❗️ Как не надо делать при планировании ресурсов

Очень часто при обсуждении с клиентами темы планирования ресурсов у нас возникают идеологические разногласия. Многие считают, что для планирования ресурсов необходимо детально оценивать каждую задачу. Однако, на мой взгляд, планирование ресурсов возможно только в более укрупнённом, грубом формате — на уровне эпиков, этапов или целых проектов. 

Почему так? Как писал Есенин, большое видится на расстоянии. 

Задачи с реальными оценками можно спланировать максимум на одну-две недели вперёд, иногда на месяц, однако даже так невозможно предусмотреть всё. А собрать реалистичную картину о ресурсах в разрезе задач на срок более 1 месяца и вовсе нереально. 

❗️ Настоящее ресурсное планирование начинается на горизонте от одного до 12 месяцев, когда мы смотрим на ситуацию не через призму отдельных задач, а на уровне проектов или крупных этапов. Когда мы задумываемся о том, откуда взять ресурсы, и принимаем решения по поводу сдвига проектов вправо, выбора проектов, которые можно реализовать сейчас исходя из доступных ресурсов. На эту тему советую вам посмотреть мой вебинар.

Детальная оценка задач – это очень трудоёмкий процесс, который замедляет процесс разработки плана и не приносит значимой пользы (как минимум в контексте задачи обеспечения нужными ресурсами). Все, что мы видим в разрезе до 1 месяца, – назначение людей на конкретные задачи. Позадачное планирование не включает выработку стратегии, какие ресурсы берем и откуда. Мы видим только конкретных сотрудников на конкретных задачах. Это диспетчеризация, но никак не ресурсное планирование. 

А нужно ли планировать трудоемкость задач? В некоторых случаях это полезно, но основной фокус здесь – оценка целесообразности, то есть соотношение ценности задачи и ее стоимости, нужно ли ее вообще делать. Однако смешивать оценку задач, их стоимость и ресурсное планирование — это ошибка, так как эти понятия связаны, но не идентичны. 

Что происходит с компаниями, которые начинают планировать позадачно? Это настолько трудоемко и долго, что большинство просто бросает этим заниматься. 

Наша рекомендация, основанная на практике: сосредоточиться на долгосрочном планировании от 1 месяца на уровне этапов или проектов. 

Микропланирование на коротких временных горизонтах может быть полезным для линейного руководителя, тимлида, но это не ресурсное планирование, в ходе которого принимаются глобальные решения о распределении и получении ресурсов, плане действий при их дефиците.

#ресурсное_планирование

Как понять, что пора переходить на новый уровень в управлении ресурсами?

«Когда перед нами замаячила программа ИТ-трансформации, которая стоит миллиарды рублей, то в ходе планирования её реализации стало очевидно, что нам потребуются десятки ключевых экспертов компании и сотни специалистов извне. Понимая её масштаб, мы пришли к выводу, что в текущем режиме планирования сроков и выполнения этих сроков на проектах такую программу мы никогда не сможем вывезти». Алексей Жериков, руководитель офиса трансформации в блоке финансов «Озон».

Кажется, что планирование ресурсов нужно всегда, ведь нужных специалистов всегда не хватает, а желания бизнеса никогда не совпадают с его ресурсными возможностями. Коллеги, если вы вдруг пропустили, то вот здесь опубликовано видео подкаста с Алексеем Жериковым об управлении ресурсами, который мы записали пару месяцев назад. Также подкаст доступен и в ВК видео.

💡 Особенно актуально тем, кто задумывается на тему – а нужно ли нам вообще системное, более осознанное ресурсное планирование? В подкасте говорим и о том, в каких случаях системное управление ресурсами это уже жизненная необходимость для организации, о ключевых ошибках и многом другом.

#ресурсное_планирование #подкасты

«Нам плевать, что у вас чего-то не хватает, просто сдайте проект вовремя и все.»

Пример ситуации👆, когда вашей компании точно не нужно системное управление ресурсами, так как оно просто не сработает. Знакомо?

Вы можете бесконечно говорить о том, что проекты сами себя не сделают, но вас никто не слышит, потому что в компании так не принято, нет культуры планирования, понимания, что не планируя и не бронируя ресурсы просто невозможно реализовать спланированные проекты.

В условиях дефицита, или же когда мы не умеем грамотно спланировать работу тех специалистов, что есть сейчас, в первую очередь «проседает» бизнес – проекты растягиваются по срокам, теряется запланированная маржинальность… А еще эта бесконечная борьба за ресурсы и конфликты руководителей🤬 Однако системное, осознанное управление ресурсами нужно далеко не всегда и не везде. 

В каких ещё случаях оно не нужно?

❌ В вашей компании мало крупных проектов и задач развития

Например, если основной объем работ состоит из небольших задач, которые можно распределить по приоритетам, и при этом нет никаких глобальных изменений, внедрений, импортозамещения и т.д. В таких случаях загрузка специалистов в компании обычно линейная, плавная (может расти, но постепенно), и здесь внедрение сложных процессов ресурсного планирования точно не требуется.

❌ Есть выделенные команды

Когда для проекта или задачи развития выделяется отдельная команда, тоже не требуется какой-то специальный инструмент управления ресурсами. Потому что в таких случаях команда полностью укомплектована, а её руководителю не надо ни с кем никого делить. Это, правда, не касается ситуаций, когда у одной команды много заказчиков.

И конечно, вам точно не нужно продвинутое управление ресурсами, если от сдвига сроков вправо ничего страшного не произойдет.

🆕 Коллеги, 12 декабря в 19:00 приглашаю вас на свой бесплатный вебинар «Как не потерять миллионы из-за ошибок в управлении ресурсами». Вас ждут работающие решения и инструменты, которые позволят избежать многомиллионных потерь из-за неправильного планирования, и не только. 

💥 Регистрируйтесь и читайте подробную программу вебинара здесь.

#ресурсное_планирование

💼 Как реалистично спланировать портфель проектов на следующий год?

Как считаете, на чем важнее фокусироваться проектному офису при планировании бюджета на следующий год – на деньгах или ресурсах?

Расскажу мини-кейс с одного прошлого места работы, розничного банка, где я был руководителем проектного офиса👇

Когда я пришел работать, то сразу же попал на упражнение по годовому планированию бюджета. Мы с коллегами анализировали статистику реализации проектов за прошлые годы и видели, что почти 50% проектов либо затягиваются, либо не запускаются вовсе.

Во время формирования портфеля на следующий год мы опирались в первую очередь на то, достаточно ли у компании денег, чтобы реализовать эти проекты. То есть у нас был лимит по бюджету, мы оценивали эффекты от проектов, их значимость, приоритизировали их и пытались уместить в бюджет.

❗️Однако спустя год стало понятно, что такого плана явно недостаточно – те деньги, что были у нас запланированы, оказались недоиспользованными на 30-40%. 

Потому что главным ограничением для реализации проектов был не бюджет, а ресурсы, которые мы не считали и не моделировали.

Что происходит, когда на проектах недостаточно квалифицированных руководителей проектов? Например, из-за высокой нормы управляемости или загрузки менеджеров, когда им приходится вести по 3-4 крупных проекта. Качество управления падает и, как следствие, проекты растягиваются и на них возникают проблемы. 

Конечно, понятно, что основная реализация упирается в ключевых экспертов, архитекторов, разработчиков, и только реально понимая их загрузку можно планировать сделать то, что нужно. Более того, если мы посмотрим на бюджет, то стоимость реализации проекта собственными силами или силами подрядчика это принципиально разные вещи. То есть если вы привлекаете аутсорс, то это совершенно другие деньги. И получается, не моделируя картинку по ресурсам, вы в принципе не понимаете, сколько на самом деле денег нужно. 

С чем еще мы столкнулись: часто существенная часть проектов не запускается в ожидаемые сроки в течение года. Обычно это связано с тем, что у заказчика, который изначально инициировал проект, нет времени, чтобы заняться его запуском. И очевидно, что пока нет бизнес-кейса, финансовой модели, хотя бы минимального обоснования, проект запустить не получится.

💡 Какие выводы я сделал: наша ошибка была в том, что мы фокусировались на деньгах, хотя работать с ними без понимания их использования – нецелесообразно и в принципе невозможно. Более того, такой портфель будет совершенно нереалистичным – очевидно, что если проекты не обеспечены ресурсами, то выполнены они не будут. 

В итоге мы начали делать простую ресурсную модель по руководителям проектов, а потом, уже на других местах работы, я использовал ресурсное ограничение для того, чтобы оценить, какие проекты можно включить в портфель проектов.

Коллеги, если моя история была для вас полезной, приходите на мой бесплатный вебинар 12 декабря «Как перестать терять миллионы из-за ошибок в управлении ресурсами». Подробная программа и регистрация здесь.

‼️ Напомню, что зарегистрированные участники вебинара получат подарок – бесплатный доступ к нашему онлайн курсу по ресурсному планированию, который будет уже в января. 

#кейсы, #ресурсное_планирование #PMO

Самое опасное слово, которое убивает отношения между заказчиком и исполнителем 🤬

Часто на консалтинговых проектах я слышу: «Ребят, сделайте эту доработку (работу), ну это же так просто». Просто?

С одной стороны, когда это слово употребляет заказчик, он прямо обесценивает нашу работу, преуменьшая её объем и сложность, в большинстве случаев не зная, насколько она трудоемка и сложна, какие в ней подводные камни.

И если вы тоже сталкиваетесь с подобной формулировкой, то важно правильно на нее отреагировать👇

Например, объяснить заказчику, что «просто или сложно» – вопрос риторический, и более конструктивными здесь будут другие вопросы:

🔹 насколько эта задача трудоемкая?
🔹 делается ли она в рамках текущего проекта?
🔹 сможем ли мы ее сделать в рамках проекта или нет?

Кроме того, оценка «это так просто» – очень субъективна. Для кого-то «просто» это сделать работу за 1 день, а для кого-то «просто» – поработать над задачей 2 недели. 

❗️ Также работает и наоборот. Если мы просим заказчика что-то сделать, например, протестировать систему, и при этом говорим «ну это просто», то тем самым мы транслируем мысль о том, что это пустяковая и совсем не сложная задача. А ведь заказчик может быть перегружен или же не обладать той же квалификацией, что и мы. И, конечно, такая формулировка обычно вызывает у него отторжение и «простая работа» растягивается на неопределенный срок. 

«Мы просто подготовили материалы к встрече»
«Мы просто сделали анализ возможных решений»
«Просто вычитайте и согласуйте этот документ»

Употребление этого слова всегда обесценивает вклад как заказчика, так и исполнителя. Будьте с ним осторожнее. 

Коллеги, поделитесь в комментариях, какие слова, выражения в работе вас раздражают больше всего?

Оптимизация затрат на персонал через построение рационального баланса рабочего времени.

🧐 Баланс рабочего времени – это распределение видов затрат рабочего времени работника в общей структуре затрат его рабочего времени.

Нередко мы видим ситуацию, когда специалисты высокой квалификации и руководители (особенно среднего звена и недавно назначенные на должность) выполняют работы, не требующие высокой квалификации (например, технические работы), поскольку так привычнее, будет сделано быстрее и надежнее, лучше сделать самому, чем поручать кому-то, и т.д. Такая ситуация может сложиться и вынужденно, ввиду отсутствия помощника, менее квалифицированного специалиста, которому можно было бы поручить выполнение таких несложных работ. Также в практике нередки случаи, когда один работник в силу сложившихся обстоятельств вынужден выполнять работы, требующие совершенно противоположных компетенций, которые трудно сочетаются в одном человеке (например, коммуникабельность и усидчивость, способность к жесткому контролю, вежливость и тактичность) 🤯. Такое происходит в случаях, когда в функционал работника включаются новые задачи, требующие от него проявления иных личностно-деловых качеств. При этом новые должности для выполнения этих задач не вводятся.

❗️Для того чтобы сформировать функционал должности оптимальным образом, необходимо построить рациональный баланс рабочего времени для этой должности. Результатом построения рационального баланса рабочего времени является такое распределение работ между сотрудниками организации (подразделения), чтобы каждый специалист или руководитель мог использовать свое рабочее время на выполнение работы, соответствующей его квалификации и уровню подготовки, а также личностно-деловым качествам. При этом могут быть изменены квалификационные требования к должностям, введены новые должности.

💡Если в результате такой работы часть функционала перераспределяется с более высокооплачиваемых должностей на менее оплачиваемые (например, передаем всю рутину от старших инженеров техникам или от менеджеров по продажам - ассистентам), снижается и нагрузка на ФОТ 💰. Кроме того, работа по построению рационального баланса рабочего времени, как правило, позволяет нам выявить резервы оптимизации рабочего времени сотрудников, что также как сокращает трудозатраты, так и повышает отдачу на заработную плату.

✅ В моей практике мы повышали эффективность работы отдела продаж на 25-30%, благодаря разделению ролей специалистов по активным и пассивным продажам, уточнению роли руководителя отдела, передаче части задач на ассистентов. Или, например, повысили показатель грузооборота склада на 1 сотрудника, благодаря введению позиции оператора и передаче ему функционала по оформлению накладных и ведению отчетности.

❓Коллеги, поделитесь своими примерами оптимизации баланса рабочего времени сотрудников?

⚡️ Последний шанс попасть на наш вебинар и начать 2025-й год с реалистичного планирования портфеля проектов с помощью эффективного управления ресурсами.

Сегодня в 19:00 буду рассказывать и показывать на простых расчетах, сколько денег теряют организации из-за ошибок в управлении ресурсами на проектах.

❗️ Ссылка на трансляцию будет направлена за час до начала вебинара на емейлы, указанные при регистрации, публиковать здесь мы ее не будем.

🎁Самое главное: все участники вебинара получат бесплатный доступ к нашему курсу «Ресурсное планирование от 1 месяца до 1 года».

Коллеги, жду вас сегодня! Успевайте регистрироваться.