🚀 Время смелых: в поиске прорывных решений для реорганизации закупок
Офлайн-встречи с экспертами Северсталь — ЦЕС на площадках профмероприятий

26-27 октября в Hilton Moscow Leningradskaya состоится XV Ежегодный Всероссийский Саммит "Корпоративные закупки-2023".

Более 30 кейсов 2023 года из почти двух десятков отраслей, дискуссии, мозговые штурмы и интервью с людьми, определяющими развитие индустрии закупок в России

В пятницу, 27.10 с темой «Автоматизация процесса закупок: повышаем качество сквозных бизнес-процессов» выступает наш спикер – руководитель сервисного центра по закупкам Александр Гресько 😎

Расскажет:
• Про экосистему Северсталь – ЦЕС
• Как здесь и сейчас выглядит практика внедрения тикетинг-системы для закупок
• В чём основные "фишки" роботизации процесса закупок
• Про кейсы и этапы внедрения автоматизации
• Как отслеживать самые важные показатели в закупках

И, конечно же, с удовольствием пообщается с вами лично на полях саммита 🤝

А ещё очень рекомендуем свежую статью Александра о самых неприятных "скрытых комиссиях" в закупках — абсолютно бессмысленных расходах буквально из карманов собственника и акционеров 😱💸
Читайте на портале Klerk.ru или @klerkonline

P.S. Наши коллеги – Светлана Романова, менеджер сервисного центра по финансам и Юлия Петрова, руководитель офиса цифровых продуктов – передают благодарность за внимание к темам МЧД и реинжиниринга бизнес-процессов всем, кто нашёл их на форумах по ЭДО и цифровизации HR на прошлой неделе! Про всех помнят, со всеми свяжутся, на все вопросы ответят, все назначенные встречи – в силе 👌

Наша методология повышения операционной эффективности до +15% позволяет параллельно сокращать затраты почти на треть.

Значительная её часть адаптивна, чтобы, как хороший костюм, "подгоняться" под индивидуальные мерки каждого клиента.

Рассказываем, как "сажали свой костюмчик" на себя 🪡

ЧТО ДЕЛАТЬ БИЗНЕСУ В НЕПРОСТОЙ ПЕРИОД, ЧТОБЫ ВЫЖИТЬ И РАСТИ? 🤔

1. Максимально автоматизировать процессы

⚙️ Высокий уровень автоматизации в компании – фактор, который напрямую влияет на рост уровня покрытия затрат. Например, те же роботы для бухгалтерии, казначейства, HR, кадров и т.д. очень эффективно

• Оптимизируют трудозатраты и себестоимость операций благодаря снижению доли ручного труда
• Повышают качество сквозных бизнес-процессов и напрямую улучшают SLA (уровень сервиса)
• Снижают риски допущения ошибок, а значит – и финансовых потерь или негативных правовых последствий

2. Передать часть функций на аутсорсинг

🎯 Задача топ-менеджмента – концентрироваться на основных направлениях бизнеса, высвобождать время и экспертные ресурсы сотрудников, а не расходовать их на не влияющую на развитие компании рутину. Особенно когда "дело пахнет керосином".
Сотрудничество с внешним провайдером даёт

• Доступ к сторонней экспертизе – аутсорсера и других его клиентов
• Прямую экономию на трудовых ресурсах. Значительно более выгодно и безопасно отдать рутинные операции вместе с ответственностью за их качество и возможные последствия на сторону. Исполнитель не уйдёт к конкурентам и не станет пытаться поменять какие-то важные условия на ходу
• Высочайшие уровень квалификации специалистов внешнего ОЦО (общего центра обслуживания) и страхование любых связанных с деятельностью рисков
• Общее снижение издержек, возможность предсказывать и контролировать их
• Исключение ошибок, способных привести к штрафам или проблемам с регулятором
• Рост эффективности основной деятельности и возможность сосредоточиться на стратегических целях

А главный плюс нашей методологии в том, что после входа к клиенту на аудит и консалтинг мы реально найдём, откуда вынуть до 30% средств, напрасно уходящих в издержки.
Всегда находим 🏆

Принимая решение заняться цифровизацией, важно продумать, какие бизнес-эффекты это даст.
По итогам реализации проекта именно их получение станет очевидным критерием успешности или неуспешности проведённых мероприятий.
Как Северсталь — ЦЕС делает это у себя?
Делимся! ⬇️

Как мы оцениваем потенциальные бизнес-эффекты от инноваций

Внедряя у себя какие-то новшества, мы обычно применяем рекомендованную нашим Центром бизнес-инноваций матрицу приоритезации: в ней решения по цифровизации ранжируются с точки зрения потенциальных эффектов. Из неё мы и выбираем проекты, которые гарантированно повысят нашу операционную эффективность.

Эта матрица делит предлагаемые проекты на такие группы:

1️⃣ Гарантированные победы
Сюда попадают проекты изменений стабильных процессов, реализация которых быстро принесёт результат

2️⃣ Стратегические выгоды
Проекты изменений нестабильных или сложных процессов, реализация которых принесёт результат, но позже, не в моменте. Тут уже начинаем задавать себе дополнительные вопросы: «а можем ли мы это сейчас позволить?», «сколько выиграем и когда?» и т.д.

3️⃣ Нуждающиеся в дополнительной оценке эффективности
Проекты изменений стабильных и простых процессов, реализация которых принесёт незначительные эффекты. «Ищем, кому выгодно» и насколько, затрачивая дополнительное время, только если уж очень интересно реализовать такой проект, или имеется конкретный клиентский запрос, на который важно ответить честно

4️⃣ Требующие дополнительного анализа
Проекты изменений нестабильных и сложных процессов, эффекты от реализации которых будут незначительны или сложно измеримы. Сами в 2022 и 2023 в такие старались не ходить, но были успешные кейсы реализации подобных на клиентской стороне – по итогам соответствующей глубокой аналитики

Чтобы узнать больше – пишите, с удовольствием поделимся опытом более подробно 🫶

Любые инновации в корпоративных масштабах – штука, мягко говоря, не дешёвая. Так что прежде, чем внедрять, нужно тщательно анализировать зрелость своих процессов. Даже идеальное решение может не окупиться, если не сделан соответствующий аудит и не получен полный пакет профессиональных рекомендаций по настройкам, реинжинирингу тех или иных функций и т.д.

И вот тут-то и наступает момент, когда, бывает, мы внедряем технологии, которые нам не приносят какого-то очевидного профита, но помогают заказчику. Для чего?

Простой пример: на автоматизации того или иного участка мы заработали ровно 0 руб. 00 коп., хотя и помогли контрагенту экономить на этой функции в дальнейшем.

НО❗️ Если посмотреть немного глубже, эта же автоматизация потом предоставит нам же более точные данные по участку. А значит, не придётся затрачивать собственные ресурсы на исправление каких-то лишних ошибок. То есть по итогам польза от внедрения технологии будет взаимной, а заплатим за это мы.

Это и есть настоящее проектное партнёрство 🤝

✍️ Единая контрольная среда: немного глубоко личного про защиту от дурака деньги
или Как рождаются услуги
Спойлер: больно

В Северсталь – ЦЕС более 1,2 тысяч сотрудников и тысячи процессов. Каждый из них (и процессов, и людей) – это дополнительная переменная и дополнительные риски. Увы, но ошибались, ошибаются и будут ошибаться абсолютно все и всегда.
Опечатки, "замыленный глаз", реальные ошибки, – всё это было и у нас, когда мы 14 лет назад стартовали в качестве ОЦО Северстали.

В 2016 году мы начали работать с внешними клиентами. И тут уж возможные косяки в документах начали "доставлять" особенно. Прежде всего, потому что это постоянный риск, что нечто отправится вовне. Например, в налоговую. С опечаткой 👿
Да, страхование производственной деятельности у нас, как у аутсорсера, есть, но возместить им можно дай бог 20% ущерба. Плюс, буквально не поддающиеся оценке имиджевые риски.

Найдя у себя такую малоприятную, хотя и максимально широко распространённую на рынке "болячку", мы её пролечили, как у нас принято: постепенно унеся решение в технологии.

1️⃣ Начали, конечно же, с того, чтобы выставлять физические контроли: в компании появилась служба внутреннего аудита, которая реально ходила по подразделениям и смотрела, как работают сотрудники, а также выборочно проверяла за ними внесённое.
Забегая вперёд, скажем честно, что такие люди, как дополнительный элемент контроля, остались и сейчас, но теперь их крайне, крайне мало, и контроль они осуществляют уже не столько за сотрудниками или системой, сколько… Впрочем, об этом потом

2️⃣ Затем, в качестве первого шажка в автоматизацию, появились триггеры, которые элементарно перестали давать вставить при заполнении ячеек и строк недопустимые для них букву или знак

3️⃣ Со временем контроли (и физические, и автоматизированные) становились сложнее, подробнее: люди, функции, реперные точки, тонкие места, где риск "порваться" особенно велик, – вот это вот всё

4️⃣ У нас появился свой программный продукт (на Битриксе, т.е. не тяжёлый), благодаря которому роботы, триггеры и весь остальной фарш были автоматизированы приблизительно на ¾ и стали легко встраиваться в любую корпоративную систему

5️⃣ Наконец, увидев эффекты, мы завернули всё это в понятие единой контрольной среды (ЕКС) и начали предлагать компаниям за периметром нашей экосистемы

Так что сегодня ЕКС, как и любой другой наш продукт, – то, что мы несём на рынок не просто "потому что автоматизироваться — прикольно", а сделанное и опробованное на себе лекарство от многих, многих неприятностей 💊

💡 Узнать больше про построение и автоматизацию единой контрольной среды или поговорить об этом

🤝 Давайте встречаться оффлайн!

1️⃣ В следующую среду, 8 ноября можно будет встретиться с Дианой Будаковой, руководителем группы контроллинга Северсталь – Центр Единого Сервиса на конференции для руководителей финансовой службы БЮДЖЕТ 2024: тренды, мнения, инновации.
Диана выступит на панельной дискуссии секции Меняем "старое" на "новое": современные подходы и практики бюджетного управления 💰

2️⃣ В этот же день – 08.11 – в отеле Метрополь стартует Тридцать седьмая конференция Общие центры обслуживания: организация и развитие. Она продлится несколько дней, но именно в среду можно не только послушать крутого спикера Северсталь – ЦЕС – директора по развитию Татьяну Барабаш, но и встретиться с экспертом для личного общения.
Татьяна же в рамках секции "Ключевые вопросы развития ОЦО" будет подробно рассказывать, как построить в ОЦО эффективную систему внутреннего контроля. Это одна из наиболее распространённых "головных болей" бизнеса, так что не пропустите 🚷

Бронируйте время в своих календарях и до встречи! Будет интересно! 😎

👿 Топ-5 сомнений бухгалтерии по поводу аутсорсинга

Один из максимально устойчивых трендов, который мы наблюдаем, – страх бухгалтеров (особенно – главных бухгалтеров) крупных и/или сложносочинённых юрлиц перед аутсорсингом своей функции. Вариативность проявления – от пассивного манкирования до активного сопротивления внедрениям, решения по которым уже приняты владельцами бизнеса.

Мы решили разобраться, почему провайдер часто попадает не просто "в немилость", но буквально приобретает статус "главного противника", при навязывании сотрудничества с которым "сверху" правая рука собственника считает себя пострадавшей стороной.

Опросили более 50 главных бухгалтеров компаний из Forbes 1000 (да, лояльных, т.к. нам нужна была правда без купюр и экивоков) и выяснили следующее:

Оказывается, в восприятии главбуха аутсорсер – это прямое посягательство на
- процессы ("я ставлю подпись, а значит, я и отвечаю за всё!")
- авторитет перед Генеральным
- сотрудников ("я вырастила каждую из девчонок, куда они в нашем небольшом городе пойдут, если всё делать будете вы?!")
- конфиденциальность информации
- время ("ещё и вас контролировать? спасибо, нет")

Чуть позже расскажем, как мы отрабатываем подобные возражения!
Делитесь и обсуждайте вопросы ниже с коллегами! 👇

💎 Лучшие друзья автоматизации – это бриллианты ошибки

Чтобы эффективно работать с контрольной средой, огромное внимание приходится уделять работе над ошибками. Но никто же, по идее, не должен гореть желанием докладывать, что ошибся? Санкции ведь будут! Ата-та!

❗️Мы у себя такие разборы выявленных косяков называем "поиском бриллиантов". Во-первых, оно и приятнее. А во-вторых, любые выявленные ошибки – это, прежде всего, наука:

- техническая часть где-то хромает или человеческий фактор?
- единократное ли это, какое-то экзотическое явление? или системное?

Честные ответы на вопросы в ходе таких разборов помогают предотвращать многомиллионные убытки и ущерб, в т.ч. имиджевый. А посему – какие уж тут санкции! — премия за обнаруженное! У себя, коллег или подразделения, которое ты взял на аудит!

В Северсталь – ЦЕС есть целый комитет по качеству: собирается, докладывает, что "за прошедший месяц были выявлены такие-то ошибки. Некоторые мы уже и сами полечили, а по таким-то – просим помощи коллег: поддержать технически, поменеджерить изменения, сходить с нами на мозговой штурм!" Так и живём 🙃

Такая комиссия – это площадка, где мы искренне благодарим людей за то, что они работают с качеством – каждый на своём участке, обеспечивая постоянный апгрейд нашего продукта.

И самое ценное по итогам оттуда выносится "на клиента", т.е. инкорпорируется в решения в рамках ваших проектов.

Это большая комплексная работа, которую мы за последние несколько лет уже выстроили методологически настолько, что часто можем не идти в ваш ОЦО, бухгалтерию, HR или другое подразделение, а увидим "дырки", просто посмотрев на регламенты. И да, полечить большинство их них тоже сможем в лучших традициях телемедицины: по-новому выстроить проблемный участок методологически, автоматизировав его или предложив другое подобное решение, если вам критически важно сэкономить.

Хотите так же? Пишите 💡