать проекты, чтобы пополнить свое портфолио и получить признание в отрасли.

Если в вашей организации уровень бедствия в плане менеджмента высок, то найм нового, дорогостоящего профессионала – выкинутые на ветер деньги.

❓А что, если у вас уже работают не только высококвалифицированные, но и надежные руководители проектов, которые точно проработают в компании много лет и никуда не сольются? Является ли это залогом того, что вы можете расслабиться и полностью делегировать им все проекты?

Нет. Завтра будем разбираться, почему.

Интересно?

Сегодня предлагаю вам сыграть в игру. Я вам расскажу об одном нашем кейсе, а вы попробуете предположить, в чем настоящая причина проблемы👇

Дано: ИТ-компания средней величины, которая занимается консалтингом в области автоматизации бизнес-процессов. Компания зрелая, давно заняла свою нишу, сотрудники – высококвалифицированные эксперты, работающие здесь много лет. Справляются со своей работой без каких-либо регламентов, все держится на неформальных связях.

Несмотря на то, что у ключевых сотрудников большой опыт и широкий кругозор в области управления проектами, часто проекты все равно завершаются с непредсказуемыми результатами и сроками, а некоторые заказчики остаются недовольными.

Собственнику при этом приходится постоянно быть включенным в проекты, откладывая свои задачи по развитию и масштабированию компании.

❓Как считаете, в чем здесь может быть проблема?

Почему даже при наличии надежных, профессиональных руководителей не получается достигать целей проектов без постоянного вмешательства собственника?

Ниже для вас я подготовил опрос, а правильный ответ выложу завтра🙂

Компания мудрее одного человека

Вчера большинство из вас распознало истинную причину проблемы в нашем кейсе👇

Если ваши сотрудники, даже самые опытные профи, ведут проекты исходя из собственного опыта, вы все равно никогда не сможете полностью отдать управление проектами под их ответственность. Потому что любой, даже самый богатый профессиональный бэкграунд руководителя проекта ограничивается его личным опытом, а не опытом компании. Поясню, что это значит.

Например, взаимодействие с заказчиками. С кем-то оно происходит неформально, без фиксации результатов, с устными договоренностями. С кем-то постоянно возникают сложности – то доступы не предоставили, то согласование документов затянули… 
А с кем-то требуется максимально бюрократизировать взаимодействие, терпеливо добиваться нужных согласований и предоставлять детальную информацию по проекту. 

Все это совершенно разный опыт взаимодействия. 

И, получается, что сталкиваясь с разными ситуациями, руководитель проекта ограничивается лишь тем опытом, который есть у него. А если этого опыта не хватает, то он начинает изобретать велосипед. Это дорого для компании.

То же самое можно сказать и о специфике проектов. Когда руководитель переходит с одного проекта на другой, то он может столкнуться со сложностями, которые ранее не встречал в своей практике. Потому что опыты ведения проектов поддержки, внедрения или собственной разработки тоже сильно различаются.

А еще этот регулярный менеджмент… 
Опытные руководители проектов не любят заниматься регулярными, нужными вещами, потому что они привыкли держаться фокус на решении конкретных проблемных ситуаций. А не на тех профилактических действиях, которые помогают их предотвратить. Но в итоге… Планы не ведутся, регулярные встречи по проекту превращаются в переписку, а отклонения по проекту эскалируются только тогда, когда заказчик начинает жаловаться и писать официальные письма о расторжении договора.

Когда каждый руководитель проекта действует исходя их собственного опыта, самостоятельно решая, как ему взаимодействовать с заказчиком в каждом конкретном случае, пытаясь найти способы устранения проблемы на проекте и забивая на профилактические действия… Собственнику или руководителю организации приходится постоянно действовать в ручном режиме и контролировать все и всех. Давать обратную связь, следить за удовлетворенностью заказчиков, отправлять руководителя «посмотреть», как они эту проблему решали на другом проекте…

💡 Ваша задача не превратить каждого руководителя проекта в самого опытного, универсального и мудрого управленца (это невозможно). А сделать так, чтобы каждый из них получил дозу дистиллированного опыта компании. 

Потому что опыт компании богаче, чем опыт одного человека, и учитывает:

🔹 разновидность проектов в компании и проблем, которые могут на них возникать

🔹 успешные практики и инструменты, которые хорошо работают именно в вашей компании

🔹 специфику компании, отрасли, корпоративной культуры, скорости принятия решений и всего того, что влияет на реализацию проектов, и т.д.

👉 Как минимум это позволит перестать вашим руководителям проектов наступать на одни и те же грабли и постоянно сталкиваться с проблемами, которые уже возникали 1000 раз. 

👉 Как максимум – вы будете уверены, что вас не будут дергать по каждому поводу. Потому что эти поводы будут минимизированы. А еще сделаете крепкий фундамент для быстрой эволюции новых сотрудников, которым не нужно будет расти и набираться опыта методом проб и ошибок.

💥 Почему фреймворки управления проектами и изменениями мастхэв для их успеха

Мы с Юрием Проскурней, как авторы собственных фреймворков по управлению проектами и изменениями, решили собраться и поговорить на эту злободневную тему. 

А именно: 

✔️чем эффективны подобные фреймворки и от каких проблем в организации и бизнесе они спасают
✔️можно ли с помощью фреймворка раз и навсегда делегировать реализацию проектов и сложных задач
✔️как подобрать нужный фреймворк, чтобы проекты реализовывались, а изменения внедрялись без вашего постоянного участия?
✔️что изменится в организации и бизнесе, если внедрить подходящий фреймворк?
✔️чем отличаются наши, отечественные фреймворки от международных? Каковы плюсы и минусы в применении в российской реальности?

Будет интересно! Скоро поделимся записью подкаста.

У Юрия, кстати, есть телеграм канал, где он делится полезными материалами на тему управления изменений, поэтому советую на него подписаться🤝