💰EBITDA и аутсорсинг: а что по цифрам?

Чаще всего в переговорном процессе на пороге консалтингового или аутсорсингового проекта Северсталь – ЦЕС общается с CFO и коммерческими директорами. И практически у каждого из них «болит» про одни и те же процессы, не позволяющие на 100% контролировать операционную деятельность и рассчитывать на её единообразие во всех вверенных юрлицах.

Помимо того, что мы обеспечиваем быстрое закрытие, умеем «подружить» с регламентами управленческую отчётность, на основании которой руководством компании принимаются решения, чтобы учётная политика не зависела от трактовки бухгалтерами на местах, мы анализируем и движение по EBITDA. Тем компаниям, где мотивация привязана к коротким периодам, особенно важно видеть реальные объёмы продаж и истинную маржу. А с этим часто бывают проблемы.

🩺 Но они лечатся! Вот три кейса по передаче в ОЦО некоторых функций, напрямую влияющих на EBITDA:

1️⃣ Крупная международная производственная компания из отрасли FMCG отдала на аутсорсинг функции финансового учёта и отчётности, а также управление казначейством
∙ Это решение было принято с целью стандартизации процессов и централизации функций для повышения эффективности и контроля
∙ В результате компания смогла сократить затраты на 20% и ускорить процесс подготовки финансовой отчётности на 30%

2️⃣ Мультинациональная фармацевтическая компания передала в ОЦО функции управления персоналом, включая кадровое администрирование, расчёт заработной платы и обучение
∙ Это было сделано, чтобы унифицировать процессы и улучшить качество обслуживания сотрудников по всему миру
∙ По итогам затраты на этих участках были снижены на 15%, а качество обучения сотрудников – повышено

3️⃣ Транснациональная телекоммуникационная компания передала провайдеру функции управления закупками и логистикой
∙ Решение было принято для оптимизации процессов, снижения затрат и улучшения контроля над поставщиками и цепочками поставок
∙ Компания смогла оптимизировать свои процессы по двум этим управлениям, что привело к экономии до 30% затрат и улучшению контроля над поставщиками и цепочками поставок

А вы хотите так же? Где «болит» у вашего бизнеса?
Мы готовы помочь! Пишите! ✍️

🌏 Переход на цифру помогает лечить планету

Всемирный день охраны окружающей среды – отличный повод задуматься об экологических составляющих корпоративной социальной ответственности. В частности, о переходе на цифровые решения, ускоряющие бизнес-процессы, делающие их прозрачнее и эффективнее. Получается, что цифровизация бизнеса не только экономит время и деньги, но и помогает бережно относиться к глобальным ресурсам.

Консалтинговые и аутсорсинговые услуги помогают бизнесам автоматизировать процессы и снижать расходы, а также ведут к сокращению потребления бумаги, ведь всё больше документов переводится в цифровой формат, и снижают выбросы CO2. Так, согласно исследованию, проведённому Fujitsu, одно только использование облачных сервисов вместо локального оборудования уже может уменьшить углеродный след на 30%.

Кроме того, на протяжении многих лет Северсталь @severstal ежегодно выделяет на природоохранную деятельность более 5 млрд ₽ – на мероприятия по охране атмосферного воздуха, на обращение с отходами, на охрану водных ресурсов и т.д.

В соответствии с планом инвестиций на 2024 г. вложения Северстали в охрану окружающей среды выросли более чем в 1,5 раза, и мы с коллегами гордимся, что работа Северсталь – ЦЕС – это не только оптимизация бизнес-процессов для наших заказчиков, но и реальный вклад в сохранение окружающей среды 🤩

😵‍💫 Три лучших «вредных совета», чтобы обанкротить любой бизнес

Ошибки, тянущие за собой нецелесообразное расходование бюджета, чаще всего бывают непреднамеренными и преподносятся, как «традиционный подход к управлению».
Однако порой корпоративный консерватизм приобретает такие масштабы, что по своей разрушительности может легко посоперничать с промышленным шпионажем и другими методами недобросовестной конкуренции.
Бывает, что проходят годы, пока собственник и акционеры не осознают, что бизнес находится в полушаге от банкротства, и внешние условия тут совсем ни при чём.

Ретроградный Меркурий стиль управления держится на «трёх слонах» 🐘🐘🐘

🤷 «Здесь так принято»
Невыстроенные процессы и отсутствие единообразия в подходах как часть корпоративной культуры ведут к по-настоящему деструктивным последствиям:

- Подразделения конфликтуют между собой и постоянно присутствует риск лишиться ключевых сотрудников, с уходом которых на том или ином участке всё гарантированно обвалится
- Большинство вопросов решается «по-семейному», т.е. исходя единственно из «хочу/не хочу» и «нравится/не нравится» руководителя
- Траты компании не контролируются и, самое главное, их невозможно планировать

🤷 «Рынок нестабилен, цены постоянно растут»
Это верно. Однако до 60% не заложенных в бюджет трат происходит вследствие:

- Закупок по неоптимальным ценам – и не важно, что стало причиной – коррупционное поведение или недостаточная компетентность и лень
- Кривая логистика, из-за которой расходы раздуваются до нескольких раз из-за задержек в поставках или, напротив, избыточного приобретения
- Внезапных приостановок производства, ремонта оборудования или работы критически значимых сервисов в силу нестабильности закупочных процессов

🤷 «Программа, может быть, и умная, но дура»
Низкий уровень автоматизации процессов в компании – надёжная страховка от прозрачности, производительности и эффективности любого бизнеса, защищающая ФОТ от экономии, а интеллектуальный потенциал сотрудников – от развития и более полезного, нежели рутинные операции, применения.
Чтобы случайно не застраховать себя от вызванных человеческим фактором ошибок, ни в коем случае не проводите:

- Оптимизацию бизнес-процессов или их реинжиниринг
- Цифровизацию бэк-офисных функций, типизацию операций, а главное – назначайте KPI «с потолка», а не на основе конкретных цифр
- Роботизацию хотя бы наиболее рутинных и ресурсоёмких процессов

Удачи 🫶 Такому бизнесу она и правда понадобится 🥲

⚡️ #СеверстальПМЭФ2024: «Северсталь» и VK @vkontakte_hq стали партнерами в цифровизации кадровых процессов

Сервисы VK помогут «Северстали» улучшить HR-процессы и упростить взаимодействие команд.

Мы планируем внедрить кадровый электронный документооборот на базе VK HR Tek. Система позволит «Северстали» перевести работу со всеми ключевыми документами в онлайн-среду. Сотрудники смогут за минуты подписывать отпуска, приказы и другие формы, независимо от своей локации — с десктопных и мобильных устройств.

#СеверстальРазвитие #СеверстальIT #ПМЭФ #ПМЭФ2024

💊 Лекарство от саморазрушения бизнеса

Вчера мы себе позволили пофантазировать на тему неумолимого корпоративного Армагеддона, когда деградация подкрадывается незаметно и на максимально мягких лапах.
Но, какие бы страшные картины ни рисовало воображение, отсутствие прогресса и эволюции бизнеса лечатся элементарной «волшебной таблеткой», состав которой позволяет Северсталь – ЦЕС добиваться на клиентских проектах значительного снижения операционных издержек – до 30%.
Делимся!

✅ Выстроенные и чётко соблюдающиеся бизнес-процессы
✅ Прозрачность движения корпоративных финансов
✅ Единая сервисная модель
✅ Внедрение системы управления запросами (тикетинг-системы)
✅ Единая контрольная среда (с общекорпоративными и компьютерными контролями, процессными контрольными процедурами, аудитами и т.д.)

Разумеется, состав корректируется и подгоняется под индивидуальные потребности конкретного бизнеса. Хотите получить собственную формулу? – пишите [email protected] 🎯

👑 Северсталь – Центр Единого Сервиса и ITECH получили гран-при HR TECH FORUM & AWARD 2024

6 июня в рамках XII Форума HR-технологий HR TECH FORUM 2024 состоялось награждение победителей Премии за достижения в области цифровой трансформации HR.

Тикетинг-система Flexervice была успешно применена для обслуживания более 120 тыс. сотрудников наших заказчиков и позволила добиться по-настоящему крутых результатов:

✅ На сегодняшний день её используют ок. 1000 пользователей, ежемесячно создающих более 10к тикетов
✅ Полностью исключён риск потери заявок внешних и внутренних клиентов
✅ На 55% сократилось количество спровоцированных человеческим фактором ошибок
✅ На 15% снизилось время на исполнение заявок
✅ До 50% сократилось число просроченных обращений

Лидеры рынка уже успешно перешли на уникальное цифровое решение для бизнеса – Flexervice! Присоединяйтесь и вы!

🍀 Топ-10 полезных весенних статей

Кажется, что только вчера мы начали готовиться к лету и говорили о полезных упражнениях 🏋️ и ЗОЖ-привычках 🥗 для бизнеса
И вот – оно уже здесь!

А значит, пора подвести итоги весенней посевной работы спикеров Северсталь – ЦЕС в СМИ и поделиться с вами подборкой самых полезных статей 🗞

📌Роботы-помощники для HRD: умная оптимизация ФОТ

📌Какие подходы к управлению проектами использует российский бизнес

📌Система внутренних контролей как отражение культуры ведения современного бизнеса

📌Как крупному бизнесу избежать налоговых проверок?

📌Эффективность HR-процессов: как снизить издержки без потери качества

📌Важно постоянно объективно оценивать самого себя на языке цифр и других формальных критериев

📌Как компании стать более эффективной, гибкой и конкурентоспособной?

📌Трансформация стратегии ОЦО с учётом мегатрендов

📌Цифровые «палочки-выручалочки» сотрудников кадровых служб

📌Как руководителю ОЦО работать, ориентируясь на мегатренды

Вебинар «Как не проспать будущее своих детей?»

📆13 июня
⏰11:00 - 12:30

Рынок труда стремительно меняется под натиском новых технологий. Никто наверняка не знает, какие навыки потеряют актуальность, а какие станут супервостребованными в будущем.

Приглашаем на вебинар, на котором Кира Лапина, генеральный директор «Северсталь - Центр Единого Сервиса» и мама восьмерых детей, даст свои рекомендации о том, как найти профессию будущего.

О чем поговорим: 

🔹Тренды будущего, которые меняют мир и нас 
🔹Как помочь детям найти свое призвание? 
🔹Лайфхак: как попасть в профессию будущего?

❓Вы можете задать свои вопросы спикеру заранее и получить ответы на вебинаре. Пишите в комментарии!

❓Как быстро снизить стоимость бэк-офисных функций?

Эти решения можно внедрить максимально оперативно, когда назрела необходимость в срочной оптимизации бюджета:

👀 Системы оптического распознавания символов (OCR) и машинного обучения
Отдайте им читать, классифицировать и извлекать нужную информацию из документов вместо дорогостоящих сотрудников

⚙️ Автоматизация отдельных процессов
Сбор и обработка данных, проверка и анализ финансовых транзакций, создание отчётов, составление бюджетов, прогнозов, презентаций, установление и отслеживание выполнения KPI

🤖 Основанные на ИИ чат-боты и голосовые помощники
Пользователи получат ответы на большинство вопросов и обращений в круглосуточном режиме, а вы существенно сэкономите на колл-центре и сможете кратно снизите количество сотрудников на горячей линии службы поддержки

🦾 Роботы
∙ В бухгалтерии – для проводок, мониторинга статусов закрытия, подбора документов в рамках требования ИФНС и т.д.
∙ В казначействе – для сверки остатков, анализа счёта, различных действий по актам сверки и др.
∙ Для участия в кадровом администрировании – формирования различных выгрузок, работы с Outlook, актуализации списков статистических форм, обработки обращений, помощи с оформлением отпусков и прочих операций

Технологии снижают количество ошибок, сокращают связанные с ними финансовые потери, улучшают SLA и повышают качество бизнес-процессов в компании в целом.
А главное – помогают оптимизировать трудозатраты и, соответственно, резко снижают себестоимость операций, когда владелец бизнеса ставит CFO и HRD задачу: «Просто найдите, на чём сэкономить!» 💡

В этот день мы чествуем свершения, неизменную сплочённость и твёрдую решимость наших общих предков работать ради блага и процветания Отечества. Эти установки и это наследие – священны, понятны и близки каждому из нас.

Поздравляем вас с государственным праздником, символизирующим неразрывность многовековой истории, традиций, величия и славы страны!

🇷🇺 С Днём России!

🤷 Рекомендации, тестирования, кейс-интервью и не только: как подбирать персонал для ОЦО?

Исходя из опыта ОЦО Северсталь – ЦЕС, помимо множества других аспектов найма персонала для такой структуры рекомендуем также учитывать и специфические риски, чтобы найти идеально подходящих для этого типа работы людей.

❓На чём фиксировать внимание кандидата?
∙ Если ОЦО только выстраивает свои процессы, акцентируйте на этом внимание кандидатов
∙ Если общий центр обслуживания уже существует и зарекомендовал себя на рынке, делайте при отборе акцент на способности человека работать в сервисной организации со сложившимися принципами

❓Почему важно искать баланс между опытом и амбициями соискателей?
∙ Весомый опыт часто означает наличие у человека высокого уровня амбиций, но в ОЦО движение вверх по карьерной лестнице не всегда возможно
∙ Брать сотрудников совсем без опыта, означает тратить много времени на обучение при сохранении риска высокой текучки по мере набора людьми экспертизы (см. пункт выше)

❓Возрастные особенности персонала – важны ли?
∙ Молодёжь быстро и активно выполняет задачи, но амбициозна (и снова см. пункт выше)
∙ Более взрослые сотрудники не так «горят» построением карьеры, спокойнее относятся к рутине, однако в рабочих процессах и обучении могут быть не настолько оперативны

❓Как правильно замиксовать «исторический» персонал предприятия и «свежую кровь»?
∙ Первые привнесут с собой экспертизу, опыт, знания нюансов деятельности и приверженность корпоративной культуре, но могут выгорать в связи с сужением функционала и его типизацией
∙ Новички не будут сопротивляться проводимым изменениям, а сразу воспримут их, как данность

Подбор персонала для ОЦО – критически значимый процесс, который будет иметь принципиальное влияние на ваши успех и репутацию.
Походите к этому вопросу с особым вниманием или поручите рекрутинг профессионалам 😎

👀 Почему 1С со временем теряет свою актуальность?

Внедрение любых инноваций призвано решать совершенно конкретные задачи бизнеса. К сожалению, недостаточное понимание роли и места системы 1С в общей ИТ-инфраструктуре предприятия на этапе внедрения, зачастую имевшего место много-много лет назад в большинстве компаний, приводит к тому, что система используется, в лучшем случае, на 60-70%.

Консалтинг помогает минимизировать будущие дополнительные затраты, если вы переходите на 1С с покинувших российский рынок иностранных систем или же хотите сделать «работу над ошибками» реализованного ещё задолго до вашего прихода в компанию внедрения.

В Северсталь – ЦЕС работают более 100 специалистов с крутой многолетней экспертизой в части автоматизации производственного, управленческого, оперативного и регламентированного учета на базе решений 1С, включая 1С ERP, 1C ЗУП, 1С БП, 1С Комплексная автоматизация и др.
Они рассказали, почему полагать, что однажды внедрённая система 1С будет эффективно работать «во веки веков», ошибочно:

🚀 Развитие бизнеса
Появляются новые направления, продукты, услуги, и всё это требует соответствующей настройки и поддержки системы 1С

⚖️ Законодательная база
Она меняется ежегодно, а значит, необходимо следить за обновлениями и адаптировать 1С под новые требования

🕯💡Оптимизация процессов
Внедрение 1С – лишь первый шаг к оптимизации бизнес-процессов. Система требует донастройки, чтобы оставаться актуальной и работать на повышение производительности персонала и организации в целом с учётом реинжиниринга и автоматизации. Крайне желательно учесть грядущие изменения ещё на старте, чтобы со временем избежать избыточных расходов

⚙️ Техническая поддержка
Как и любое программное обеспечение, 1С может засбоить, потребовать обновлений и модернизации. Поэтому важно иметь команду специалистов, готовых оперативно решать возникающие проблемы, а ещё лучше – прогнозировать их возникновение заранее и заниматься профилактикой

Таким образом, для эффективной работы системы 1С необходима компетентная помощь ещё до внедрения или постоянная поддержка, развитие и оптимизация инфраструктуры, без которых рентабельность инвестиций окажется низкой, а финансовые потери со временем начнут лишь усугубляться, превращая любые попытки масштабирования в дорогостоящие ошибки ☝️

🫤 Сомнительно, но окэй…

Самые частые причины, по которым компании сливают бюджеты на модернизацию, будучи искренне убеждены, что инвестируют в инновации (проверьте себя!):

👎 Отсутствие стратегии
Если компания не имеет чёткой стратегии развития своей ИТ-инфраструктуры, то инвестиции могут быть направлены не туда, куда следует

👎 Неправильный выбор поставщика услуг
Некоторые компании выбирают поставщиков услуг, основываясь только на цене, игнорируя опыт и репутацию исполнителя

👎 Недостаточная подготовка персонала
Сотрудники компании должны быть обучены работе с новой системой, чтобы максимально использовать её возможности и видеть для себя в ней ценность

👎 Отсутствие контроля за выполнением проекта
Руководство должно контролировать выполнение проекта и его результаты, чтобы убедиться, что все задачи были выполнены в срок и в рамках бюджета

Однако чаще всего причина, почему инвестиции в корпоративную ИТ-инфраструктуру не окупаются, носит комплексный характер, а потому – у каждого бизнеса своя, уникальная 🤷

💸 Ошибочка вышла!

Самый распространённый пример не окупившихся вложений в корпоративную ИТ-инфраструктуру – внедрение 1С. Тут по закону больших чисел негативных кейсов, к сожалению, очень и очень много.
Из практики наших консалтинговых проектов на ум первым делом приходят такие:

🔮 Компания Х – решила перейти на новую версию системы 1С, но не провела достаточной подготовки персонала. В результате сотрудники не смогли освоить новый функционал, возникли проблемы с использованием системы, что привело к снижению производительности и увеличению затрат на поддержку

🪤 Компания Y – сперва выбрала недорогого поставщика услуг, который не имел опыта работы с подобными проектами. В результате проект был выполнен с опозданием, с ошибками и не соответствовал ожиданиям заказчика

В двух этих случаях нам выпало иметь дело с настоящим «вытягиванием бегемота 1С из болота», поскольку было важно обеспечить непрерывность процессов, попутно перенастраивая систему, пере- и дообучая персонал и т.д. – на фоне реинжиниринга самих процессов, дизайн которых изначально не был выполнен так, чтобы подлаживаться под заказчика в режиме поиска компромисса между оптимальным и исторически для него ценным 🩺

Независимо от того, хотите ли вы минимизировать дополнительные затраты в дальнейшем, только планируя переход на 1С, или созрели для «работы над ошибками» реализованного давным-давно внедрения, самое главное сейчас – профилактировать возникновение новых ошибок в будущем.

Вот почему так важна консалтинговая составляющая проекта, предшествующая оценке зрелости процессов, реинжинирингу, разработке оптимальной ИТ-архитектуры и т.д. И она – консалтинговая экспертиза – не должна уступать техническим навыкам и возможностям провайдера, которого вы выбираете 💝

📥📤 Тикетинг-система для повышения качества работы и сбережения ценного времени и нервов

Уникальная тикетинг-система Flexervice от Северсталь – ЦЕС позволяет:

📬 Ставить задачи по принципу одного окна коллегам из любых подразделений

🪧 Назначать ответственных за выполнение

🔭 Контролировать сроки и качество обработки заявок

🤖 Автоматизировать все этапы их выполнения, транслируя заказчику статус запроса

🗂 Собирать статистику и формировать отчёты об эффективности.

❌ Больше никаких

⛔️ Стояний друг у друга «над душой» и бомбардировок письмами с вопросом «а когда?»
⛔️ Внезапных запросов со сроком исполнения «вчера»
⛔️ Необоснованных и несправедливых жалоб на то, что коллеги, якобы, опять что-то не сделали или потеряли

‼️ Дополнительные бонусы для руководителей бухгалтерской, HR или ИТ-функций (а также закупок, продаж и др.), которым всегда «достаётся» в десятикратном размере:

✅ Существенное сокращение времени на сбор и предоставление отчётности о деятельности подразделения

✅ Отсутствие необходимости регулярно отвечать на вопрос «почему в отделе/управлении/департаменте столько людей?», т.к. видна реальная загрузка, сколько и чего было сделано

✅ Все процессы и результаты можно видеть и контролировать через удобные дашборды

✅ А значит – появится дополнительное время на решение значительно более важных со стратегической точки зрения задач

Напишите на [email protected], чтобы получить презентацию с подробным описанием тикетинг-системы Flexervice и нашими кейсами или задать любой вопрос о наших продуктах, услугах и опыте ✍️

🧮 Как измерить рентабельность аутсорсинга бизнес-процессов?
И зачем вообще этим заниматься?

Во-первых, это один из важных этапов определения принципиальной готовности компании к аутсорсингу. А во-вторых, он позволяет понять, какие процессы стоит отдать на аутсорсинг, и есть ли смысл вообще думать в эту сторону, а также какие риски возможны при переходе, какие затраты и финансовые выгоды получит компания.

Ключевые показатели для измерения рентабельности:

1️⃣ Стоимость аутсорсинга –
первый и самый очевидный показатель, включающий в себя стоимость услуг аутсорсинговой компании, затраты на подготовку, в т.ч. обучение персонала и адаптацию информационных систем компании к новым условиям

2️⃣ Снижение затрат
на персонал, аренду офиса, оборудование и другие расходы, связанные с поддержанием инфраструктуры, включая ИТ до и после внедрения аутсорсинга (разумеется, с учетом и его стоимости). При этом при работе с провайдером компания наиболее существенно снижает свои переменные расходы, так что рентабельность в целом растёт, если их доля в общей структуре расходов значительна в силу сезонности или другой специфики бизнеса

3️⃣ Увеличение производительности
достигается благодаря возможности сосредоточиться на основных направлениях деятельности компании, влияющих на стоимость бизнеса, а не тратить время и ресурсы на вспомогательные задачи

4️⃣ Улучшение показателей эффективности бизнеса
происходит, когда на аутсорсинг передаются техническая поддержка пользователей, управление документооборотом, закупками, поддержка продаж и других функций, положительно влияющих на EBITDA. Ведь операционные расходы сокращаются, тогда как качество обслуживания клиентов, объемы продаж и т.п. – улучшаются

🤔 Как измерить рентабельность аутсорсинга бизнес-процессов?
Продолжение

5️⃣ Ускорение процессов,
повышающее рентабельность основных направлений бизнеса

6️⃣ Масштабируемость и гибкость бизнеса:
формировать новые подразделения и продуктовые направления становится значительно быстрее и дешевле, а затраты растут значительно медленнее, чем выручка, если значительная часть поддерживающих бизнес-процессов вынесена на аутсорсинг.
Кстати, и закрытие каких-либо направлений и связанная с этим реорганизация при работе с внешним провайдером обходится значительно дешевле. И даже те же компенсации вспомогательным сотрудникам при увольнении выплачивать вам не придётся

7️⃣ Управление рисками –
в первую очередь, связанными с возможными несоответствиями документов или процедур действующему законодательству, претензиями со стороны контрольных (надзорных) органов и вытекающих из этих нарушений финансовых и репутационных потерь

8️⃣ Внедрение инноваций,
ведь в большинстве своём провайдерами аутсорсинговых услуг используются наиболее передовые методики, технологии и решения, ведущие к повышению скорости операций, качества обслуживания, к повышению удовлетворённости клиентов или снижению рисков, что положительно сказывается на бизнесе его клиента

Основная цель оценки рентабельности – понять, насколько сделанный в пользу услуг аутсорсинга выбор будет удачным для компании. Результаты оценки могут помочь принять правильное решение относительно выбора провайдера услуг, целесообразности выделения бюджета, а также рассчитать желаемые сроки выхода проекта на окупаемость 🤑