👿 Топ-5 сомнений бухгалтерии по поводу аутсорсинга

Один из максимально устойчивых трендов, который мы наблюдаем, – страх бухгалтеров (особенно – главных бухгалтеров) крупных и/или сложносочинённых юрлиц перед аутсорсингом своей функции. Вариативность проявления – от пассивного манкирования до активного сопротивления внедрениям, решения по которым уже приняты владельцами бизнеса.

Мы решили разобраться, почему провайдер часто попадает не просто "в немилость", но буквально приобретает статус "главного противника", при навязывании сотрудничества с которым "сверху" правая рука собственника считает себя пострадавшей стороной.

Опросили более 50 главных бухгалтеров компаний из Forbes 1000 (да, лояльных, т.к. нам нужна была правда без купюр и экивоков) и выяснили следующее:

Оказывается, в восприятии главбуха аутсорсер – это прямое посягательство на
- процессы ("я ставлю подпись, а значит, я и отвечаю за всё!")
- авторитет перед Генеральным
- сотрудников ("я вырастила каждую из девчонок, куда они в нашем небольшом городе пойдут, если всё делать будете вы?!")
- конфиденциальность информации
- время ("ещё и вас контролировать? спасибо, нет")

Чуть позже расскажем, как мы отрабатываем подобные возражения!
Делитесь и обсуждайте вопросы ниже с коллегами! 👇

💎 Лучшие друзья автоматизации – это бриллианты ошибки

Чтобы эффективно работать с контрольной средой, огромное внимание приходится уделять работе над ошибками. Но никто же, по идее, не должен гореть желанием докладывать, что ошибся? Санкции ведь будут! Ата-та!

❗️Мы у себя такие разборы выявленных косяков называем "поиском бриллиантов". Во-первых, оно и приятнее. А во-вторых, любые выявленные ошибки – это, прежде всего, наука:

- техническая часть где-то хромает или человеческий фактор?
- единократное ли это, какое-то экзотическое явление? или системное?

Честные ответы на вопросы в ходе таких разборов помогают предотвращать многомиллионные убытки и ущерб, в т.ч. имиджевый. А посему – какие уж тут санкции! — премия за обнаруженное! У себя, коллег или подразделения, которое ты взял на аудит!

В Северсталь – ЦЕС есть целый комитет по качеству: собирается, докладывает, что "за прошедший месяц были выявлены такие-то ошибки. Некоторые мы уже и сами полечили, а по таким-то – просим помощи коллег: поддержать технически, поменеджерить изменения, сходить с нами на мозговой штурм!" Так и живём 🙃

Такая комиссия – это площадка, где мы искренне благодарим людей за то, что они работают с качеством – каждый на своём участке, обеспечивая постоянный апгрейд нашего продукта.

И самое ценное по итогам оттуда выносится "на клиента", т.е. инкорпорируется в решения в рамках ваших проектов.

Это большая комплексная работа, которую мы за последние несколько лет уже выстроили методологически настолько, что часто можем не идти в ваш ОЦО, бухгалтерию, HR или другое подразделение, а увидим "дырки", просто посмотрев на регламенты. И да, полечить большинство их них тоже сможем в лучших традициях телемедицины: по-новому выстроить проблемный участок методологически, автоматизировав его или предложив другое подобное решение, если вам критически важно сэкономить.

Хотите так же? Пишите 💡

🧑‍💻 На что обратить внимание при подборе персонала для ОЦО?

Да, создание общего центра обслуживания решает массу корпоративных задач:
- оптимизирует численность персонала и, соответственно, расходы
- автоматизирует бизнес-процессы, повышая их управляемость и прозрачность, а заодно – подращивая производительность и т.д.

Но если вы строите собственный ОЦО, а не отдаёте непрофильные бизнес-функции внешнему провайдеру на аутсорсинг, HR’ам или вашему агентству придётся в течение какого-то периода дополнительно поднапрячься. Ведь сотрудники ОЦО должны не просто обладать необходимыми знаниями и навыками, чтобы обслуживать клиентов эффективно и качественно. Будет масса деталей, с которыми им, в отличие от "просто внутренних специалистов", у которых все зоны ответственности чётко разделены, придётся обращать внимание.

Старший менеджер нашего проектного офиса Екатерина Чернышина рассказала о топ-5 моментах для чекапа по soft skills, на которые нужно будет обратить особенно пристальное внимание при найме сотрудников в ОЦО 👑

1️⃣ Профессиональное отношение к работе
Сотрудники ОЦО должны понимать, что их работа важна и существенно влияет на удовлетворённость клиентов. Готов человек приложить максимум усилий для обеспечения высокого уровня обслуживания? – подходит!

2️⃣ Любопытство здорового человека
Открытость инновациям – первый шаг к тому, чтобы предлагать улучшения на своём участке. Желание решать сложные проблемы максимально эффективно, готовность к цифровизации функции или её участков, – всё это залог долгой и взаимовыгодной командной работы

3️⃣ Обучаемость
Специалисту ОЦО придётся поддерживать высокий уровень компетенции и в перспективе постоянно адаптироваться к изменениям в работе. Этот аспект очень дружит с предыдущим пунктом, но хотеть – одно, а мочь – это уже отдельная суперсила

4️⃣ Хорошие навыки коммуникации
Это поможет лучше понимать потребности клиентов и доносить до них информацию понятным языком. Специалистов ОЦО часто воспринимают как операционистов для повторяющихся действий, особенно если мы говорим о бэк-офисных функциях, но это не значит, что сотрудник не должен быть способным общаться на другие темы хотя бы в сфере своих компетенций!

5️⃣ Организационные (и самоорганизационные) навыки
Внимательно смотрите на такие навыки, как умение работать в команде, выполнять много задач одновременно, планировать и управлять временем, решать конфликты и продуктивно работать под давлением. Как иначе эффективно управлять рабочими процессами и обеспечивать высокий уровень обслуживания?

Конечно, для своих проектов Северсталь – ЦЕС обязательно составляет матрицу компетенций – профили каждой позиции от стажёрской до руководителя ОЦО. Если хотите получить такую же – напишите нам 🫶

🤔 ЧТО ТЫ ТАКОЕ?

На прошлой неделе руководитель сервисного центра по закупкам Северсталь – ЦЕС Александр Гресько презентовал на своём профильном ежегодном всероссийском саммите тему повышения качества сквозных бизнес-процессов при автоматизации процесса закупок. И вот, на что обратил внимание:

больше всего вопросов после выступления поступало о практике внедрения тикетинг-системы (в данном случае – для закупок, мероприятие-то тематическое).

😢 И стало как-то даже немного тоскливо, что в конце недремучего в технологическом отношении 2023 года мало кто, кроме ИТ-специалистов, на самом деле понимает, что это за зверь такой – тикетинг. Поэтому будет буквально махонький ликбез, что тикетинг-система дала Северсталь – ЦЕС, когда мы её внедрили у себя при приведении всех процессов к единой сервисной модели.

Мы реализовали такую специальную систему управления запросами клиента, которая сделала эти запросы отслеживаемыми:
- клиент видит исполнителя, статус и результат в одном окне
- а мы – видим и отслеживаем скорость обработки запросов

❗️При этом работа с запросами происходит не в почте, а в специализированной системе с понятным интерфейсом, и все трудозатраты на коммуникационную составляющую бизнес-процесса можно оцифровать. А значит – включить в KPI, просчитать риски каждого из телодвижений и т.д.
Это если максимально кратко.

Ставьте лайки и другие реакции, если эта тема интересна – попросим Александра рассказать подробно о тикетинге в закупках, а коллег – о бизнес-выгодах от внедрения этой системы в целом! 🚀

Приветствуем, коллеги!
Сверим календари? 📖

Напоминаем, что уже завтра, 8 ноября можно будет встретиться с представителями Северсталь — ЦЕС на полях конференции для руководителей финансовой службы БЮДЖЕТ 2024: тренды, мнения, инновации и Тридцать седьмая конференция Общие центры обслуживания: организация и развитие.

Кроме того, нашего директора по развитию Татьяну Барабаш и коммерческого директора Наталию Спицыну можно будет поймать в следующий вторник, 14 ноября на Шестнадцатой конференции "Автоматизация корпоративных бизнес-процессов" в Метрополе.

Татьяна будет выступать на секции Тренды в оптимизации и в автоматизации бизнес-процессов и расскажет о пути к эффективной автоматизации бизнес-процессов через реинжиниринг:

✅ Почему реинжиниринг — ключевой этап до автоматизации бизнес-процессов
✅ Что у самого Северсталь — ЦЕС с методологией и подходом к реинжинирингу бизнес-процессов
✅ Приведёт примеры и покажет кейсы

Отличный повод, чтобы задать и ваши вопросы, ответы на которые требуют не слишком формальной, дружественной профессиональной обстановки! 🫶

😡 «Где деньги, Зин?» ©
Топ-3 самых очевидных ошибок, тянущих столько денег из кармана собственника и акционеров, что это может буквально обанкротить бизнес

Невыстроенные процессы и отсутствие единообразия в подходах как часть корпоративной культуры
Порождают массу неприятностей, имеющих, в свою очередь, ещё более деструктивные последствия:
- конфликты интересов различных бизнес-юнитов
- хаотичное или ситуативное решение задач (по-простому – «чайка-менеджмент»)
- чрезмерные траты
- постоянный риск лишиться ключевых сотрудников

Бесконечная работа с претензиями внешних и внутренних клиентов
Огромный «ломоть» совершенно бессмысленных трат вследствие:
- задержек в поставках (или поставок не того, что нужно) или, напротив, избыточного приобретения, когда закупается больше артикулов, чем требуется реально – «про запас/на всякий случай»
- закупок по неоптимальным ценам (даже непреднамеренно; экстрим вроде коррупционного поведения в силу возможности его реализации – совершенно отдельная печальная песня) или кривая логистика, из-за которой расходы раздуваются до нескольких раз
- внезапной приостановки производства, ремонта оборудования или работы критически значимых сервисов
- невозможности достоверно планировать бюджет
- отсутствия регулярности в платежах

Низкий уровень автоматизации процессов в компании
Надёжная страховка от прозрачности, производительности и эффективности любого бизнеса, напрямую и не самым приятным образом влияющая на его имидж в глазах контрагентов и регулятора. Тогда как можно серьёзно экономить на ФОТ и параллельно страховаться от ошибок за счёт:
- оптимизации бизнес-процессов или их тотального реинжиниринга
- максимальной типизации, просчитанности в kpi и оцифрованности работы различных функций
- роботизации и автоматизации хотя бы наиболее рутинных и ресурсоёмких из них

Здесь сама собою просится фраза «Станьте ёжиками!» «Не делайте так!», но у нас есть кое-что получше – состав «волшебной таблетки». Делимся:

1️⃣ Выстроенные и чётко соблюдающиеся бизнес-процессы
2️⃣ Прозрачность движения корпоративных финансов
3️⃣ Единая сервисная модель
4️⃣ Внедрение системы управления запросами (тикетинг-системы)
5️⃣ Единая контрольная среда (с общекорпоративными и компьютерными контролями, процессными контрольными процедурами, аудитами и т.д.)

Мы за счёт этих «ингредиентов» добиваемся на клиентских проектах значительного снижения операционных издержек: есть кейсы с сокращением затрат до 30%. Но, возможно, это ещё не рекордный предел, и в вашей компании всё получится ещё более искромётно?

Приглашайте наших экспертов на встречу, будем вместе искать ответ на универсальный для любого бизнеса вопрос ❓🧮💰❗️

+100500 к коммуникации на проекте 👑
Факт: в кризис необходимо исключать лишние задачи. Но мнения о том, какие именно – лишние, у бизнеса и у ОЦО могут серьёзно отличаться.

Кира Лапина, генеральный директор Северсталь – ЦЕС: «Мы никогда не ставим заказчика перед фактом: «Завтра перестаём делать то-то». Исключение любых задач должно быть общим решением.
Анализируем процессы и сообщаем, что предлагаем такой-то из них убрать. Приводим свои аргументы. Если клиент, в свою очередь, может обосновать необходимость их сохранения или согласен на автоматизацию, снижающую стоимость и сокращающую риски, мы его услышим.

Бывает, что в ответ на рациональную идею звучит: «Мне нужно так и всё тут!» или «Нет, мы привыкли делать так-то!» 😡
Тогда идём к руководителю повыше и обсуждаем идею с ним: зачастую отвергнутые региональным менеджером инициативы охотно принимают дивизионные директора.
Идеально, когда есть возможность обсуждать любые реформы сразу на уровне CFO, главного операционного директора или бенефициара бизнеса» 🤭