Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Лайфхак для аналитиков и менеджеров проектов: не торопись!

Чтобы быть более организованным и уверенным в своих результатах, важно не отправлять отчеты, дашборды или аналитические результаты сразу после их завершения. Данные должны отлежаться, чтобы учесть возможные новые вводные или изменения в задаче. Ведь нередко мы обнаруживаем ошибки или упущения, которые нужно исправить, когда уже слишком поздно - приходит осознание, но письмо уже отправлено.
Этот принцип также применим в управленческих задачах. При принятии решений, отправлении писем или назначении встреч, лучше не торопиться. Решение, принятое наскоро, скорее всего будет содержать ошибку, которую будет труднее или невозможно исправить.
Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендую:
1. Отложите отправку любых аналитических результатов или работы по задаче на несколько часов или даже на день. При повторном просмотре или обсуждении с коллегами вы можете найти ошибки или улучшить свою работу.
2. Если возможно, сделайте окончательное заключение только после того, как оно будет перепроверено и пересмотрено.
3. Проведите встречу или отправьте письмо только после тщательного обдумывания всех фактов и возможных последствий. Не стоит спешить, чтобы не сделать ошибку, которую потом будет сложно исправить.
4. Важно помнить, что "хорошо подготовлен, значит полувооружен". Используйте время ожидания, чтобы еще раз проработать и исправить все возможные ошибки или неучтенные детали.
5. Учитывайте, что некоторые вещи могут измениться или уточниться, поэтому всегда оставляйте возможность для корректировок и уточнений.
Соблюдение этих простых правил поможет вам добиваться более точных и лучших результатов в вашей аналитической и управленческой работе, а также избежать неприятных ситуаций, связанных с ошибками и неучтенными факторами.

#экспертговорит

#экспертговорит

Ускорев Илья Викторович, Руководитель службы качества частной Южно-Корейской космической компании KAIROSPACE Co., Ltd.

Он-лайн VS Оффлайн!

Современный беспокойный быстрый мир диктует свой ритм планирования переговоров, встреч и иных способов коммуникаций, которые необходимо провести чтобы что-то обсудить, что-то решить, о чём-то договориться или просто требуется твоё участие, поскольку ты один из участников большой команды проекта.
Казалось бы естественным образом такой инструмент общения как онлайн встречи решает твои вопросы в плане экономии времени на все эти поездки туда-обратно. Но давайте разберемся насколько всегда это эффективный метод.

Продолжение 👇

Начнем с основных плюсов:
1. Явная экономия времени. Вам не надо тратиться на дорогу или на это не тратят время те, кого вы могли бы пригласить к себе
2. Вы экономите средства компании - опять же во-первых связанные с той же дорогой для участников совещания, а во вторых с элементами этикета при встрече как чай, кофе, печеньки, вода и т.д. и прочие обмены визитками, возможно подарками, презентационными материалами, раздаточным инвентарем - всё это ложится затратами на сторону встреч, а вам экономия
3. Оперативность решения вопросов когда все в сборе и решается всё здесь и сейчас и все в одном поле дискуссий. Не требуется сначала с одним, потом с другим, потом собирать общее, и потом согласовывать общее в переписках по почте или выбранных вами инструментов обмена и согласования.
Казалось бы, что не так. А вот какие минусы вы получаете:
1. Во время таких мероприятий нередко не все сразу подключаются и все ждут или начинают без опоздавшего, тем самым решая дилемму насколько важно мнение того кто опаздывает или степень уважения ко всем для начала встречи
2. Так или иначе техническая возможность для всех бывает разной и проблемы со звуком неминуемы
3. При идеальной ситуации когда модератор следит за регламентом выступлений ещё можно избежать когда один перебивает второго, но потом третий начинает спорить, когда начинается раунд вопросов и решения спорных задач .
4. Строны встречи чем больше их участников попадают в зону скованности по обсуждению деликатных вопросов, которые могут быть обусловлены персональными отношениями между двумя сторонами. Они что-то не будут обсуждать даже если надо, чтобы не выносить на общее обозрение.
5. Весьма трудно зафиксировать и подвести итог общих договоренностей, чтобы все в конце концов договорились.
И т.д.

Вы конечно возразите, что заранее подготовленное совещание с повесткой, с заранее подготовленным драфтом решений и предложений, проверка технической стороны связи может быть решена высоким уровнем организации встречи опытным Инициатором. Возможно, но практика показывает, что большинство встреч он-лайн организуется в спешке, материала заранее мало кто готовит, а если готовит, то они не носят полноты или попросту общего характера. А ответственность подведения итогов ложится на того, кто будет делать протокол встречи, который будет согласовываться по почте.

Чтобы увеличить эффективность онлайн встреч считаю применимыми следующие рекомендации:
1. Максимум 2-3 стороны и не более 5-6 участников
2. Заранее проверяйте техническое обеспечение через помощников или людей, которые могут в этом оказать содействие.
3. Четко определите регламент и порядок коммуникации и озвучьте его в самом начале встречи
4. Тема встречи должна решать один вопрос и он должен быть главным, а его варианты решений не должны иметь возможности древа рассуждений и споров с конфликтами
5. Тема не должна содержать подтекстов и смыслов, которые для сторон могут иметь деликатный характер из-за отношения сторон между собой
6. Всегда озвучивайте итоги и предлагайте дальнейшие планы о встречах по теме дискуссий, если за отведенное время не пришли к решению

Про то, что встречи оффлайн намного эффективнее и лучше писать думаю не стоит. Живое общение ещё никто не заменил каким то другим более эффективным способом коммуникаций, но для этого нужно время. Балансирование этим временем он-лайн и оффлайн одна из компетенций опытного сотрудника в проекте.

#экспертговорит

⏰ Доброго утра!

Когда речь идёт о принятом в сообществе типе поведения и важности, которую приписывают ему принадлежащие к этому сообществу люди. А также, когда затрагиваем ряд представлений которыми люди руководствуются в своих действиях. Это значит что мы говорим об элементе компетентности «Культура и ценности» ☝️

«Профессионал обладающий данным элементом компетентности, способен распознавать и интегрировать влияние внутренней и внешней культуры в подход к реализации проекта, цели проекта, процессы, в процесс обеспечения устойчивого развития и согласованные результаты проекта» (ICB 4.0)

Давайте освежим в памяти список ключевых показателей нашего элемента. Небольшая подсказка - для викторины я добавил показатель из элемента «Сомоосознанность и самоорганизация» 😁

Переходим в викторину, настраиваем своё утро под своё хорошее настроение👇

#экспертговорит

Евгений Гаврилов, заместитель директора по стратегии и инвестициям Метафракс Групп


Интеграция подрядчиков в календарный план проекта

Всем знакома ситуация, когда ответственный руководитель проекта пытается обновлять календарный план проекта с появлением каждого нового подрядчика. В этот момент условные предположения состава, длительности и очередности работ «по экспертной оценке» уступают место юридически значимым обязательствам. Качество обновленного плана повышается. Однако, уже через некоторое время, при интеграции плана работ очередного подрядчика могут произойти конфликты расписания - сыграли риски, изменилась очередность работ, «поплыли» сроки. А значит, надо корректировать работы других подрядчиков.

Продолжение 👇

В этот момент выясняется, что у самих подрядчиков нет культуры ведения своих «мини-проектов», из которых можно было бы достать информацию методом copy+paste. В лучшем случае - это некая простая таблица в excel, а чаще - и просто коллективный чат в whatsapp по вашему заказу. Даже на самую простую просьбу обновить график работ по форме из приложения к договору подрядчик может резонно возразить - «я обязательства по конечному сроку взял, я выполню; как - мои проблемы, не волнуйтесь».

И даже если обязательства не только по конечному сроку, промежуточных вех из договора не достаточно, чтобы качественно обновить общий план работ проекта. А если в плане управления еще и задана степень детализации работ календарного плана (та самая «оцифрованная набегающая волна», о которой мы говорили несколько постов назад)? На еженедельную просьбу «декомпозировать следующие 30 дней на работы длительностью не более 5» можно услышать уже и не только юридическую реакцию.

Выход - включать в обязательства подрядчика не только соблюдение сроков из приложения к договору, но и поддерживать коммуникацию с руководителем проекта согласно всем правилам управления проектом (из плана управления проектом или стандарта управления проектами). В них могут входить: поддержание достаточного уровня декомпозиции работ, определение прогресса работ, подтверждение промежуточных результатов объективными свидетельствами и т.д. Стоит также указать конкретного ответственного с каждой из сторон и их контактные данные. Такое условие желательно включить уже на этапе запроса тендерных предложений.

Разумеется, это вызовет желание подрядчика как минимум увеличить стоимость на количество человеко-часов такой поддержки, а скорее всего - и поддержки заказчика в настройке процессов сбора информации внутри подрядчика. И эти дополнительные расходы имеют смысл. В противном случае возникают две параллельные реальности - «юридическая» и настоящая. И чем дальше проект, тем дальше друг от друга они расходятся.

Начать стоит с обсуждения с юристами компании стандартных формулировок в договор подряда. Может быть несколько вопросов - включать ли такие услуги в предмет договора или достаточно дополнительных обязательств, какие штрафы за каждый случай несоблюдения, какой механизм обмена информацией и т.д. Далее обсудить их с каким-то из наиболее лояльных и готовых к развитию подрядчиков. После согласования формулировок попробовать пока без корректировки договора соблюдать новые обязательства. После тестирования внести окончательные правки в формулировки к договору и включить их в ближайший тендер. Одновременно расширить ресурсы собственного проектного офиса - подрядчикам потребуется поддержка в настройке собственных процессов. Эту поддержку можно попытаться тарифицировать в адрес подрядчика.

Процесс точно не быстрый, не всегда приятный и не простой. Наберитесь терпения и не опускайте руки при первой неудачной попытке!

#экспертговорит